井陘農(nóng)商行檔案信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

檔案信息化建設的主要內(nèi)容包括哪些方面

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

檔案信息化工作總結

檔案信息化工作總結范文

檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實科學發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結合我館的實際，始終把加強檔案信息化建設作為檔案事業(yè)中的一項重要工作來抓，適時規(guī)劃，突出重點、有序推進，在基礎設施建設、檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案網(wǎng)站建設以及人才隊伍建設等方面取得了一定的成績，現(xiàn)將一年來的工作情況匯報如下：

一、加強領導，提高認識。

為進一步加強我縣檔案信息化工作的領導，縣檔案局成立檔案信息化建設領導小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設實施意見》，積極開展檔案信息化建設的宣傳工作，將檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質(zhì)量。同時積極與縣委、縣政府及相關部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全縣信息化建設總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設工作。

二、加大投入，夯實基礎。

xxxx年，我局在經(jīng)費比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎設施建設的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎上，投入近20萬元，添置服務器、網(wǎng)絡版軟件、計算機、數(shù)碼照相機、復印機等相關數(shù)碼設備，極大的改善了我局的信息化硬件設施，促進了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎設施建設方面，我局針對各單位財力條件的不同，提出財力許可的單位一次性投入到位，財力條件有限的單位，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計算機普及率達到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達90%，其它基礎設施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設工作奠定了物質(zhì)基礎。

三、分步實施，檔案數(shù)字化建設初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設的先行基礎工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設的必備條件。我們優(yōu)先突出服務重點，為了使老百姓能及時享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項工作的出發(fā)點和落腳點，重點把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設打下了堅實的基礎。同時，今年我局投入16萬元資金，通過招投標的方式，對館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫打下了基礎。為了實現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務上相互銜接，便于機讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財政局等檔案工作硬件設施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進檔案信息網(wǎng)站及政府公開信息查閱場所建設

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設，結合實際情況，及時對網(wǎng)站版面內(nèi)容進行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地為各級領導和機關服務，為社會各界服務，為廣大人民群眾服務。

五、加強培訓，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來重視對檔案業(yè)務人員的的培訓工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務和檔案信息化知識培訓共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進行計算機應用新技術、新設備、新方法等方面的培訓，努力提高其掌握和運用現(xiàn)代化技術的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計算機能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊伍建設成既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才隊伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應，開發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟社會發(fā)展服務的能力還有待不斷增強。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進程，加強開放檔案政府信息公開服務體系建設，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網(wǎng)上快速查詢，更好服務社會大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應國家檔案信息化建設發(fā)展要求，依據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實施意見》和《關于進一步加強南京市檔案信息化建設若干意見》等相關文件要求，以“三個代表”重要思想為指導、以全面貫徹落實科學發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構建和諧社會服務為主線、以省市要求為目標，搶抓機遇、開拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務建設的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡建設為基礎、以檔案信息資源建設為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務網(wǎng)絡化、檔案管理技術現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構建棲霞特色的檔案信息服務多元體系。

一、領導重視、部門支持，完善檔案信息化建設制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設從啟動開始，便得到各級領導的重視。2002年新館建設工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時度勢，同步開展了數(shù)字檔案館建設的規(guī)劃與設計，為檔案信息化建設配備設施、預留條件。近年來，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區(qū)檔案館軟硬件設施的提檔升級，為全區(qū)檔案信息化建設夯實基礎。同時，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長以及分管副區(qū)長擔任中心副主任，足見區(qū)委、區(qū)政府領導對這項工作的認識。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設提供了制度保障。與此同時，全區(qū)70多家機關部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設的號召，做到資金到位、人員到位、設備到位、場所到位,實現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設同步設計、同步實施、同步達標。

二、購置設施、搭建網(wǎng)絡，推進檔案信息化基礎設施建設

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網(wǎng)絡技術的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎設施建設方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設兩個方面著手。

1、加大硬件設施投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化。目前共購置服務器3臺、計算機43臺、投影儀1臺、交換機1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機3臺、掃描儀2臺、打印機4臺、復印機2臺、計算機自動控制溫濕度記錄設備1套，以及攝像機、照相機、電視機、錄音機等多種硬件設施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機關部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置計算機100余臺，棲霞區(qū)應用計算機管理檔案的普及率達100%。

2、強化軟件設施建設，搭建檔案信息化網(wǎng)絡平臺。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機，先后投入經(jīng)費160多萬元，為檔案局(館)設立獨立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過專有網(wǎng)絡與區(qū)檔案館通聯(lián)，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進，注重檔案信息資源建設

棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計入藏各類檔案103個全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點。為適應新形勢所帶來的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎上嘗試構建檔案信息資源復合動態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設是檔案信息資源建設的先導，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將為未來的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設提供優(yōu)良的元知識元與元網(wǎng)絡節(jié)點，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫的必備條件?；诖耍瑮紖^(qū)檔案館完成館藏的103個全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數(shù)據(jù)錄入，實現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進館、目錄實時入庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理，基本完成文件級目錄庫建設。

