檔案整理存在的問題

有關(guān)檔案管理存在的問題及對(duì)策

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一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時(shí)間過長失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

(二)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點(diǎn)，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

檔案管理工作中存在的問題與建議

在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了如下幾點(diǎn)，以便控制整理過程質(zhì)量。

一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工

整理項(xiàng)目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責(zé)需要明確，項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實(shí)到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個(gè)工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過程中，會(huì)有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對(duì)一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對(duì)有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對(duì)相同類似問題的在實(shí)際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于一些在檔案整理過程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實(shí)際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

三、集中的人員培訓(xùn)和上崗

在很多小的檔案整理項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn)，總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時(shí)間，影響產(chǎn)值，其實(shí)結(jié)果未必。我個(gè)人人為，檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對(duì)于一些原則和重要的整理辦法，應(yīng)利用早會(huì)等時(shí)機(jī)有效宣貫，同時(shí)，在一對(duì)一培訓(xùn)過程中，在實(shí)體講解。不要放過任何機(jī)會(huì)對(duì)檔案整理過程中的一些共同問題點(diǎn)做講解，并及時(shí)找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓(xùn)，在項(xiàng)目考核體系中，應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

檔案工作的問題與不足

檔案管理存在的問題和改進(jìn)方法

導(dǎo)語：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料，適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對(duì)其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、檔案管理及其價(jià)值

檔案管理是指 ： 檔案館 ( 室 ) 及其工作人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行開發(fā)、利用并進(jìn)行管理服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項(xiàng)工作。

對(duì)于形成的檔案進(jìn)行管理大致可分為檔案的編纂工作，以及檔案的開發(fā)利用工作，從而使檔案的規(guī)制更加有序，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值大有裨益，也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評(píng)介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)性的重要工作。

檔案的開發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價(jià)值，并加以充分利用以為社會(huì)大眾服務(wù)，從而使檔案走出瓶頸，服務(wù)于社會(huì)，使其大眾化、科學(xué)化、經(jīng)濟(jì)化，讓檔案的價(jià)值擺脫檔案館的束縛，走上社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的道路，增強(qiáng)其發(fā)展前景。檔案的開發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值具有重要意義。所以，要時(shí)代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來，使用現(xiàn)代化檔案軟件實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，將檔案財(cái)富轉(zhuǎn)化成社會(huì)財(cái)富，這也是對(duì)社會(huì)資源負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

二、檔案管理工作中存在的問題

(一)忽視對(duì)檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對(duì)檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為此項(xiàng)工作既不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹?duì)檔案工作的了解與正確認(rèn)識(shí)，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實(shí)工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個(gè)別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時(shí)無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方，導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。

(三)檔案管理水平較

。一些單位的檔案管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案的收集工作意識(shí)，對(duì)檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對(duì)檔案材料僅限于存放，沒有進(jìn)行及時(shí)分類歸檔，甚至缺乏對(duì)歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。

三、做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)中的重要作用不斷提高，這就對(duì)檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會(huì)提供更有價(jià)值的檔案信息資源。

(一)重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，擬定工作目標(biāo)，樹立創(chuàng)新意識(shí)，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)。

(二)提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育

檔案管理人員的.業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。

由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(三)逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實(shí)際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅(jiān)持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，制度面前人人平等，有獎(jiǎng)有罰，獎(jiǎng)懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

(四)逐步改進(jìn)并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實(shí)、更全面、更準(zhǔn)確、更動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時(shí)要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對(duì)信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)。隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對(duì)的信息服務(wù)的要求也越廣。

隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶提供一個(gè)全面的滿足其需求的信息利用平臺(tái)，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動(dòng)性及重要性。

四、結(jié)語

檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實(shí)真實(shí)性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準(zhǔn)確豐富的信息，匯集著大量的資源，對(duì)研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時(shí)期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，采取科學(xué)、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展，促進(jìn)和諧社會(huì)的發(fā)展。

