數(shù)字化檔案的利用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

一、節(jié)省存儲(chǔ)空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會(huì)污染辦公環(huán)境，特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間，對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對(duì)企業(yè)來說一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕麄冐?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述，以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

1、您好，很高興回答你的這個(gè)問題；
2、檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享；
3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)；
4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案管理數(shù)字化的如何實(shí)現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會(huì)利用磁盤陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索起來非常費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)檔案空間又大，維護(hù)起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。
檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。
數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。