數(shù)字化檔案案例

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調(diào)。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結(jié)構(gòu)，并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

檔案管理的數(shù)字化管理系統(tǒng)有哪些

檔案管理的數(shù)字化管理
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

RPA助力銀行數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例有哪些？

云擴RPA助力銀行數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例

案例1：某國有大行分期放款流程案例

某國有大行銀行信用卡中心，與之合作的商戶需要向銀行貸款從而給客戶進行各種分期放款的業(yè)務(wù)，比如家裝分期、汽車分期等。原來的過程中，銀行人員要將每個分期合同上傳到內(nèi)部系統(tǒng)中，接著在銀行R系統(tǒng)和H系統(tǒng)處理。首先業(yè)務(wù)人員要在R系統(tǒng)建立該筆貸款，然后再進入H系統(tǒng)，經(jīng)過查找、篩選等操作，最后確認貸款并完成放款。R系統(tǒng)和H系統(tǒng)是銀行系統(tǒng)冰山中的兩個，系統(tǒng)相對老舊，進一步進行底層開發(fā)加快系統(tǒng)效率的可能性基本為零。

流程痛點：流程運行效率低，業(yè)務(wù)人員全時段工作，每天完成單數(shù)有限；流程涉及系統(tǒng)老舊，從系統(tǒng)開發(fā)角度提升效率難度極大；流程操作過程步驟繁瑣，業(yè)務(wù)人員出錯率稍高，易造成損失；純?nèi)斯げ僮餍实?，每天完成操作?shù)量70筆左右。

使用RPA后效果：通過RPA解決方案實現(xiàn)了全流程自動化，從系統(tǒng)登陸、建立檔案、到放款操作全部由RPA完成。在工作時間內(nèi)，每天放款筆數(shù)由原來的70筆左右增加到100筆左右，整體效率提升40%以上。準確率方面，由于脫離人工操作，所有步驟由RPA完成，在既定規(guī)則下，準確率達到100%。該流程在部署到生產(chǎn)系統(tǒng)后，大概3個月左右能夠回收成本。

案例2：某城商行發(fā)票驗真流程

發(fā)票驗真是一項重要的財務(wù)審核工作，某城商行采用的主要方式是登錄《國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺》進行查驗。驗真過程需要四項發(fā)票信息：發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、校驗碼（或者開票金額）。以上信息在網(wǎng)頁中輸入完成后，輸入正確的驗證碼，點擊“查驗”按鈕，即可查詢發(fā)票信息。目前該流程為業(yè)務(wù)人員手工比對填寫信息，操作過程是業(yè)務(wù)人員逐張發(fā)票手工進行填寫（是已經(jīng)落地的案例嗎？）。

流程痛點：流程操作單一，業(yè)務(wù)人員工作積極性低；需要查驗發(fā)票量大，發(fā)票增量大，純手工操作逐漸變得不太現(xiàn)實；純?nèi)斯げ僮?，每日的工作?nèi)容存在一定的流程誤差幾乎無法避免。

使用RPA后效果：通過RPA解決方案實現(xiàn)了全流程自動化，借助人工智能AI技術(shù)中比較成熟的OCR（光學字符識別）技術(shù)解決方案，識別發(fā)票中的相應(yīng)字符，通過RPA自動填充發(fā)票信息至最終整體自動完成發(fā)票驗真整個過程。流程效率方面，從原本月底工作壓力峰值百張千張的速度增加到可以快速完成上萬張發(fā)票驗證的質(zhì)變。從準確度角度，誤差率由原來的5%左右降低為零。效率提升明顯，該流程運行大概5個月左右即可回收成本。

