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法律分析:
1、首先,準備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個公司要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。
法律依據(jù):
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔:(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和本單位的財務管理要求進行分類,一般應與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時,應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應當連號存裝,防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料,應當立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理,對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的,應按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
檔案管理有哪些流程
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號,歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號寫錯,重新編號,對可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時進行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應作相應的處理;如果文件有破損,應首先進行技術(shù)修復,并做好標注;對破損嚴重無法修復掃描的文件,要做好區(qū)分標注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價值的檔案,同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值,以實現(xiàn)檔案的分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:
掃描儀完成后,采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時進行調(diào)整,保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識別:
若項目需要實現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求,還需另加手工校對,校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式,可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用:保存檔案的目的是為各項工作提供服務,充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對檔案的利用。
整理檔案的方法是編號分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號,最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。
主要步驟為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。
在正常條件下,檔案室接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務,主要是檢查案卷質(zhì)量,制訂館(室)內(nèi)分類排列方案,進行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。
對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進行必要的部分加工整理;對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進行新的系統(tǒng)化調(diào)整,對必須接收和征集的零散檔案,進行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。
擴展資料:
檔案整理要求:
1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
2、這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。
3、其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)。
4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。
參考資料來源:百度百科-檔案整理
檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等流程。
1、檔案接收
通過配置OA流程,該歸檔的文件自動歸檔檔案到接收庫;同時與業(yè)務系統(tǒng)集成,自動歸檔合同數(shù)據(jù)。
所有檔案,檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng),完成著錄項填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進行實體移交和檔案上架,檔案正式生效。
2、檔案整理
規(guī)范化檔案錄入,業(yè)務相關(guān)的檔案信息著錄項定制,歷史流程內(nèi)容自動歸檔。
3、檔案整編
依據(jù)國家檔案分類標準,建立分類的標準以及各類檔案的整理方式,規(guī)范化建立檔號規(guī)則。
4、檔案查詢
通過系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容,提高檔案利用率。
5、檔案借閱
泛微文書定實現(xiàn)在庫檔案借閱,借閱審批,出入庫管理全過程數(shù)字化管理,確保檔案借閱有記錄、可追蹤。
6、檔案銷毀
通過在系統(tǒng)設置檔案保管期限,檔案到期系統(tǒng)自動提示,可審批銷毀清冊。
7、庫房管理
為了確保對實體檔案進行規(guī)范化管理,文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護組織內(nèi)部的實體庫房,包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等,在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等,方便進行流程化管理和操作記錄。