擔(dān)保公司檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)然是用管理系統(tǒng)比較好了，信息時(shí)代如果還用人工方式管理那就太奧特了，但這并不是說，用了管理系統(tǒng)就安全了，管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)把數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)如果泄漏或丟失，是沒有哪個軟件公司會為此負(fù)責(zé)的，說到底，數(shù)據(jù)的安全是要靠用戶自己對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)及工作制度來保證的。

檔案管理系統(tǒng)軟件哪個好

檔案管理系統(tǒng)軟件好的有：

1、多可電子檔案管理軟件

這款軟件最主要的功能是將自己的紙質(zhì)檔案管理變成電子的檔案管理，這款功能，還算是比較實(shí)用的，支持實(shí)時(shí)錄入，支持關(guān)鍵詞檢索，還支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

基本上能夠滿足廣大用戶對于工作以及生活的需求，最重要的是多可檔案管理系統(tǒng)，又新研發(fā)出了升級擴(kuò)充產(chǎn)品，這其實(shí)是對于少部分人來說是比較實(shí)用的。

2、文迪公文與檔案管理軟件

這款軟件是以文檔管理為主要功能，能夠滿足大家對于管理文檔的需求，而且是嚴(yán)格按照我國的法律法規(guī)為用戶設(shè)定的軟件，尤其是能夠針對公文網(wǎng)文檔軟件進(jìn)行管理。

所以在隱私方面應(yīng)當(dāng)是做得比較好的，其中還包括銷毀功能，能夠讓大家擺脫歸檔以及因銷毀而浪費(fèi)的精力，也解決了大家對于公文保管不容易的問題。

3、求索人事檔案管理軟件

這一款檔案管理軟件屬于人力資源管理軟件，對于人事的資料管理的特別清晰，雖然也提供一些關(guān)鍵詞搜索以及銷毀功能，但是最主要的還是能夠?qū)⒚恳晃粏T工以及領(lǐng)導(dǎo)的個人信息羅列的非常清楚。

而且能夠支持企業(yè)調(diào)檔，所以如果領(lǐng)導(dǎo)想要了解一個員工的信息，完全可以使用這個檔案管理系統(tǒng)，直接點(diǎn)擊人名就可以展現(xiàn)一切的資料。

4、晨科文件檔案管理軟件

不同于其他的檔案管理軟件這一款軟件專門是針對文件管理的，當(dāng)然這個文件可以是多方面的文件，可能是關(guān)于人力資源的文件，也可能是關(guān)于財(cái)務(wù)文件。

所以就是怕用戶會提供不同種文件，因此這個系統(tǒng)做的好的一點(diǎn)就是將隱私保證的特別好。

5、好用檔案管理軟件

這款軟件既可以為企業(yè)準(zhǔn)備，可以為個人準(zhǔn)備，只要是涉及到自己的檔案以及材料管理的都會提供注冊，而且檔案錄入的方式有很多種，可以是拍照可以是掃描。

能夠及時(shí)的監(jiān)測手機(jī)后臺擁有哪些適配的軟件和程序，更快的幫助用戶將檔案錄入，節(jié)省雙方的經(jīng)歷時(shí)間。

有沒有好用又免費(fèi)的檔案管理軟件推薦一下？

人事檔案管理軟件比較多，文檔管理軟件比較少。人事的可以用里諾的人事檔案管理軟件試試

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔： 檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰： 根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

3）檔案編號生成： OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理： 根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫： OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理： 為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢： 實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請： 借閱人在填寫借閱單時(shí)，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤： 檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒： OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)： 為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄： 根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

