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主要步驟為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過(guò)程整理。
在正常條件下,檔案室接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù),主要是檢查案卷質(zhì)量,制訂館(室)內(nèi)分類(lèi)排列方案,進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。
對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷,進(jìn)行必要的部分加工整理;對(duì)由于遭受損失、銷(xiāo)毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整,對(duì)必須接收和征集的零散檔案,進(jìn)行包括整理工作全部?jī)?nèi)容的系統(tǒng)化和編目。
擴(kuò)展資料:
檔案整理要求:
1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
2、這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。
3、其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)。
4、檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
參考資料來(lái)源:百度百科-檔案整理
檔案整理的工作程序包括收集文件材料,確定歸檔范圍,歸檔分類(lèi),立卷(整理成件),分保管期限,文件排列,放置備考表,上架等。
我們大概看看其中的幾和工序,文件材料的收集對(duì)象主要有:反映本單位主要職能活動(dòng)的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件(包括會(huì)議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)稿,電話(huà)記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔,沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。
不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒(méi)有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。
分類(lèi),第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來(lái)分就可以了,每年編一個(gè)流水號(hào)。
第二種方法:在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類(lèi)方案,將文件按分類(lèi)方案進(jìn)行立卷,一般采用年度問(wèn)題,這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用。
然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進(jìn)行排列。
裝訂。
(1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿;來(lái)文裝訂順序:來(lái)文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。
歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁(yè)右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。可以用鉛筆標(biāo)記在首頁(yè)的右下角,編目時(shí)直接錄入每件的總頁(yè)碼。
如何整理檔案
機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我為大家整理的如何整理檔案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是:
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號(hào)有1.2,1.5,2.0cm三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講,一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件,來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理,企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?;üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。
按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類(lèi)原則:
以各單位全部檔案為對(duì)象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式,保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。
實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列),納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性,整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重,從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此,加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作,鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果,是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。
一、實(shí)物檔案的分類(lèi)
分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié),將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次,既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理,也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求,實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法,以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容和形式特征進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法,可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現(xiàn)象,便于按專(zhuān)題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎(jiǎng)品類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內(nèi)容如下:獎(jiǎng)品類(lèi)主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物;信品類(lèi)主要有有本單位的證件(法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等),本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物;贈(zèng)品類(lèi)主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà),本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品,本單位對(duì)外交際交往戶(hù)收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶(hù)試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物,如微標(biāo)(章)、錢(qián)幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。
二、實(shí)物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列,進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度,以方便檢索利用。
實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”,即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?!拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作,同一載體的實(shí)物存放盒、柜,可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列,顯得整齊美觀。實(shí)物的排列,在遵循載體原則下,一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類(lèi)目?jī)?nèi),同一載體的實(shí)物,按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列,不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列,也可以按照載體形式進(jìn)行排列,比如獎(jiǎng)品類(lèi)可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列,信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列,贈(zèng)品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列,產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實(shí)物檔案的貼簽
貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著,并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。
標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置,表格的項(xiàng)目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等,這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。
四、實(shí)物檔案的編目
編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄,可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。
實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行,每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結(jié)果,逐類(lèi)逐件編制目錄,以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的,編目時(shí),要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí),要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。
實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目,概括了實(shí)物的屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征,是利用者檢索的主要渠道。
五、實(shí)物檔案的裝盒
裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒,購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程,這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的,比如:獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū);信品類(lèi)的
印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表,以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)?wù)?,證品類(lèi)的印章,產(chǎn)品類(lèi)的徽標(biāo)、錢(qián)幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi),用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置,檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖,注明檔號(hào),以方便利用。
六、結(jié)論
實(shí)物檔案如何整理,檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求,但是,各級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎,相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法,各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如:有些條件好的單位,除按照上述方法整理實(shí)物檔案外,還可以給每件歸檔實(shí)物拍照,既可以用來(lái)展覽展示,也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的,也可以用彩色紙張,以增加美感。
案卷管理,是律師事務(wù)所一項(xiàng)很重要的工作,正規(guī)的律所對(duì)卷宗歸檔都有很?chē)?yán)格的要求。不過(guò),這個(gè)工作也很簡(jiǎn)單:一般的案卷整理,當(dāng)?shù)氐穆蓭焻f(xié)會(huì)都有統(tǒng)一的目錄表和封面,且分為刑事、民事、非訴等,你只需根據(jù)目錄,將案卷內(nèi)容按順序裝訂就行了。如果沒(méi)有目錄,你就按照從收案、辦理委托手續(xù)到開(kāi)庭所需材料直至最后結(jié)案的先后順序排列裝訂即可。祝你工作愉快。
1、先將“工序”整理在一張紙上;
2、按“工序”整理材料;
3、將沒(méi)有的用一張A4紙代替;
4、最后裝訂成冊(cè);
5、填好相關(guān)內(nèi)容;
6、編碼;
7、填目錄;
8、填封皮;
9、交給檔案保管員。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
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