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檔案掃描錄入整理接包
檔案掃描錄入整理接包是一項可以在家中或任何地方進(jìn)行的工作,主要是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版,以便更方便地管理和存儲。以下是一些關(guān)于檔案掃描錄入整理接包的信息:
工作內(nèi)容:
-掃描紙質(zhì)檔案并將其轉(zhuǎn)化為電子版
-對電子版檔案進(jìn)行分類整理
-將檔案存儲在云端或其他存儲設(shè)備中
-根據(jù)客戶要求進(jìn)行命名和標(biāo)記
-根據(jù)客戶要求進(jìn)行其他相關(guān)工作,如數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)分析等
需要的技能:
-熟練使用掃描儀和其他相關(guān)設(shè)備
-熟練使用電腦和相關(guān)軟件,如Microsoft Office、Adobe Acrobat等
-有良好的組織和時間管理能力
-有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力
如何接包:
-在網(wǎng)上尋找相關(guān)的接包平臺或社交媒體群組
-創(chuàng)建自己的個人品牌或網(wǎng)站,以便客戶可以直接聯(lián)系你
-通過口碑傳播和推薦來獲得更多的客戶
收費標(biāo)準(zhǔn):
-根據(jù)檔案的數(shù)量、復(fù)雜程度和客戶要求的工作量來收取費用
-可以按小時計費或按項目計費
總結(jié):
檔案掃描錄入整理接包是一項適合在家工作的工作。需要有良好的組織和時間管理能力,以及熟練使用相關(guān)設(shè)備和軟件的能力??梢酝ㄟ^接包平臺、社交媒體群組或自己的品牌來獲取客戶。收費標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)檔案數(shù)量、復(fù)雜程度和客戶要求的工作量來制定。
文書檔案整理歸檔流程與方法
1、整理與事件相關(guān)的所有資料,將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失,在編寫頁碼時可采用“共*頁,第x頁的編號方式。
2、編寫完頁碼之后,將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包,在電腦里建立一個專門的文件夾,進(jìn)行備份。
3、用Excel表格建立資料臺賬,包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。
4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好,按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。
5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中,在檔案袋的封皮上編號,注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。
1檔案整理工作的內(nèi)容
1.1系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。
1.2局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3全過程整理
由于一些特殊原因,檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時,就必須進(jìn)行全過程的整理工作。
2檔案整理工作的意義
2.1檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。
否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費時間,也會影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點,反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點,利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項重要的基礎(chǔ)性工作,它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。
3.1按照檔案形成的特點和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個人形成的。各個歷史時期內(nèi)形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點。
所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。
只有認(rèn)識檔案的形成特點和規(guī)律,才能實事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時期、形成機(jī)關(guān)各項活動的歷史面貌,從而便于查找利用。
3.2充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時空條件下,對不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時的實踐活動,而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。
在整理檔案的時候,要尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。
我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:
第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。
一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡?,而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。
第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A簟?/p>
即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識,也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻(xiàn)整理的一個重要特點。
文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的。“內(nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點,我們對其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費問題的請示、批復(fù)、報銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。
整理檔案是一項復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時,特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機(jī)械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。
檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的?
所謂檔案數(shù)字化是指用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率,降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項目完成后,社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要,也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后,不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。
檔案管理有哪些流程
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號,歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號寫錯,重新編號,對可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價值的檔案,同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值,以實現(xiàn)檔案的分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:
掃描儀完成后,采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。
5、完整的OCR識別:
若項目需要實現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對,校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用:保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對檔案的利用。