宏達(dá)管理軟件體驗(yàn)中心：開發(fā)的免費(fèi)的，除打印功能收費(fèi)外，《宏達(dá)人事信息管理系統(tǒng)》是協(xié)助各單位科學(xué)、全面、高效地進(jìn)行人事管理的系統(tǒng)。該系統(tǒng)在功能方面包括了：人事檔案(人事檔案完整資料、人事合同管理、員工生理狀況、員工戶口狀況、員工政治面貌、員工投保情況、員工擔(dān)保情況)、考勤與加班(考勤、加班、出差記錄);人事變動(新進(jìn)員工登記、員工離職登記、人事變更記錄);考核與獎懲(考核與獎懲記錄);員工培訓(xùn)(員工培訓(xùn)記錄、員工學(xué)歷記錄);綜合處理(在職人員分類統(tǒng)計(jì)、離職人員人數(shù)統(tǒng)計(jì)、員工綜合統(tǒng)計(jì))以上功能。 該系統(tǒng)整體構(gòu)架簡單，用戶容易上手，操作快捷、方便，性能高效、強(qiáng)大。此系統(tǒng)全中文操作界面，使用易懂、易會，無需計(jì)算機(jī)專業(yè)知識。別具一格的快捷方式為您提高了工作效率！另外系統(tǒng)的開發(fā)性比較好，支持二次開發(fā)功能。 本站提供免費(fèi)的下載試用，詳細(xì)信息請到：查看;該軟件購買之后將提供免費(fèi)升級、技術(shù)支持、售后服務(wù)。

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誰有功能完善，操作簡單的擔(dān)保業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)！

信息化對擔(dān)保公司業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)部管理來說都是很重要的啊~信息化也是擔(dān)保公司和擔(dān)保行業(yè)發(fā)展的必然需求~根據(jù)自身實(shí)際情況可以“量身定做”一款適合公司規(guī)模的軟件和業(yè)務(wù)發(fā)展的擔(dān)保軟件；也可以考慮購買通用版本的擔(dān)保軟件，長春萬易科技有限責(zé)任公司專注擔(dān)保行業(yè)多年，你可以考慮與他們聯(lián)系一下，但我建議如果規(guī)模小的擔(dān)保公司可以直接購買通用版的擔(dān)保軟件就可以，成本低，實(shí)用性強(qiáng)~

