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數(shù)字化檔案建設

時間:2023-01-21 作者:老師 來源:網絡 點擊量:

數(shù)字化檔案建設

數(shù)字化檔案建設

1、您好,很高興回答你的這個問題;
2、檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享;
3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設*基礎的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強檔案業(yè)務部門的服務水平,為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務;
4、檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術為檔案工作服務,為社會主義經濟建設服務,為社會主義精神文明建設服務。

數(shù)字化檔案建設

什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化有哪些好處?

檔案信息化建設和檔案數(shù)字化建設有什么區(qū)別

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

檔案數(shù)字化管理建設中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程,為此,我們需要采取相應措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題,我們要在認真分析的基礎上,應用相應的對策措施做好應對,以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,成本較高,因此,大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業(yè)的技術人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設備改造、工程建設中,但檔案信息化建設卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末,目前,紙質檔案與電子檔案共存,傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理,而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段,導致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅,因此,在搞好檔案信息化建設的同時,搞好檔案信息網絡系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用,信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理,因此,企業(yè)檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎,其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎,以電子文件的歸檔和管理為重點,加強檔案信息資源建設,即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉化為數(shù)字形式,以便通過計算機直接利用;另一方面全面推行電子公文,確保今后形成的檔案以電子文件為主,在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變?yōu)橐跃W絡服務為主,借閱者通過網絡提交借閱申請,檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程,借閱者無需到檔案室聯(lián)系,這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便,必然會有更多人借閱,從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具,但當檔案的數(shù)量較大時,使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高,可實現(xiàn)多角度檢索,是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外,這種自動化檢索還可以通過網絡實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中,建立與企業(yè)有關管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應具多種文件存儲格式,支持多種功能,并能實現(xiàn)紙質檔案管理中各流程的銜接,滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎上,才能對各部門的電子檔案進行收集和控制,也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手,把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中,確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程,檔案部門要開展技能培訓,努力培養(yǎng)一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識,還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè),檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業(yè)科技檔案多,尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復雜,同時,還有會計、聲像實物等檔案,對檔案人員的要求就更高。因此,理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業(yè)務技能的一個重要手段。因此,企業(yè)要加強檔案人員信息化技術的培訓,使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及,但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強,而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網絡要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡,建網時就應實行物理隔離,保證網絡的基本安全。同時,要建立檔案信息網絡的安全管理制度,從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng),并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制,對用戶的訪問權限進行級別確認,按不同的級別進行不同檔案的信息查閱,防止未受權者違規(guī)操作。此外,要重視和加強員工的安全防護意識教育,嚴格遵守檔案信息網絡建設的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中,企業(yè)要生存、發(fā)展,必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息,這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內部活動的信息,滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下,企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進,必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作,注重檔案信息的整合,優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局,以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求,也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下,企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中,要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想,將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源,構建企業(yè)內一體化信息管理作為發(fā)展方向,尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究,將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展,最終實現(xiàn)信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃,國家主導;統(tǒng)一標準,聯(lián)合建設;互聯(lián)互通,資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作,又是一項需要運用多種學科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展,各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用,改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中,要科學決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調,保證資金投入的有效性,并重視檔案人才管理。同時,要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能,為企業(yè)提供有效服務,切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

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