檔案收集整理ppt

（一）做好工程開工前的準備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問并解決工程開工前的準備是最重要的，首先熟悉設計施工圖、設計說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點。
2、填寫和準備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗評表、建筑工程文明施工開工條件驗評表、工程質量保證體系審查表(附七大員責任制)、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計，資料準備齊全后就找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術管理材料、工程質量保證材料、工程質量檢驗評定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應著手的工作：
1、原材料送檢。開工時原材料必須送質監(jiān)站委托的檢測中心檢驗，取現(xiàn)場有代表性的土樣送實驗室做擊實試驗。送檢應注意嚴把質量關，檢測合格的材料才允許使用。
2、同時可進行的收集工作。將工程預算、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術交底記錄，與開工報告、施工組織設計、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過程中收集和填報資料的注意事項：
1、收集材料質量證明文件。在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告(有cMA標志的)，必須是原件。有效證件的時間、數量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單；鋼材的標識、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報資料。對于質檢資料的填報需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標準的相應工序驗收內容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監(jiān)理溝通，達成一致后填寫。
3、收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質量保證材料，7O
％的試驗報告為自檢報告，3O％為見證取樣報告，由市政質監(jiān)站委托的檢測中心出據，
這30％為強制規(guī)定，在進入每道工序施工前后都有相應的試驗，需要熟悉各種試驗。

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。

二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

三、 企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任或企業(yè)最高領導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。

十四、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

十六、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

企業(yè)檔案主要分類方式

企業(yè)檔案的分類立卷辦法</B> 代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類 C會計檔案類J基本建設類x聲像檔案類 W實物檔案類T專題檔案類</B> （一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適應新技術應用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行?！凹钡暮x：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來文與復文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后。在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張產生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱，對字跡模糊的文件要進行復制。4．3在該份文件的正文輸入計算機之前，不宜用乳膠或縫紉機來裝訂（因為會影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。6、編號6．1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖1），并填寫有關欄目的內容。6．2檔號章的項目及填寫內容：類別號：文書檔案的類別號為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數字標公元紀年。機構：不分機構編檔號的單位此欄可不填。件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。6．3在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。7、裝盒7．1檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號”。（樣式見附圖3）。每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。7．2填寫盒內文件備考表。盒內文件情況說明：主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內容包括：年度、保管期限、件數、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。8．1．4“歸檔說明”的內容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內設機構及主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應包括以下基本項目：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數，需要時還可增加其它項目，如“文件格式”。件號：參見6．2。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關。文號：文件的發(fā)文字號。題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“[ ]”號；原文有標題但不能說明文件內容的，應重擬標題，重擬標題外加“ [ ]”號，附于原標題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數字的右下角加“．”號或“-”號，以四位阿拉伯數據表示公元紀年。頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。文件格式：指歸檔文件對應的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。8．1．7“歸檔文件目錄”應一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應根據實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時，要收集對應的電子文件，對電子文件進行集中統(tǒng)一保管，并建立相應的移交電子文件簽名確認制度，以確保電子文件的真實。9．2圖書檔案中心要采取適當措施，確保機讀目錄和電子文件的安全，要及時用光盤或磁帶機等進行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設計的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數據傳送到中心的檔案數據庫服務器，中心為每個單位建立一個單獨的數據庫以確保數據的保密性。另外中心應定期對各單位的檔案數據進行匯總。9．4處理電子文件，應使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。9．5為方便以后利用計算機進行全文查閱，要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數據庫，同時會在本機的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號相同。9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數據庫副本供查閱，另一套數據封存且不得外借。

檔案怎么用PPT展示

Microsoft Office PowerPoint，是微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應用到更廣泛的領域中。利用Microsoft Office PowerPoint不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網上召開面對面會議、遠程會議或在網上給觀眾展示演示文稿。Microsoft Office PowerPoint做出來的東西叫演示文稿，其格式后綴名為：ppt、pptx；或者也可以保存為：pdf、圖片格式等。2010及以上版本中可保存為視頻格式。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨立又相互聯(lián)系的內容.