擔(dān)保公司檔案管理辦法

檔案管理制度的內(nèi)容和構(gòu)成要素基本上大致不差的，現(xiàn)提供一分河南檔案局的管理文件，你參考一下吧：

第一章 總 則
第一條 為了做好歸檔文件的整理工作，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《<歸檔文件整理規(guī)則>（DA/T22—2000）》（以下簡稱《規(guī)則》），結(jié)合我省實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條 本細(xì)則所指的歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的辦理完畢的有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文件材料。
第三條 歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
第四條 根據(jù)《規(guī)則》規(guī)定和我省的實(shí)際情況，從2001年1月1日起，立檔單位對歸檔文件實(shí)行以“件”為單位進(jìn)行整理。取消“卷”級整理，“卷”不再作為文書檔案的保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。
第二章 實(shí)施范圍
第五條 本細(xì)則適用于我省各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的紙質(zhì)文件材料的整理工作。
第六條 企業(yè)事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等歸檔文件材料的整理工作，可參照執(zhí)行本細(xì)則。
第七條 科技、會計(jì)等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理不適用本細(xì)則。
第三章 歸檔文件整理的組織工作
第八條 根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）第七章和中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，定期向檔案部門歸檔。
整理環(huán)節(jié)一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)，可采取分教式、集中式或集中與分教相結(jié)合的形式。
第九條 立檔單位必須制定本單位的《文書材料整理及歸檔辦法》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制監(jiān)督實(shí)施。
第十條 承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員應(yīng)做好文件材料的平時(shí)積累工作，要及時(shí)收集，嚴(yán)格登記，嚴(yán)格檢查，隨辦隨歸，妥善管理。
第十一條 檔案人員應(yīng)深入實(shí)際，加強(qiáng)具體指導(dǎo)，認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)把質(zhì)量檢查關(guān)。檢查的重點(diǎn)是：應(yīng)歸檔的文件材料是否齊全完整；整理的方法是否符合本細(xì)則和相關(guān)規(guī)定的要求；歸檔文件保管期限是否劃分準(zhǔn)確；與紙質(zhì)文件相配套的其他門類和載體的檔案，整理方法是否符合要求。
第四章 歸檔文件的整理單位和裝訂
第十二條 歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件。下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：
（一）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；
（二）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件一、附件二、附件三、以此類推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；
（三）收文件處理單應(yīng)與來文作為一件；
（四）原件與復(fù)印件或手抄件作為一件；
（五）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；
（六）報(bào)表、名冊、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；
（七）請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書作為一件；
（八）歸檔文件的中文與外文為一件。
第十三條 歸檔文件實(shí)行兩套制。一套按《規(guī)則》進(jìn)行文件級整理；一套按不同發(fā)文字號進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發(fā)文匯集，封面上不標(biāo)注保管期限。
第十四條 歸檔文件裝訂前，必須對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進(jìn)行修復(fù)，對文字模糊或褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。
第十五條 對大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)盡量位于字跡間隙處。
第十六條 以“件”作為保管單位的各文種和稿本的歸檔文件應(yīng)以件為單位裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。
第十七條 裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁，不倒頁，不壓字。
第十八條 歸檔文件采用線繩裝訂。文件較?。?—39頁）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂。
第五章 歸檔文件的分類
第十九條 歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類。包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。
第二十條 歸檔文件應(yīng)采用保管期限——年度——組織機(jī)構(gòu)或保管期限——年度——問題等復(fù)式分類法進(jìn)行分類。過去本機(jī)關(guān)采用的分類方法如屬上述其中之一，不應(yīng)改變，以保持穩(wěn)定。
第二十一條 機(jī)構(gòu)分類法，是指根據(jù)內(nèi)設(shè)承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。原則上一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時(shí)采用問題分類法。
第二十二條 采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上要以發(fā)文機(jī)構(gòu)的名稱歸入該機(jī)構(gòu)的類中。下列情況的處理方法是：
（一）由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)；
（二）由幾個機(jī)構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；
（三）立檔單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，一般應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一常設(shè)性內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公的，形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中。
第二十三條 問題分類法，是指按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。采用問題分類法，要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包含。此法只在不適合按機(jī)構(gòu)分類時(shí)采用。采用問題分類法時(shí)不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法。
第二十四條 問題的類別與類名，原則上應(yīng)根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置。不允許按文種設(shè)類，更不能以“材料類”、“文件類”、“電報(bào)類”等設(shè)類。文件、材料、電報(bào)等都應(yīng)按問題合并歸檔。
第二十五條 保管期限分類法，是指根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。各單位劃分保管期限時(shí)，應(yīng)執(zhí)行《河南省檔案局關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《河南省文書檔案保管期限表》的規(guī)定。
第六章 歸檔文件的排列
第二十六條 歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列。上級來文集中排列在本級檔案文件之前，下級來文集中排在其后。
第二十七條 同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。
第二十八條 不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列，還可按事由具有的共同屬性排列。
第二十九條 對具有保存價(jià)值，但未及時(shí)歸檔的零散文件，應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限歸檔文件的最后，在歸檔文件目錄備注欄中注明“此件與前X件為同一事由”；或與內(nèi)容相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中注明“此件為兩件”。并在插入文件的右上角蓋“插入件”章。
