海信集團(tuán)是一家擁有47年歷史、總部位于青島、年銷售收入近千億元的大型跨國企業(yè)。目前，已擁有15家海外公司，遍布亞、美、歐、非四大洲；在美國、德國、加拿大等地設(shè)有七大研發(fā)中心，涵蓋多媒體研發(fā)、電視芯片研發(fā)、手機(jī)研發(fā)、光通信研發(fā)等領(lǐng)域；在南非、墨西哥、埃及、阿爾及利亞、捷克擁有自己的生產(chǎn)基地。在海外市場規(guī)模不斷拓展的背景下，圍繞海外資產(chǎn)和主營業(yè)務(wù)發(fā)展形成的大量境外檔案資料的重要戰(zhàn)略意義也被集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層賦予了更多重視和關(guān)注。集團(tuán)檔案部門在不斷摸索和反復(fù)實(shí)踐中，開辟了一條海外公司檔案管理的獨(dú)特創(chuàng)新之路。

　　全球檔案由總部統(tǒng)一管控

　　隨著海外市場的逐步擴(kuò)大，集團(tuán)下屬海外公司產(chǎn)生的各類有重要價值的檔案文件材料數(shù)量進(jìn)一步增加，境外企業(yè)檔案作為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、支撐企業(yè)應(yīng)對海外激烈競爭的重要武器，其重要性不言而喻。為切實(shí)建立起海外公司的存檔意識、提高其自身的檔案管理能力、實(shí)現(xiàn)海外公司檔案管理規(guī)范化和體系化，海信集團(tuán)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，做了不少有益探索。據(jù)海信集團(tuán)總裁辦副主任霍崇云介紹，海信對海外公司檔案管理采取了與國內(nèi)統(tǒng)一的管理模式，即統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理。集團(tuán)對其下屬的海信國際營銷公司下達(dá)海外公司檔案管理目標(biāo)，通過國際營銷公司將目標(biāo)分解下達(dá)至各海外公司。國際營銷公司總部則要接受來自集團(tuán)的監(jiān)督指導(dǎo)與工作評價，并對海外公司檔案管理規(guī)范化負(fù)有直接管理責(zé)任。各海外公司接受國際營銷公司總部的工作監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查。

　　今年以來，海信集團(tuán)的檔案主管部門總裁辦公室將海外公司檔案管理規(guī)范化列為部門核心工作，并將其上升為集團(tuán)層面的重點(diǎn)工作之一?？偛棉k在年初即制定了海外公司檔案管理工作的年度目標(biāo)，并將目標(biāo)任務(wù)分解至月度。國際營銷公司總部根據(jù)月度任務(wù)要求，在集團(tuán)公司的協(xié)助下，指導(dǎo)各海外公司建立組織架構(gòu)、完善制度體系、完成文件材料的收集、整理、歸檔等工作。

　　制定規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)控

　　此前，海信集團(tuán)與國際營銷公司總部對15家海外公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)構(gòu)成、當(dāng)?shù)貒榈冗M(jìn)行了調(diào)研，鑒于各海外公司尚未接到所在國家針對境外企業(yè)檔案管理的相關(guān)硬性規(guī)范要求，本著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理原則，海信集團(tuán)結(jié)合國內(nèi)檔案工作的成文規(guī)范，形成了涉及海外公司檔案工作職責(zé)、檔案分類編號原則、文件材料歸檔操作要求、檔案借閱與利用要求、總部檢查與監(jiān)督方式等內(nèi)容，具有較強(qiáng)操作性的《海信集團(tuán)海外公司檔案管理辦法》。

　　《海外公司檔案管理辦法》從責(zé)任分工、歸檔范圍、收集整理規(guī)范、年度檢查、激勵和考核等方面明確做出了要求。與集團(tuán)檔案室制定的《檔案管理辦法》《文件材料歸檔管理辦法》等20余份檔案工作規(guī)定及相關(guān)制度，構(gòu)成了一整套科學(xué)規(guī)范、操作性強(qiáng)、完備具體的制度體系。

　　打造總部+海外的雙歸檔模式

　　海信集團(tuán)產(chǎn)業(yè)遍布全球，為確保海外公司重要檔案材料不遺失，無遺漏，同時滿足總部與海外業(yè)務(wù)的雙重利用需求，海信集團(tuán)根據(jù)自身實(shí)際，建立了總部存檔和海外公司自存的雙歸檔模式。根據(jù)規(guī)定，對于海外各公司、基地的檔案，統(tǒng)一由國際營銷公司青島總部進(jìn)行管理，凡在歸檔范圍內(nèi)的文件材料全部掃描發(fā)回總部，并由總部整理、分類后統(tǒng)一上傳到檔案管理平臺并存檔。僅需傳回總部的掃描件包括本公司設(shè)立、合并、分立、改制、上市或其他變動過程中形成的文件材料、執(zhí)照，企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會的構(gòu)成、變更等文件材料，與自存歸檔目錄表一起發(fā)至集團(tuán)總部備案。重要的檔案（涉及本公司解散、破產(chǎn)、注銷、撤銷等內(nèi)容）則通過出差人員將原件帶回總部保存歸檔，從而確保世界各地的公司重要檔案由總部統(tǒng)一監(jiān)管。

　　立足長遠(yuǎn)增強(qiáng)造血機(jī)能

　　目前，海信集團(tuán)下屬的海外企業(yè)由國際營銷公司統(tǒng)一管理，多為銷售性質(zhì)的公司，除美國公司、南非公司規(guī)模相對較大、成立時間較長外，其余公司均成立時間較短，組織結(jié)構(gòu)簡單，人員數(shù)量較少。集團(tuán)總部檔案室雖已對各公司文件材料進(jìn)行統(tǒng)一收集，但仍有部分日常使用的文件材料分別散存于當(dāng)?shù)兀虼?，從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，提升各海外公司自身的檔案管理能力對于保證海外公司經(jīng)營管理順暢開展十分必要。

　　為進(jìn)一步提升海外公司檔案工作的規(guī)范化水平，建立長期可行的固定管理模式，集團(tuán)與國際營銷公司今后仍將堅持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理原則，由國際營銷公司根據(jù)集團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定適應(yīng)海外公司實(shí)際需要的管理規(guī)范，并接受各總部檔案室的檢查與考核。除此之外，海信集團(tuán)還將以南非公司和美國公司為重點(diǎn)，利用一年半的時間，建立海外公司檔案工作的標(biāo)桿。

　　隨著海信集團(tuán)國際化長期戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，海外檔案工作作為公司海外發(fā)展策略的重要支撐，是一項(xiàng)充滿挑戰(zhàn)的新課題，在其管理過程中面臨著現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)管理人員匱乏、物理距離遠(yuǎn)、工作時差大、語言不統(tǒng)一等難題。如何克服這些管理上的特殊性，利用信息化發(fā)展優(yōu)勢，切實(shí)做好海外檔案的收、管、用，在不斷探索中形成符合集團(tuán)長遠(yuǎn)發(fā)展利益的成熟管理模式，這需要決策者和實(shí)踐者的大智慧和點(diǎn)滴努力。