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監(jiān)理檔案管理辦法

時間:2023-03-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  監(jiān)理檔案管理辦法

  《監(jiān)理資料管理制度》要點:

 ?。ㄒ唬?、城建檔案管理規(guī)定

  1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印,采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙,填寫或打印的首份用于上交城建檔案館;

  2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章,單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章;

 ?。ǘ?、收文程序

  來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

  監(jiān)理檔案管理辦法   《監(jiān)理資料管理制度》要點:  ?。ㄒ唬?、城建檔案管理規(guī)定   1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印,采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙,填寫或打印的首份用于上交城建檔案館;   2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章,單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章;  ?。ǘ?、收文程序   來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔   1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記;   2、按照文件規(guī)定的分類,屬于同類編號的文件登記在一張表上。  ?。ㄈ①Y料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理   第一種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的;   專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位   第二種文件:業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的;   專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)傳閱→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位   第三種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的;   專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位   第四種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的;   專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→歸檔   第五種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。   專業(yè)簽閱→歸檔  ?。ㄋ模?、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)   1、會議紀(jì)要由項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)指定擬稿人;   2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿;   3、根據(jù)授權(quán),發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核后才能定稿;   4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出;   5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。  ?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記   1、收文和發(fā)文分開登記;   2、按資料分類,屬于同類編號的登記在一起;   3、經(jīng)濟(jì)簽證獨立登記;   4、工程變更獨立登記(總監(jiān)登記);   5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程,項目總監(jiān)根據(jù)實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。  ?。①Y料收集   資料收集范圍:政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。  ?。ㄆ撸?、資料編號   1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為:A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計類、E業(yè)主類;   2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下:  ?。?)、發(fā)文編號:采用MMi-Ni-XX形式;   MM:表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號;   Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”;   XX:表示流水號。如1,2,3,……N。  ?。?)、收文編號:按城建檔案規(guī)定的分類,屬于同類編號的登記在一起,然后按照收文順序編寫流水號;   3、若項目有多個單位工程或區(qū)段,將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。  ?。ò耍①Y料歸檔   1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔;   2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開;   3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。   (九)、向移交資料   分類→裝訂→上交   1、每月上交歸檔資料(見附表),按照城建檔案和的規(guī)定劃分為:A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類,分別裝訂成冊;   2、每月28日前須將本月資料整理好上交;   3、現(xiàn)場資料員向上交資料時,應(yīng)填好“資料目錄”表,并由交接人簽字。  ?。ㄊ?、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時移交  ?。ㄊ唬⑾驒n案館移交資料  ?。ㄊ①Y料借閱  ?。ㄊ?、資料信息化管理   通過計算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤,月底與資料一起上交。  ?。ㄊ模?、資料保管   1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作;   2、監(jiān)理小組常用的資料,應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存,以備查閱。  ?。ㄊ澹⑹зY料處理   工程竣工后項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。   (十六)、總監(jiān)、資料員的責(zé)任   總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。   監(jiān)理資料員怎樣整理檔案?   呵呵??!我也剛學(xué),覺得東西很多,你最好買個資料軟件,我正在百度文庫上傳,你明天看看下載吧??!免費得   資料員工作的具體流程資料員崗位職責(zé)   1.2.1在項目上負(fù)責(zé)工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。  ?。?)負(fù)責(zé)工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作  ?。?)收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀(jì)要等資料并歸檔。   1.2.2參加分部分項工程的驗收工作  ?。?)負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔;  ?。?)監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理,做到完整、及時,與工程進(jìn)度同步;按時向檔案室移交;  ?。?)負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作;  ?。?)指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料(包括設(shè)備進(jìn)場開箱資料)的保管   1.2.3負(fù)責(zé)計劃、統(tǒng)計的管理工作  ?。?)負(fù)責(zé)對施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報,按月編制施工統(tǒng)計報表;  ?。?)負(fù)責(zé)與項目有關(guān)的各類合同的檔案管理   1.2.4負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作   (1)協(xié)助項目經(jīng)理做好對外協(xié)調(diào)、接待工作;   (2)負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作   1.2.5完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)   建設(shè)工程檔案管理辦法   關(guān)于規(guī)范編報城市建設(shè)工程檔案的通知各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位:為及時、規(guī)范編報城市建設(shè)工程檔案和加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,確保工程檔案的齊全   法律依據(jù):   《中華人民共和國檔案法》   第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負(fù)責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導(dǎo)。   縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。   鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。   第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。   中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。   第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