2、推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。棲霞區(qū)檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務器3臺、計算機43臺以及相應的存儲設備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門負責館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計97萬頁紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過全區(qū)電子政務平臺，實現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡化。

四、依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應用系統(tǒng)建設

在檔案管理應用系統(tǒng)建設中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對檔案信息資源進行整合，努力開創(chuàng)檔案資源的全社會共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實踐中，致力于構建一個基于計算機網(wǎng)絡環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務網(wǎng)絡化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務建設，建立檔案信息化建設的組織保障機構，盡量獲得檔案信息化建設的財政支持，并將檔案資源建設納入全區(qū)電子政務發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務平臺，實現(xiàn)主動溝通，促進協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設。棲霞區(qū)檔案局(館)開通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機關各部門可公開的政務文件，建成動態(tài)文件數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務。與軟件合作開發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動采集與數(shù)據(jù)挖掘技術，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動記錄、自動分類、自動歸檔，初步建構起基于棲霞區(qū)電子政務平臺的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺、《棲霞簡報》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設中又一個工作的重點。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級機關工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負責。管理中心成立以來，共收集、整理、數(shù)字化黨和國家領導人來區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會事業(yè)等方面的照片1萬余張，以及從區(qū)有線電視臺收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個子系統(tǒng)。

3、開通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務新渠道。棲霞區(qū)檔案局開通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術搭建，使用智能化后臺管理系統(tǒng)，做到操作簡便、權責明確、內(nèi)容豐富，既適應政府機關工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務公開、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務指導、工作動態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡分布的廣泛性、開放性、動態(tài)性和非線性等特點，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟了一個為社會各界服務的新渠道。目前網(wǎng)站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會效益。

五、踐行標準、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標準規(guī)范建設

沒有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設啟動伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標準化、規(guī)范化、制度化建設。一方面認真學習、領悟我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關的標準，并努力踐行這些標準;另一方面依據(jù)具體實踐經(jīng)驗，結合現(xiàn)代信息技術發(fā)展趨勢，評價并修訂現(xiàn)有的標準，逐步建立適應棲霞區(qū)自身特點的標準體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理條例》、《南京市檔案條例》等有關法律法規(guī)的規(guī)定，結合棲霞區(qū)的實際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進行嚴格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實現(xiàn)現(xiàn)行文件實施入庫，每個季度向區(qū)檔案館報送一次聲像檔案，進一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設工作。

六、加強培訓、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設的迫切任務。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計算機、網(wǎng)絡、信息技術整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設的持續(xù)發(fā)展做好準備。一是積極參加各級舉辦的計算機應用技能培訓班和檔案信息化培訓班，經(jīng)培訓絕大多數(shù)人都通過了公務員計算機應用技能考試，掌握了檔案信息化基礎知識，大部分檔案人員都能夠獨立開展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應用和基本維護工作;二是積極組織部分從事計算機應用的人員參加政府信息化領導小組舉辦的計算機網(wǎng)絡技術培訓、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓及信息安全培訓等;三是定期對本區(qū)檔案人員開展培訓，培訓內(nèi)容包括計算機基礎、網(wǎng)絡基礎、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個部門進行信息化指導，遇到有關信息化方面的疑問，始終做到有求必應、不厭其煩、耐心指導。經(jīng)過努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴格紀律、落實規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設

信息技術的應用，特別是網(wǎng)絡技術的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設成敗與否的關鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識產(chǎn)權以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實落實國家及省、市相關部門對加強信息安全保障工作的各項規(guī)定和要求，構建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)局(館)24小時實時監(jiān)控;加強對檔案館計算機管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺計算機實行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機房工作人員不得將與工作無關的光盤、磁盤上機使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運行在兩臺服務器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運行檔案門戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務網(wǎng)相連;加強身份認證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設保密管理辦法》，嚴格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設置嚴格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴格按照保密制度執(zhí)行，切實加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實行定人定責，嚴格遵守相關的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過嚴格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設中面臨的困難和問題

1、檔案信息化建設的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫維護人員和專業(yè)計算機操作人員,目前檔案局人員結構老化，專業(yè)人才嚴重缺乏，急需專業(yè)人員來加強檔案信息化建設與管理。

2、檔案工作人員對檔案信息化建設的總體思路和目標還不十分明確，資源共建與共享意識不強，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網(wǎng)站建設還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無法滿足社會各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關心指導下，取得了一定成績，發(fā)揮了較好服務功能，產(chǎn)生了一定社會效應，但同時也深刻體悟到信息技術的日新月異與廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復雜化、個性化。在新的起點上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設將從所肩負的社會責任出發(fā)，通過有效履行服務職責來完善自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境,并從社會中獲取自身發(fā)展的不竭動力。同時，本著求真務實的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設資金投入，加強檔案信息化資源建設，完善檔案信息化標準規(guī)范，強化檔案信息化人才隊伍建設，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進一步整體推進檔案管理信息化和現(xiàn)代化進程。我們堅信，唯有充分認識檔案信息化建設與社會發(fā)展的關系,努力構建全新的多元檔案信息服務體系，才是檔案信息化建設的最終目的，才能真正推動棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。