科技檔案整理外包

　　科技檔案整理外包是指雇用專業(yè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人來對(duì)公司或組織的科技檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔、保管、管理等服務(wù)。該服務(wù)可以使企業(yè)在資料方面更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息化建設(shè)水平，提高管理效率和決策能力。

　　科技檔案整理外包可以包括以下內(nèi)容：

　　1.檔案整理：將已有的紙質(zhì)或電子文檔進(jìn)行分類、排序、整理，以便于查閱和使用。

　　2.歸檔管理：確定不同類型的文件應(yīng)當(dāng)存放在哪個(gè)檔案室或區(qū)域，并給每個(gè)文件編號(hào)標(biāo)識(shí)，以便隨時(shí)查找。

　　3.電子化處理：將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，以便于備份和共享。

　　4.特殊文件處理：對(duì)于特殊的文件，如商業(yè)機(jī)密、合同、專利等進(jìn)行專門的處理和管理。

　　5.保密管理：建立嚴(yán)格的檔案保密制度，確保檔案安全，避免泄露。

　　6.定期更新：定期更新檔案內(nèi)容，及時(shí)剔除無用的文件，保證檔案的有效性和完整性。

　　通過科技檔案整理外包，企業(yè)可以大大減輕自身管理壓力，節(jié)約時(shí)間和成本，實(shí)現(xiàn)科技檔案的高效管理。

　　如何選擇檔案外包公司

　　規(guī)模。即考察的注冊(cè)資金、員工規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊(cè)資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技進(jìn)行外包。如江門南大檔案外包服務(wù)，相對(duì)來說，這類有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對(duì)有保障。但也有例外情況存在。

　　比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個(gè)人掛靠大，以大的名義對(duì)外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，他們主觀上追求利潤(rùn)最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求提供項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。

　　業(yè)務(wù)能力。即考察是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對(duì)象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。

　　因此，從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的來外包。目前市場(chǎng)上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)，他們的主營(yíng)業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多外包對(duì)檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時(shí)，可通過交流、溝通，考察對(duì)檔案工作的熟悉程度，再?zèng)Q定是否外包。

　　技術(shù)狀況。即考察是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。

　　外包如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包時(shí)，檔案部門可要求外包提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察對(duì)數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要，可要求做模擬操作演示。

　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍鼨n案數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長(zhǎng)，外包進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)域的時(shí)間則更短。2010年我校啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作時(shí)，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包如雨后春筍般冒出來。

　　因?yàn)榭吹綑n案數(shù)字化加工市場(chǎng)前景良好，許多科技服務(wù)兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，終究是紙上談兵。

　　因此，在選擇外包時(shí)，建議檔案部門要了解一下外包在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)?？紤]到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗(yàn)的來外包。

　　管理水平。了解外包的數(shù)字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有無對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場(chǎng)所進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對(duì)加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉?xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場(chǎng)員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對(duì)外包整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場(chǎng)管理狀況良好，管理制度得到了有效落實(shí)，這樣的外包相對(duì)更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包為了獲取訂單，通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包的真實(shí)加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實(shí)感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該加工服務(wù)的檔案單位，例如江門檔案外包，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動(dòng)是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗(yàn)收合格率是多少、實(shí)體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評(píng)價(jià)外包的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

　　鄭州有哪些做檔案外包比較好的公司

　　請(qǐng)問如何寫關(guān)于檔案整理、檔案數(shù)字化外包工作保密協(xié)議

　　檔案數(shù)字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）。這是檔案局為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門在檔案數(shù)字化過程中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件。《規(guī)范》對(duì)檔案數(shù)字化外包過程中檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理責(zé)任作出了明確規(guī)定，對(duì)數(shù)字化加工過程的各個(gè)環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。

　　當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作在全國(guó)迅速開展，外包服務(wù)成為主流。數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該具備怎樣的資質(zhì)？數(shù)字化加工服務(wù)場(chǎng)所應(yīng)該建立怎樣的環(huán)境？數(shù)據(jù)處理應(yīng)該注意哪些問題？數(shù)字化完成后的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該如何處理？由于沒有相關(guān)的規(guī)定，各地檔案部門只能各行其是，做法五花八門，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問題，國(guó)家檔案局及時(shí)印發(fā)了《規(guī)范》。

　　《規(guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化外包安全管理要按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

　　《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門在數(shù)字化外包過程中的安全管理責(zé)任。在數(shù)字化外包過程中，檔案部門要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案數(shù)字化管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)；要根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍,制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)；對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察；建立健全安全保密、檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴(yán)格監(jiān)管機(jī)制，確保檔案實(shí)體及信息安全。