隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，受國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)改制的影響，大批工人下崗失業(yè)，企業(yè)人員失業(yè)后首先面臨的就是檔案管理問(wèn)題。同時(shí)，由于很多企事業(yè)單位由于缺乏檔案專業(yè)管理人員和相關(guān)設(shè)備設(shè)施，不免造成很多有價(jià)值的人事檔案材料缺失。這些人事檔案往往與人員的工資晉升、工齡接續(xù)、各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、職稱評(píng)定和學(xué)歷情況等切相關(guān)，因?yàn)闄n案材料的不完整，為以后利用檔案帶來(lái)諸多困難和不利。

　　為此，國(guó)家很多地方的人力資源服務(wù)部門(mén)都陸續(xù)開(kāi)設(shè)了人事檔案托管代理服務(wù)，為下崗失業(yè)人員和用人單位解決了再就業(yè)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的難題，受到失業(yè)人員和用人單位的歡迎。以筆者所在的山東青州市為例，人力資源管理服務(wù)部門(mén)開(kāi)展的人事檔案代理工作始于1995年，當(dāng)時(shí)有大批國(guó)有企業(yè)陸續(xù)破產(chǎn)改制，大量失業(yè)人員的檔案管理服務(wù)工作開(kāi)始納入政府工作范圍。

　　為解決好這部分人員再就業(yè)或自謀職業(yè)的問(wèn)題，青州市積極開(kāi)展了檔案托管業(yè)務(wù)，到目前為止，共托管自謀職業(yè)人員檔案5.9萬(wàn)余份。作為一名從事人事檔案托管工作的人員，筆者認(rèn)為，做好人事檔案代理工作應(yīng)具備三要素。

　　要素一，工作規(guī)范到位是做好人事檔案代理工作的基礎(chǔ)。維護(hù)人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，由于人事檔案涉及每個(gè)人的工資晉升、工齡、保險(xiǎn)和職稱問(wèn)題，它直接關(guān)系到每個(gè)檔案托管人員的切身利益。因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作，一定要加以規(guī)范。應(yīng)堅(jiān)持做到四化。

　　一是收集歸檔程序化，建立健全人事檔案材料的管理制度，特別對(duì)于工作變動(dòng)、工資調(diào)整、保險(xiǎn)繳納等材料，應(yīng)及時(shí)收集、移交存檔；

　　二是鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除；

　　三是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，按照檔案管理設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品、電腦和設(shè)備，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化；

　　四是管理工作制度化，自覺(jué)執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)制度，保證管理工作的井然有序。

　　要素二，提升人員素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的保障。隨著人事制度改革的不斷深化，檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

　　一是抓基礎(chǔ)。應(yīng)明確一名分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并按規(guī)定配備檔案管理人員，且必須是中共黨員、中專（高中）以上文化程度，保證檔案管理人員的素質(zhì)。

　　二是抓培訓(xùn)。通過(guò)舉辦和參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，更新觀念、更新知識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

　　三是抓思想。應(yīng)鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質(zhì)，增強(qiáng)原則性。

　　要素三，信息開(kāi)發(fā)利用是做好人事檔案管理工作的核心。加強(qiáng)人事檔案管理的目的是為了充分利用人事檔案，為檔案托管人員服務(wù)。隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案除了滿足工資制度改革、工齡認(rèn)定、待遇落實(shí)等一般性日常管理外，已成為整體托管檔案的企事業(yè)單位公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的一個(gè)重要依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式很難適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作。因此，必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過(guò)服務(wù)來(lái)促進(jìn)信息資源的開(kāi)發(fā)。

　　一是實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)管理人事檔案信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　二是實(shí)行開(kāi)放式的管理。一方面建立工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將托管人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)，以及在重大活動(dòng)、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立人員能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、職稱評(píng)定、保險(xiǎn)繳納情況，以及參加各種考試培訓(xùn)等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映情況。

　　三是實(shí)行服務(wù)式管理。在嚴(yán)格執(zhí)行保制度的前提下，遇到托管人員的入黨、出國(guó)、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退（離）和處理歷史遺留問(wèn)題時(shí)，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的利用率。

　　總之，在人事檔案管理服務(wù)工作中，除了在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟硬件設(shè)施配備等方面需要加大工作力度外，還需要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)靈活多樣的服務(wù)方式促進(jìn)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，切實(shí)幫助檔案托管人員解除后顧之憂。