文書(shū)檔案整理規(guī)則

文書(shū)檔案管理規(guī)定
                 
　　文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書(shū)檔案管理規(guī)定，希望對(duì)大家有所幫助！

　　第一條為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設(shè)銀行文書(shū)檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理而保存起來(lái)的文件材料。

　　第三條建設(shè)銀行文書(shū)檔案的收集范圍包括：

　　1、本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料；

　　2、上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料；

　　4、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類(lèi)公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。

　　第四條各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案材料，均應(yīng)由本行檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有，以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或職能部門(mén)整理立卷的制度，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

　　第六條各立卷部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書(shū)立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書(shū)立卷人員，由文書(shū)立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷，并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門(mén)移交。移交時(shí)，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書(shū)立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應(yīng)歸檔的文件材料的種類(lèi)、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應(yīng)分開(kāi)立卷。

　　3、行內(nèi)幾個(gè)部門(mén)共同辦理的文件，由主辦部門(mén)立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門(mén)立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，可放在復(fù)文年立卷；未作批復(fù)的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；各類(lèi)案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類(lèi)案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的.案卷，應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。

　　7、歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫(xiě)一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門(mén)留底，另一份交檔案部門(mén)作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表，用以填寫(xiě)本卷需要說(shuō)明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。

　　8、案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱，寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊，裝訂線(xiàn)外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。案卷采用三點(diǎn)一線(xiàn)的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線(xiàn)裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門(mén)留存，另一份經(jīng)檔案部門(mén)編填卷號(hào)后退立卷部門(mén)備查。

　　第九條本級(jí)行附屬企業(yè)的文書(shū)立卷歸檔工作，比照本行職能部門(mén)辦理。本級(jí)行投資入股的各類(lèi)公司的屬于本行文書(shū)檔案管理范圍的各類(lèi)檔案材料，由本行文書(shū)部門(mén)或本行業(yè)務(wù)管理部門(mén)一并立卷歸檔。

　　第十條文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對(duì)不易判定保管期限的檔案材料，應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。

　　第十一條凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變，本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行處理一般工作問(wèn)題形成的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　4、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。

　　第十四條文書(shū)檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿(mǎn)后的下一年1月1日起計(jì)算。

　　第十五條各級(jí)行檔案部門(mén)對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門(mén)重新加工整理。

　　第十六條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法或年度——問(wèn)題分類(lèi)法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類(lèi)。所用的分類(lèi)方法應(yīng)保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動(dòng)。

　　第十七條案卷的排列應(yīng)以檔案分類(lèi)方法為基礎(chǔ)，按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

　　第十九條案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)，案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。

　　第二十條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)充分利用檔案信息資源，積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫(xiě)各種類(lèi)型的檔案資料，主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　第二十一條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，編制重要文件目錄（卡片）、專(zhuān)題文件目錄（卡片）、文號(hào)索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　第二十二條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級(jí)檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求，按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對(duì)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案，應(yīng)由本行檔案部門(mén)按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷(xiāo)毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。補(bǔ)充、修改時(shí)同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。  ;

文件檔案管理制度

文書(shū)檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度---保管期限---問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問(wèn)題、保管期限。
6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫(xiě)清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫(xiě)歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

文書(shū)檔案管理細(xì)則

　　文書(shū)檔案的管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開(kāi)展對(duì)文書(shū)檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書(shū)檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
      　　文書(shū)檔案管理細(xì)則一  
   　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書(shū)檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。
 
   　　第二條　執(zhí)法文書(shū)是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書(shū)管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。
 
   　　第三條　各級(jí)水行政主管部門(mén)在執(zhí)法工作中形成的全部文書(shū)檔案均由本部門(mén)執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
 
   　　第四條　水行政執(zhí)法文書(shū)檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書(shū)資料(包括文字、圖表、音像等資料)。
 
   　　第五條　各級(jí)水行政主管部門(mén)的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書(shū)檔案的日常管理工作。
 
   　　第六條　執(zhí)法文書(shū)檔案的收集與歸檔
 
   　　(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書(shū)資料交檔案管理人員立檔;
 