案例3：某國有大行資信監(jiān)控流程

某國有大行信用卡中心，需要對約7000家合作商戶的風險情況進行監(jiān)控，具體操作方式為銀行每天有2名業(yè)務(wù)人員登錄“國家企業(yè)信息公示系統(tǒng)”，輸入每個合作商戶名稱，查詢后以復(fù)制粘貼的手工操作方式將需要關(guān)注的信息保存到本地。保存的信息根據(jù)重要程度劃分成高風險、中風險及低風險信息，比如企業(yè)的法人如果發(fā)生變動或登記狀態(tài)信息發(fā)生變動，此類信息都屬于高風險信息，業(yè)務(wù)人員需要甄別出該變動信息并通知其他風險管理業(yè)務(wù)部門對該商戶的放款額度進行調(diào)整從而達到風險監(jiān)控的目的。

流程痛點：流程操作單一，人工處理流程時間久，工作內(nèi)容重復(fù)枯燥；商戶眾多，更新周期緩慢，多數(shù)時間達不到銀行商戶信息更新標準；商戶信息更新要求條目眾多，信息變更內(nèi)容人工辨識難度大，尤其是涉及大量的文本信息，業(yè)務(wù)人員叫苦不迭。

使用RPA后效果：通過RPA解決方案，從商戶信息獲取、商戶變更信息比對到最后風險信息匯總及通過郵件方式發(fā)送到業(yè)務(wù)部門，將整個業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了自動化，解放了業(yè)務(wù)人員的同時，提升了效率。以50家商家信息為例，人工復(fù)制粘貼方式操作大概需要15分鐘時間完成，而且準確率不能夠保證百分百。RPA在30秒內(nèi)能夠完成50條商戶信息的整理比對及風險信息發(fā)送，提升了流程效率和準確率，該業(yè)務(wù)流程在使用期間穩(wěn)定24小時運行，最大化解放了人工。

案例4：某國有大行日報表整合流程

某國有大行業(yè)務(wù)部門的員工，每天上班第一件事就是到銀行系統(tǒng)中將元數(shù)據(jù)表格下載到工作系統(tǒng)界面，由于該系統(tǒng)較為老舊，后臺數(shù)據(jù)堆疊數(shù)量過多，每次表格數(shù)據(jù)下載需要等待至少20分鐘，表格下載結(jié)束后，業(yè)務(wù)人員要根據(jù)要求，重新處理表格，將各個區(qū)域的數(shù)據(jù)信息按規(guī)則整合，最終結(jié)果是將幾萬條信息量的元數(shù)據(jù)按照城市分區(qū)處理成幾十條方便領(lǐng)導(dǎo)閱讀的數(shù)據(jù)信息。

流程痛點：系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)等待時間長，業(yè)務(wù)人員無法準確預(yù)估源數(shù)據(jù)下載成功時間點；表格數(shù)據(jù)量大，整合要求條目眾多，人工處理步驟多，耗時長；日報告要求時間節(jié)點緊張，導(dǎo)致該流程由2名業(yè)務(wù)人員完成，占用人工多、單流程時間長。

使用RPA后效果：該流程通過RPA解決方案，系統(tǒng)表格下載部分由軟件機器人自動執(zhí)行，一旦下載成功，自動處理表格達到最終所需表格要求。整個流程耗時23分鐘左右，尤其表格處理時間部分由原本每人40分鐘降低到3分鐘內(nèi)處理結(jié)束。流程優(yōu)化后流程效率提升5倍，人工時長解放效果明顯。成本角度，該流程4個月左右即可回收成本，解放了業(yè)務(wù)人員在繁雜重復(fù)流程中的勞動力。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

檔案數(shù)字化的集團企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術(shù)，推出面向集團企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。 應(yīng)用系統(tǒng)由基礎(chǔ)應(yīng)用平臺、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺、信息服務(wù)平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成： 基礎(chǔ)應(yīng)用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報表引擎等等。 業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺為檔案管理機構(gòu)提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)。 信息服務(wù)平臺為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統(tǒng)設(shè)置與維護實現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數(shù)，包括服務(wù)器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎(chǔ)應(yīng)用層各應(yīng)用參數(shù)的配置等。業(yè)務(wù)建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數(shù)據(jù)、報表、表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義。 接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎(chǔ)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開發(fā)包。