電子檔案和卷宗的去吧

　　電子檔案是一種用數(shù)字化技術(shù)收集、存儲、管理和檢索文件的方式。它通過將文件數(shù)字化并存儲在計算機或云端服務器中，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的長期保存、高效利用和方便共享。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有以下優(yōu)點：

　　1.篇幅小、容易傳輸：電子檔案的數(shù)據(jù)量相對紙質(zhì)檔案要小得多，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或存儲到U盤、硬盤等介質(zhì)中，方便傳輸和共享。

　　2.安全可靠：在數(shù)字化存儲過程中，可以對電子檔案加密和備份，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

　　3.高效利用：通過搜索和索引功能，可以快速找到需要的信息和文件，提高了信息的利用效率。

　　4.節(jié)省空間與成本：電子檔案不需要占用大量的空間和人力，可以節(jié)省管理成本和存儲空間。

　　卷宗則是指擁有完整資料的一套文件，通常在法律、審計等行業(yè)中使用。卷宗可以包含各種文件，如報告、證據(jù)、申請，以及其他一些支持訴訟或?qū)徲嫷南鄳臋n。

　　電子檔案可以用于管理卷宗，實現(xiàn)從紙張到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將卷宗數(shù)字化后，在計算機上維護它們可以使管理更具可伸縮性，減少人力成本，提高數(shù)據(jù)安全性和整體效率。傳統(tǒng)的管理方式需要大量的時間和人力來維護和管理卷宗，而通過數(shù)字化后，可以實現(xiàn)電子化審批和歸檔、自動批處理等功能，從而實現(xiàn)高效和便捷的管理，減輕了工作的負擔，并且縮短了任務完成的時間。

　　電子卷宗系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別

　　1.案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計的基本單位。

　　2.件件是檔案管理中最基本的單位，多件可以放在一個案卷里。區(qū)別：件是案卷的組成部分。

　　紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別

　　隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別，希望對大家有所幫助！

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。

　　1、歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

　　2、鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術(shù)。

　　3、保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的`一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

　　電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。

　　紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

　　1、實現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據(jù)梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。

　　實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

　　2、優(yōu)勢互補管理。信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。

　　而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同

　　傳統(tǒng)檔案的編目是對檀卷按年代和分類號逐卷進行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構(gòu)滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。

　　電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉庫中擺放次序編號，并寫標題簡要闡明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標題按序號聚集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結(jié)檔案全文主動檢索，文件級目錄可省去。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同

　　對電子文件來說，因為電子文件具有易逝性、易更改性，文件信息內(nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，有必要在文件構(gòu)成之前就決議其是否需求保存及保存時刻長短，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定相同是對其保存價值的判斷和猜測，所不同的是判斷進程要對文件的內(nèi)容及某些辦法特征進行充沛的剖析，還需求對文件進行必要的技能剖析，因為關(guān)于電子文件來說，技能狀況與文件的.實在性、可讀性、運用性規(guī)模密切相關(guān)，可對其保存價值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現(xiàn)，電子檔案的判定分為內(nèi)容判定和技能判定兩個方面，電子檔案內(nèi)容判定的準則、標準、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無病毒判定和介質(zhì)判定等。

　　判定程序：歸檔曾經(jīng)確認歸檔文件，并區(qū)別保管期限；檔案室在接納電子文件時，進行內(nèi)容判定和技能判定；對未進檔案室的電子文件在保管必定時期后再判定，以確認其是否需求持續(xù)保存。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉庫管理辦法不同

　　檔案的保管一般來說是對已收拾好并寄存?zhèn)}庫及其柜架中的檔案進行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數(shù)"。

　　其寄存環(huán)境和防護設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對倉庫溫濕度進行嚴厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設(shè)備，電子檔案還要嚴厲防備核算機病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。

　　紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別

　　1.管理方法的區(qū)別。

　　1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設(shè)備把電子檔案中的地址存儲在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的相關(guān)存儲設(shè)備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設(shè)備直接查閱該電子檔案。

　　條理性的歸檔方式對信息設(shè)備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務及信息設(shè)備的具體條件，要具備十分嚴謹?shù)墓芾矸绞郊胺€(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境。而物理歸檔就是將電子檔案采取脫機備份，移交到檔案部門，實行脫機保存。

　　1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區(qū)分、編目，形成一個完整的系統(tǒng)。根據(jù)檔案中的整體內(nèi)容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區(qū)分、編目和排序。

　　紙質(zhì)檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立數(shù)據(jù)庫。由于電子檔案能通過計算機系統(tǒng)進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統(tǒng)對電子檔案加以自由的組合分類。

　　1.3編目與審核。編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內(nèi)文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最后形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。

　　電子檔案的編目方法和紙質(zhì)的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統(tǒng)上運作，而計算機系統(tǒng)具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的分類號和主題詞，進而實現(xiàn)自動標引，所有，等于在歸檔時，就可以自動化實現(xiàn)“編目”。而電子檔案檢索是根據(jù)電子檔案的檢索系統(tǒng)，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優(yōu)勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。

　　2.保護中的差異。

　　2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。電子檔案所用的設(shè)備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取并存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。

　　2.2兩者面對環(huán)境條件影響的區(qū)別。粉塵影響的區(qū)別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些霉菌物質(zhì)、紙張一旦發(fā)生破損其粘結(jié)起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質(zhì)的反應、生物以及物理的傷害。