   　　(二)歸檔的文書(shū)材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;
 
   　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書(shū)材料范圍及分類(lèi);
 
   　　1. 水事案件類(lèi)：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書(shū)，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書(shū)，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)，結(jié)案報(bào)告等;
 
   　　2. 行政復(fù)議類(lèi)(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書(shū)，行政復(fù)議申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書(shū)等，申請(qǐng)人撤回復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議裁定書(shū)、決定書(shū)，送達(dá)回證等;
 
   　　3. 行政訴訟類(lèi)：起訴書(shū)副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門(mén)提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書(shū)，判決書(shū)以及與案件有關(guān)的司法文書(shū)等;
 
   　　4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(lèi)：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
 
   　　5. 法規(guī)文件類(lèi)：上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說(shuō)明、實(shí)施細(xì)則等，本部門(mén)制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;
 
   　　6. 其他類(lèi)：人民來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)記錄及處理意見(jiàn)，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。
 
   　　(四) 檔案管理人員在接收文書(shū)檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對(duì)已接收的材料應(yīng)根據(jù)類(lèi)別、保存期限分別在檔案目錄冊(cè)上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。
 
   　　第七條　執(zhí)法文書(shū)檔案的整理與保管
 
   　　(一)按照類(lèi)別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷目錄，以便檢索和管理;
 
   　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類(lèi)別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;
 
   　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)。
 
   　　第八條　執(zhí)法文書(shū)檔案的利用
 
   　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;
 
   　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書(shū)檔案。其他部門(mén)需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。
 
   　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門(mén)，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。
      　　文書(shū)檔案管理細(xì)則二  
   　　1、文書(shū)立卷
 
   　　每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。
 
   　?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開(kāi)。
 
   　?、诜旨?jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。
 
   　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。
 
   　?、芊謫?wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
 
   　?、莘制谙蕖８鶕?jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
 
   　　在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。
 
   　　2、檔案管理
 
   　　將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。
 
   　　3、檔案利用
 
   　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。
 
   　　4、檔案統(tǒng)計(jì)
 
   　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。
 
   　　5、檔案鑒定
 
   　　根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
      　　文書(shū)檔案管理細(xì)則三  
   　　為了貫徹落實(shí)國(guó)家《檔案法》、中國(guó)科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書(shū)檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國(guó)家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.
 
   　　一、文書(shū)檔案管理體制
 
   　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)(即各處、室職能部門(mén))整理歸檔制度.
 
   　　2.由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人(以下稱(chēng)為文書(shū)兼職檔案員)管理本部門(mén)形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.
 
   　　二、文書(shū)檔案管理職責(zé)
 
   　　1.文書(shū)檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.
 
   　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書(shū)檔案.
 
   　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.
 
   　　4.積極開(kāi)展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).
 
   　　5.負(fù)責(zé)本所文書(shū)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作,定期向上級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.
 
   　　三、文書(shū)檔案兼職檔案員職責(zé)
 
   　　1.了解本部門(mén)工作業(yè)務(wù),掌握文書(shū)歸檔文件整理的基本方法.
 
   　　2.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、積累,對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.
 
   　　3.主動(dòng)做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類(lèi)目及時(shí)"對(duì)號(hào)入座",專(zhuān)柜存放文件并遵守保密制度.
 
   　　4.認(rèn)真做好本部門(mén)文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.
 
   　　四、文件材料的收集和歸檔
 
   　　1.各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類(lèi)整理.
 
   　　2.各職能部門(mén)平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.
 
   　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書(shū)檔案移交綜合檔案室.
 
   　　五、文書(shū)檔案的歸檔范圍和保管期限
 
   　　1.文書(shū)材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱(chēng)聲像材料)均屬歸檔范圍.
 
   　　2.文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種.永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下.
 
   　　3.確定檔案保管期限的原則:
 
   　　3.1 凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本所、對(duì)社會(huì)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問(wèn)題形成的文件材料,召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料,重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.
 