求檔案管理工作遇到的常見問題

檔案管理工作遇到的問題
1、企業(yè)檔案歸檔困難：
工程建設(shè)的文件材料收集不全，歸檔困難
我們都知道沒有哪個(gè)企業(yè)的工程建設(shè)是一蹴而就的，一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長時(shí)間，半年、一年甚至幾年都是非常常見的。在此期間。由于產(chǎn)生的文件材料很多，經(jīng)手人員也很復(fù)雜，而且有許多工程建設(shè)的圖紙、圖樣是要被帶到施工現(xiàn)場去的。如果沒有專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全的情況，更別提完整歸檔了。
下屬單位和派出機(jī)構(gòu)的文件歸檔困難
許多企業(yè)紛紛改制，摒棄了原有的單一管理模式，集團(tuán)公司下面可能設(shè)有多個(gè)股份有限公司或分公司。產(chǎn)權(quán)關(guān)系的錯(cuò)綜復(fù)雜和企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的分散布局給企業(yè)文件材料歸檔工作帶來了不少困難。目前，企業(yè)檔案部門對(duì)下屬企業(yè)、外派機(jī)構(gòu)的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)檢查的力度普遍偏弱。對(duì)全資、控股、參股企業(yè)的檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)幾乎是空白。放任狀下。有的企業(yè)外派機(jī)構(gòu)多年也不見有文件材料歸檔：全資、控股、參股企業(yè)成立多時(shí)也未見有文件材料移交?？梢哉f，復(fù)雜的企業(yè)管理模式帶來的文件材料歸檔難的問題是企業(yè)檔案管理部門近年來新添的又一道難題。
非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔難
隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和對(duì)外交往的日益增多。文件材料載體和內(nèi)容都發(fā)生了較大變化。諸如合同、協(xié)議、聯(lián)絡(luò)書、備忘錄。企業(yè)間互贈(zèng)的紀(jì)念品、名人題詞、書畫等。這些文件材料文書處理部門很難控制。檔案部門又無從知曉，加之有的部門或個(gè)人會(huì)有獨(dú)居奇貨的欲望，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。
2、企業(yè)檔案保管方面的問題——企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，實(shí)體檔案保管模式難以為繼。
隨著信息化的到來和深入，企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成越來越多的數(shù)字化信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案實(shí)體保管模式已無法滿足企業(yè)檔案保管的需要。電子環(huán)境下的企業(yè)檔案信息的保管問題日益凸現(xiàn)，亟待解決。在很多企業(yè)中，由于沒有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化(OA)、管理信息系統(tǒng)(MIS)、客戶關(guān)系管理(CRM)等應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和利用，也沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險(xiǎn)。
3、檔案提供利用方面的問題——檔案信息資源封閉分散，提供利用水平低。無法提供系統(tǒng)服務(wù)。
傳統(tǒng)意義上的檔案往往帶有私密性的色彩，按照有關(guān)規(guī)定，相當(dāng)一部分的檔案是不允許個(gè)人或部門隨意查看的。比如干部人事檔案、科技檔案、數(shù)據(jù)報(bào)表等。當(dāng)確實(shí)有查找利用檔案的需要時(shí)。利用者必須出具相關(guān)的證明，履行特定的手續(xù)。并且絕大多數(shù)的檔案是不允許帶出去的，只能在檔案館室內(nèi)由專門人員協(xié)助查閱，時(shí)間和空間上有很大的限制。由此導(dǎo)致檔案的查找利用率很低，檔案信息價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)。是一種資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。
近年，信息管理的不斷深入，越來越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，推行了OA系統(tǒng)、開發(fā)了檔案數(shù)據(jù)庫，以往查找檔案、檢索檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀況明顯改善。但由于企業(yè)建立的多是文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。也就是說，利用者在網(wǎng)上只能查到檔案的目錄，仍需到檔案室才能查閱到檔案原文。因此。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不完備，仍需進(jìn)一步完善，才能不斷滿足利用者的需要(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)，提高檔案利用的效率和水平。實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
4、企業(yè)檔案開發(fā)方面的問題
目前企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，其內(nèi)容尚停留在簡單的介紹或匯編上。形式上也只局限于編制索引。這些對(duì)企業(yè)預(yù)測、分析和決策的依據(jù)作用十分有限。
5、企業(yè)檔案編研方面的問題
企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線索。通過對(duì)相關(guān)企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻(xiàn)，從而滿足企業(yè)各項(xiàng)實(shí)際需要的工作。企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案工作中相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。對(duì)企業(yè)信息的循環(huán)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的改善和企業(yè)文化的建設(shè)都有十分重要的意義。但目前企業(yè)檔案編研工作的力度不夠。在企業(yè)檔案編研成品的傳播過程中，由于信息轉(zhuǎn)換的技術(shù)過程和技術(shù)手段等原因造成企業(yè)檔案信息失實(shí)、失準(zhǔn)。再有就是一些企業(yè)不注意收集有關(guān)企業(yè)特色和企業(yè)文化的材料，也不曾對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的編研。導(dǎo)致企業(yè)“記憶”丟失，文化失傳。