第七章 歸檔文件的編號
第三十條 歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其內(nèi)容有：編件號、蓋歸檔章及填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目。
第三十一條 件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號（進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編寫，檔案室暫不填寫）兩種。室編件號的編制辦法為：按不同保管期限依文件排列順序每年都從“1”開始編制。在同一保管期限內(nèi)，類目與類目之間件號可以連編。企業(yè)事業(yè)單位過去按同一年度、同一類目、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐卷流水編號的方法，在這次改革中可保持不變。
第三十二條 歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、館編件號等項(xiàng)目。
全宗號，是指同級檔案館給立檔單位編制的代號。
年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2001”。
保管期限，是歸檔文件保管期限的簡稱。直接標(biāo)“永久”、“長期”、“短期”。
件號，見第三十一條。
機(jī)構(gòu)（問題），是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。
第三十三條 歸檔章的格式為長60㎜，寬30㎜，分為均勻的6格。每格刻上項(xiàng)目內(nèi)容，字型為宋體字，字長度為5㎜。填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠等、鉛筆、純蘭墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫；也可按歸檔項(xiàng)目內(nèi)容刻成印章，如“人事處”或“人事類”，“永久”或“長期”等印章，直接蓋在歸檔章項(xiàng)目欄內(nèi)。歸檔章一般應(yīng)蓋在每份歸檔文件首頁上端右上角的空白位置；歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)與批示文字或收文章等重疊。
第八章 歸檔文件的編目
第三十四條 編目，是指編制歸檔文件目錄。包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注七項(xiàng)。其釋義和具體填寫要求如下：
件號，是指室編件號。
責(zé)任者，是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本單位”等含義不明，難于判斷的簡稱；聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號的機(jī)關(guān)。對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。
文號，是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號三部分組成。填寫文號要照實(shí)抄錄，不能省略。
題名，即文件標(biāo)題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個部分照實(shí)抄錄。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[]”號，重要的會議記錄重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會議的時(shí)間和主要內(nèi)容。
日期，是指文件的成文日期。具體填寫日期項(xiàng)應(yīng)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年度，用2位數(shù)分別填寫月、日；對沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。
實(shí)際填寫時(shí)可將月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行如2001 0101
頁數(shù)，是指每一件歸檔文件的頁數(shù)?？瞻醉摬挥?jì)數(shù)；請示與批復(fù)（含多級請示文）、正本與定稿（法律法規(guī)文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿和定稿各為一件，編目時(shí)應(yīng)注明第一稿、第二稿……定稿等）作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。
備注，用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。
第三十五條 歸檔文件目錄的格式，見《規(guī)則》圖A2。全省原則上采用豎式歸檔文件目錄。
第三十六條 填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。已采用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位，可使用檔案管理軟件生成并打印出目錄。
第三十七條 歸檔文件目錄的編制。一是歸檔文件目錄采用小流水號分不同保管期限編制。即永久、長期、短期三種歸檔文件目錄每年都從“1”開始編制，并分別裝訂成冊。省轄市、縣（區(qū)）直機(jī)關(guān)較小、文件較少的單位，可若干年分保管期限編制，歸檔文件目錄，厚度一般1.5cm—2.cm為宜。二是歸檔文件目錄封面設(shè)置要求。封面應(yīng)設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目，取消機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)目。在歸檔文件目錄的右上角標(biāo)上“機(jī)構(gòu)（問題）”，如“辦公室”或“綜合類”。為便于保管和利用，全省統(tǒng)一規(guī)定，每盒內(nèi)要放置一份歸檔文件目錄。
第九章 歸檔文件的裝盒
第三十八條 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝檔案盒，其工作內(nèi)容包括填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等。
第三十九條 裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類法，將同一年度、同一保管期限、同一類目的文件裝入一盒或若干盒。一般不能跨年度、跨機(jī)構(gòu)（問題）、跨保管期限裝盒。上級文件與下級文件，應(yīng)分開裝盒。一般不與本機(jī)關(guān)文件混裝（針對本機(jī)關(guān)的文件除外）。機(jī)關(guān)較小、文件較少的單位，上下級文件可按同一年度、同一保管期限、同一類目的文件混裝一盒。
第四十條 檔案盒是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，制作規(guī)格與式樣按《規(guī)則》執(zhí)行。檔案盒可豎式排列，也可橫式排列。
第四十一條 檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱）。
第四十二條 檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)不同的排列方式，在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫各檢索項(xiàng)。包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。起止件號欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件件號，其間用“——”號連接，館編件號待檔案移交進(jìn)館時(shí)再行編制；盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列的順序流水號編制。《規(guī)則》要求在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。為方便檔案室管理，我省規(guī)定檔案室統(tǒng)一用鉛筆編制填寫盒號。大機(jī)關(guān)檔案多，可按不同保管期限每年從“1”開始小流水編制盒號；小機(jī)關(guān)檔案少，可按不同保管期限逐年大流水編制盒號。
第四十三條 每一盒歸檔文件應(yīng)設(shè)置備考表。備考表設(shè)置項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
盒內(nèi)文件情況說明，要求填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括該盒內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度，文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。
整理人，填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任；
檢查人，填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項(xiàng)一般由機(jī)關(guān)檔案人填寫，也可由機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人填寫。
日期，填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。
備考表的外形尺寸、頁邊和文字尺寸等見《規(guī)則》圖A5。
第四十四條 本實(shí)施細(xì)則解釋權(quán)屬河南省檔案局。過去與本實(shí)施細(xì)則不一致的規(guī)定和辦法同時(shí)廢止。