   　　3.2 凡是反映本所一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管.它主要包括:本所科研、管理活動(dòng)中形成的一般工作問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
 
   　　3.3 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門(mén)一般事務(wù)性的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
 
   　　3.4 根據(jù)本所各職能部門(mén)管理工作實(shí)際,文書(shū)檔案按問(wèn)題歸納為六大類(lèi):⑴綜合管理類(lèi), ⑵黨群工作類(lèi), ⑶人事教育類(lèi), ⑷科研管理類(lèi), ⑸基建資財(cái)類(lèi), ⑹后勤企業(yè)類(lèi).
 
   　　六、文書(shū)檔案整理要求
 
   　　1.整理原則
 
   　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.
 
   　　2.質(zhì)量要求
 
   　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.
 
   　　2.2 歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.
 
   　　3.整理方法
 
   　　3.1 本所文書(shū)檔案分類(lèi)方案采用"年度m問(wèn)題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期.
 
   　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖紙等一冊(cè)(本)為一件;來(lái)文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.
 
   　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后.
 
   　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.
 
   　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.
 
   　　3.6 歸檔文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件編制室編件號(hào).根據(jù)分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目,按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注.
 
   　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄.
 
   　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對(duì)同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.
 
   　　3.9 責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.
 
   　　3.10 文號(hào):體系文件的發(fā)文字號(hào).填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.
 
   　　3.11 題名:填寫(xiě)文件標(biāo)題.文件沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容.
 
   　　3.12 日期:填寫(xiě)文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開(kāi),如2006-01-09.
 
   　　3.13 頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù).計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面位一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì).
 
   　　3.15 備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況.
 
   　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況,并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期.
 
   　　3.17 不同歸檔年度、不同類(lèi)別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.
 
   　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)全稱(chēng).填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目.
 
   　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫(xiě)"年度歸檔文件整理說(shuō)明".
 
   　　七、文書(shū)檔案的歸檔
 
   　　1.文書(shū)檔案由各部門(mén)兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.
 
   　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門(mén)應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.
 
   　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門(mén)和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.
 
   　　4.文書(shū)檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類(lèi)與編目,使之便于查找和利用.
 
   　　八、文書(shū)檔案的保管和利用
 
   　　1.本所各類(lèi)文書(shū)檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.
 
   　　2.檔案部門(mén)要配置適宜檔案安全保存的專(zhuān)用庫(kù)房,落實(shí)"八防"措施,保持庫(kù)房整潔,保證檔案存放安全.
 
   　　3.定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理解決.
 
   　　4.建立必要的文書(shū)檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).
 
   　　5.自覺(jué)遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).
 
   　　6.每一位工作人員都必須愛(ài)護(hù)檔案,自覺(jué)維護(hù)檔案本來(lái)面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.
 
   　　7.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).
 
   　　九、文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
 
   　　1.根據(jù)文書(shū)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.
 
   　　2.文書(shū)檔案必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷(xiāo)毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).
 
   　　3.檔案銷(xiāo)毀,須編制銷(xiāo)毀清冊(cè);銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字.
 
   　　十、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰
 
   　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門(mén)預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評(píng)比.對(duì)能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書(shū)整理歸檔工作的部門(mén)和兼職檔案員,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì).
 
   　　2.凡沒(méi)有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門(mén)及個(gè)人,取消年終評(píng)先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.
 
   　　十一、本細(xì)則適用于本所文書(shū)檔案工作,由綜合檔案室解釋.
 
   　　十二、本細(xì)則與上級(jí)檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行.

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現(xiàn)行公文整理歸檔的規(guī)定是

歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
公文整理歸檔是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書(shū)處理部門(mén)在文件輸入完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件，按照他們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的自然規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過(guò)程。公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個(gè)組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個(gè)重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用。
公務(wù)員事業(yè)編考試備考，詳情了解：

文書(shū)檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫(xiě)頁(yè)碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫(xiě)頁(yè)碼時(shí)可采用“共*頁(yè)，第x頁(yè)的編號(hào)方式。

2、編寫(xiě)完頁(yè)碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個(gè)壓縮包，在電腦里建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺(tái)賬，包含資料的所有文件名稱(chēng)、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專(zhuān)門(mén)的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號(hào)，注明資料名稱(chēng)、整理入袋日期、整理人等信息。