　　粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發(fā)生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質(zhì)量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；霉菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是霉菌開始來源，霉菌會分泌出有機酸和酶性物質(zhì)，這些物質(zhì)會使光盤和相關(guān)載體受到損壞，從而丟失相關(guān)的數(shù)據(jù)，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁盤受損、光碟被污染，以至于信息被丟失。溫濕度影響的整體區(qū)別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。

　　對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內(nèi)部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發(fā)生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發(fā)生膨脹或者緊縮，進而對數(shù)據(jù)的讀寫和定位帶來不利的影響。

　　2.3信息保護技術(shù)的差異。如何使檔案的載體——紙張的質(zhì)量更高是紙質(zhì)檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關(guān)的，保障紙質(zhì)文件，且通過紙張實際的記錄內(nèi)容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結(jié)合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內(nèi)的內(nèi)容被竊取或變更。

　　2.4技術(shù)壽命的差異。電子檔案是由信息設(shè)備將信息與載體相結(jié)合起來組成的，要通過信息設(shè)備才能進行利用。如果技術(shù)跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內(nèi)部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護息息有關(guān)的。

　　由于電子檔案是由信息設(shè)備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟件設(shè)備才可查閱。所以，對于電子檔案中數(shù)字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

　　根據(jù)“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財富。

　　因此說：檔案是人類記憶的基礎(chǔ)，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。

　　的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢?對此，本人談一點自己的看法：

　　一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別

　　所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)(如磁盤、磁帶、光盤)上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關(guān)注和重視，但對有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個焦點。具體而言如下：

　　1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別

　　紙質(zhì)檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。

　　電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時間一般分為兩類;一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件;二是項目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。

　　2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別

　　紙質(zhì)檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。

　　論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標準、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。

　　3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別

　　由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。

　　紙質(zhì)文件管理中，實體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理;電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的.簡單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機檢索中的信息查詢無直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

　　4、在檔案保管上的區(qū)別

　　紙質(zhì)檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度;相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"。論文大全。

　　電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設(shè)施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。

　　5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別

　　(1)、檔案利用需求方式的差異

　　紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計算機上進行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

　　(2)、檔案利用需求載體的差異

　　從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術(shù)和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠無法分離。

　　電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對其中信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等。

　　二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點

　　電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;它可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞;電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　紙質(zhì)檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點;而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、流動的特點。

　　三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

　　目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

　　兩種不同載體的檔案有著各自的特點。既有相對性和獨立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點，我們隨著科學技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應有的作用。只有使二者有機地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

　　目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實際發(fā)展來看，在一定時期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。

　　所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個檔案館(室)內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長一段時期內(nèi)。既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

　　電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣嗎

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案各有不同，但也擁有安全性、真實性、原始性的優(yōu)勢；電子檔案具備節(jié)省空間、資源共享、快捷方便等優(yōu)點，也有例如：易丟失檔案信息、易泄密以及易失真等局限性存在。以下我為大家整理了電子檔案和紙質(zhì)檔案是否一樣的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

　　電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣嗎

　　不一樣。紙質(zhì)的文檔，顧名思義是由紙張所制成的文件檔案，如儲存公文所用的圖紙、信件、族譜、電報、合同、記錄、賬目、各種證書、的原稿等。紙質(zhì)檔案形式很簡單，紙張是其唯一的載體。

　　但電子檔案是把已經(jīng)歸檔后的，具備紀念價值的電子文檔及數(shù)值、各種參數(shù)、設(shè)備，電子檔案的形式不少，可使用的載體也不少。但不是一切有關(guān)電子上的文件都可為電子制成的檔案，唯有通過相應的審核后，電子文檔在歸檔之后，具備相應的紀念價值的才可稱作電子檔案。

　　因此，以載體的方式來說，紙質(zhì)的檔案和電子式的檔案雖不一樣，但都是一個符合實際活動的記錄，也是文件檔案的一種形式，且都具備紀念的價值。

　　電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別

　　1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同。

　　傳統(tǒng)檔案的編目是對檀卷按年代和分類號逐卷進行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構(gòu)滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。

　　電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉庫中擺放次序編號，并寫標題簡要闡明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標題按序號聚集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結(jié)檔案全文主動檢索，文件級目錄可省去。

　　2、電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同。

　　對電子文件來說，因為電子文件具有易逝性、易更改性，文件信息內(nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，有必要在文件構(gòu)成之前就決議其是否需求保存及保存時刻長短，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定相同是對其保存價值的判斷和猜測，所不同的是判斷進程要對文件的內(nèi)容及某些辦法特征進行充沛的剖析，還需求對文件進行必要的技能剖析，因為關(guān)于電子文件來說，技能狀況與文件的實在性、可讀性、運用性規(guī)模密切相關(guān)，可對其保存價值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現(xiàn)，電子檔案的判定分為內(nèi)容判定和技能判定兩個方面，電子檔案內(nèi)容判定的準則、標準、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：

　　歸檔曾經(jīng)確認歸檔文件，并區(qū)別保管期限；檔案室在接納電子文件時，進行內(nèi)容判定和技能判定；對未進檔案室的電子文件在保管必定時期后再判定，以確認其是否需求持續(xù)保存。

　　3、電子檔案與紙質(zhì)檔案的.倉庫管理辦法不同。

　　檔案的保管一般來說是對已收拾好并寄存?zhèn)}庫及其柜架中的檔案進行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數(shù)"。

　　其寄存環(huán)境和防護設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對倉庫溫濕度進行嚴厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設(shè)備，電子檔案還要嚴厲防備核算機病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。

　　從維護的時期來看，紙質(zhì)檔案是階段維護，而電子檔案則需求全程的維護管理。