  1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記;

  2、按照文件規(guī)定的分類,屬于同類編號的文件登記在一張表上。

 ?。ㄈ①Y料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理

  第一種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的;

  專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位

  第二種文件:業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的;

  專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)傳閱→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

  第三種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的;

  專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位

  第四種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的;

  專業(yè)監(jiān)理工程師(監(jiān)理員)批閱簽字→歸檔

  第五種文件:各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

  專業(yè)簽閱→歸檔

 ?。ㄋ模?、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

  1、會議紀(jì)要由項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)指定擬稿人;

  2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿;

  3、根據(jù)授權(quán),發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)審核后才能定稿;

  4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出;

  5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

 ?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記

  1、收文和發(fā)文分開登記;

  2、按資料分類,屬于同類編號的登記在一起;

  3、經(jīng)濟(jì)簽證獨立登記;

  4、工程變更獨立登記(總監(jiān)登記);

  5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程,項目總監(jiān)根據(jù)實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

 ?。?、資料收集

  資料收集范圍:政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

 ?。ㄆ撸?、資料編號

  1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為:A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計類、E業(yè)主類;

  2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下:

 ?。?)、發(fā)文編號:采用MMi-Ni-XX形式;

  MM:表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號;

  Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”;

  XX:表示流水號。如1,2,3,……N。

 ?。?)、收文編號:按城建檔案規(guī)定的分類,屬于同類編號的登記在一起,然后按照收文順序編寫流水號;

  3、若項目有多個單位工程或區(qū)段,將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。

 ?。ò耍①Y料歸檔

  1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔;

  2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開;

  3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

 ?。ň牛?、向移交資料

  分類→裝訂→上交

  1、每月上交歸檔資料(見附表),按照城建檔案和的規(guī)定劃分為:A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類,分別裝訂成冊;

  2、每月28日前須將本月資料整理好上交;

  3、現(xiàn)場資料員向上交資料時,應(yīng)填好“資料目錄”表,并由交接人簽字。

  (十)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時移交

 ?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

 ?。ㄊ?、資料借閱

  (十三)、資料信息化管理

  通過計算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤,月底與資料一起上交。

 ?。ㄊ模?、資料保管

  1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作;

  2、監(jiān)理小組常用的資料,應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存,以備查閱。

 ?。ㄊ澹?、失效資料處理

  工程竣工后項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。

 ?。ㄊ?、總監(jiān)、資料員的責(zé)任

  總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。

  監(jiān)理資料員怎樣整理檔案?

  呵呵??!我也剛學(xué),覺得東西很多,你最好買個資料軟件,我正在百度文庫上傳,你明天看看下載吧!!免費得

  資料員工作的具體流程資料員崗位職責(zé)

  1.2.1在項目上負(fù)責(zé)工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。

 ?。?)負(fù)責(zé)工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作

 ?。?)收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀(jì)要等資料并歸檔。

  1.2.2參加分部分項工程的驗收工作

 ?。?)負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔;

 ?。?)監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理,做到完整、及時,與工程進(jìn)度同步;按時向檔案室移交;

 ?。?)負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作;

 ?。?)指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料(包括設(shè)備進(jìn)場開箱資料)的保管

  1.2.3負(fù)責(zé)計劃、統(tǒng)計的管理工作

 ?。?)負(fù)責(zé)對施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報,按月編制施工統(tǒng)計報表;

  (2)負(fù)責(zé)與項目有關(guān)的各類合同的檔案管理

  1.2.4負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作

 ?。?)協(xié)助項目經(jīng)理做好對外協(xié)調(diào)、接待工作;

 ?。?)負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作

  1.2.5完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)

  建設(shè)工程檔案管理辦法

  關(guān)于規(guī)范編報城市建設(shè)工程檔案的通知各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位:為及時、規(guī)范編報城市建設(shè)工程檔案和加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,確保工程檔案的齊全

  法律依據(jù):

  《中華人民共和國檔案法》

  第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負(fù)責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

  縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

  鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

  第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

  中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

  第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

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