工程監(jiān)理技術檔案管理制度

　　一、總則

　?。ㄒ唬榱艘?guī)范工程監(jiān)理技術檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法律法規(guī)，制定本制度。

　?。ǘ┍局贫冗m用于工程監(jiān)理技術檔案的管理。

　　二、管理范圍

　　本制度所指的工程監(jiān)理技術檔案包括：

　?。ㄒ唬┕こ瘫O(jiān)理合同、報價單、報告、變更單、驗收單等文書檔案；

　?。ǘ┕こ瘫O(jiān)理過程中的記錄、報告、資料等檔案；

　　（三）工程監(jiān)理中的各類照片檔案；

　?。ㄋ模┕こ瘫O(jiān)理中的電子文檔和影像文檔檔案。

　　三、管理原則

　　（一）遵守法律法規(guī)，科學管理。

　?。ǘ┐_保檔案安全，保證檔案的完整性和真實性。

　　（三）規(guī)范檔案的存儲、使用和銷毀。

　　四、檔案存儲

　?。ㄒ唬n案存儲應當嚴格按照檔案類別和時間順序進行，并建立檔案目錄，以便于查找。

　?。ǘn案存放應當放置在安全、干燥、防塵的地方，以防止檔案受潮、變形、破損等。

　?。ㄈn案存放應當配備必要的報警設備，以防止檔案遭受火災、水漬等損害。

　　五、檔案使用

　?。ㄒ唬n案使用應當按照工作需要，經(jīng)過審核后方可使用。

　　（二）檔案使用應當有序、科學，不得擅自拆封、拷貝或者把檔案帶出辦公室。

　?。ㄈn案使用應當按照規(guī)定的時間和方式進行歸還，以免造成損失。

　　六、檔案銷毀

　?。ㄒ唬n案銷毀應當經(jīng)過審批后方可進行。

　?。ǘn案銷毀應當按照規(guī)定的方式進行，以免造成損失。

　?。ㄈn案銷毀后，應當建立銷毀記錄，便于查詢。

　　七、責任追究

　?。ㄒ唬τ谶`反本制度規(guī)定的，應當追究有關責任人的責任。

　?。ǘτ趽p壞或者丟失的檔案，應當追究有關責任人的責任。

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數(shù)量、各種材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。

　　2、必須及時做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項目質量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內容連貫。

　　工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。

　　項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節(jié)能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術資料的真實性和準確性

　　真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法,否則,一旦工程出了質量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

　　準確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規(guī)范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。

　　資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或專業(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產(chǎn)生任何歧義。對于很多的分項工程檢驗批質量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數(shù)與后面附的質量資料不能前后對應。

　　有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內業(yè)就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質量事故，當時不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶于動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的后果。這就要求發(fā)揮建設單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術負責人要對技術資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為準確無誤后，方可填寫。

　　如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規(guī)范進行，是否達到要求標準；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術資料的完整性

　　不完整的技術內業(yè)資料將會導致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質量狀況。不僅資料內容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質量證明材料，我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責分明，簽認齊全

　　《建筑工程質量檢驗評定標準》規(guī)定了“質量檢驗評定程序及組織”各級質量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現(xiàn)場與技術員、質檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質量進行記錄，做到實際施工質量與評定相吻合，并一一簽字確認；

　　對于各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證并一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質量驗收。

　　在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應工程的施工進度和內業(yè)資料是否同步，內業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實現(xiàn)微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調出來，有了這樣一個電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內業(yè)人員的工作強度。

　　要建立相應的全宗卷、卷內目錄和備考表，不僅檔案盒內有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內業(yè)資料也將實現(xiàn)標準化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們人一樣是有壽命的，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。

　　7、有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風，勤于問質檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找?guī)追胶炞C。

　　勤于隨時到現(xiàn)場落實工程施工情況，比如：基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點，目前還未進行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡化，鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實現(xiàn)技術資料網(wǎng)絡化收集管理的軟件。因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟件實現(xiàn)不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質方案。