人力資源檔案管理存在的問題及措施

論文摘要 ：我們要想充分的開發(fā)利用人力資源，就一定要做好人事檔案的建設(shè)與管理工作。提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重視。本文對(duì)人力資源檔案管理存在的問題及措施進(jìn)行研究。

論文關(guān)鍵詞 ：人力資源檔案管理 問題 措施

前言

近年來，我國的社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人力資源逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，更使得人們對(duì)現(xiàn)代人力資源的管理工作更加關(guān)注。人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對(duì)人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的管理，以此來促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

一、人力資源檔案管理存在的問題

1、企業(yè)單位不夠重視

在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對(duì)人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國企業(yè)中仍然存在，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被****，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應(yīng)為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發(fā)生，嚴(yán)重時(shí)甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問題。也是職員沒有了個(gè)人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴(yán)重的問題。

2、人力資源檔案管理的硬件設(shè)施

人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個(gè)原因,是人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件包括檔案館和設(shè)備。但有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的設(shè)施對(duì)人力資源檔案的管理名存實(shí)亡版期下去導(dǎo)致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。

3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時(shí)

人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、 鑒 定(考評(píng))、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、政治歷史等方面的有關(guān)材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實(shí)地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實(shí)和蓋章。在收集歷史久遠(yuǎn)的材料使用復(fù)印件歸檔時(shí),卻沒有注明復(fù)印件的出處、時(shí)間、復(fù)制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復(fù)制材料的真實(shí)、有效。

4、管理技術(shù)落后

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關(guān)注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

5、檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施卻未能及時(shí)跟進(jìn)。

二、人力資源檔案管理措施

1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。

2、完善人力資源檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強(qiáng)。第一是要建立合理、科學(xué)的`管理制度只有檔案管理完善才能有效進(jìn)行管理第二是要保證制度的簡潔性這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對(duì)所有的人無論是職工還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)都要形成約束這樣才能體現(xiàn)公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴(yán)肅性在人力資源檔案管理過程中要進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲這樣才能將制度的權(quán)威性體現(xiàn)出來。

3、人力資源檔案的數(shù)字化管理

首先要建設(shè)關(guān)于人力資源的虛擬信息通道，對(duì)于人力資源檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，還要建立電子賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。然后建設(shè)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)于人力資源檔案的信息可以通過工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，建設(shè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，可以用于開展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。

4、發(fā)揮好人事檔案管理的服務(wù)工作

人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務(wù)內(nèi)容?！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后,干部檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)給新的主管單位?！睉?yīng)在工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后2個(gè)月內(nèi),通過機(jī)要或派專人及時(shí)、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個(gè)月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時(shí)進(jìn)行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)。員工個(gè)人求職或服務(wù)的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經(jīng)由本人書面授權(quán),原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán),任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留個(gè)人檔案并公開、披露其信息。

5、完善人事檔案設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理

人事檔案工作在員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查等方面起著重要作用，更能有效的規(guī)避人事風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，個(gè)人檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一折損或缺失就無法補(bǔ)救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時(shí)的工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫房內(nèi)的溫濕度，并每天監(jiān)測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對(duì)收集來的需要?dú)w檔的材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)嚴(yán)格按照《人事檔案管理規(guī)范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案材料的 鑒 定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進(jìn)行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類 準(zhǔn) 確、手續(xù)齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對(duì)屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或壓平。對(duì)于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊;對(duì)過窄的材料，要根據(jù)檔案規(guī)定尺寸進(jìn)行加邊擴(kuò)充;對(duì)時(shí)間較久、較軟的材料要在背面加頁固定;對(duì)填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍(lán)色或紅色的，要進(jìn)行手工臨描或加頁復(fù)印;未入檔的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。對(duì)每類材料除四類和九類外按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)四類和九類材料要按照材料性質(zhì)進(jìn)行再次分類，分類后的材料再按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)排好順序的材料再進(jìn)行編號(hào)和編頁。按照分類順序進(jìn)行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對(duì)應(yīng)， 準(zhǔn) 確核對(duì)材料形成時(shí)間，份數(shù)和頁數(shù)填寫無誤。目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時(shí)添加目錄。經(jīng)過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。