科技檔案整理目的

　　科技檔案整理的目的是為了收集、整理和保留關(guān)于科技領(lǐng)域的重要信息和歷史記錄，以便將來的研究人員和學(xué)者可以訪問和利用這些信息。此外，科技檔案整理還可以幫助保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和促進(jìn)創(chuàng)新，并記錄技術(shù)和發(fā)明的演變過程，以便更好地了解科技的發(fā)展軌跡。最終，科技檔案整理的目的是為了保持對技術(shù)進(jìn)步的歷史記錄，以便未來的科學(xué)家和研究人員可以借鑒和學(xué)習(xí)。

　　科技檔案管理的作用

　　就企業(yè)而言，其管理體制并不是從一開始就有的，也不是固定不變的。早期我國檔案管理工作大都處于一種相對分散的狀態(tài)，由分散至分管，再由分管至集中，最先成立了科技檔案室與文書檔案室，之后兩者進(jìn)行合并建成檔案館與綜合檔案室等。

　　檔案管理體制實現(xiàn)了三次飛躍，并逐漸成立了相對集中與統(tǒng)一的檔案管理體制。在不斷變革的檔案管理體制當(dāng)中，檔案管理與技術(shù)革命及環(huán)境狀況等之間仍然保持著密切聯(lián)系。

　　企業(yè)的檔案管理也緊跟時代的步伐，電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用是人們更加迫切地尋求方便、快捷、高效的檔案管理方式，因此，提高了檔案管理信息化建設(shè)的要求。信息時代的加速發(fā)展又一次沖擊了檔案管理水平，使各大領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)勢在必行。

　　怎樣科學(xué)制定企業(yè)的科技檔案管理

　　1、重視企業(yè)科技檔案的收集和整理工作，建立科學(xué)的歸檔工作流程

　　1.1做好科技檔案的收集工作

　　收集工作是做好檔案管理工作的支點(diǎn)，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障科技檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的有效渠道。根據(jù)各個企業(yè)的不同的科技活動的特點(diǎn)和步驟，檔案管理人員要在檔案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。

　　1.2遵循科技檔案形成的規(guī)律完成整理立卷工作

　　科技檔案是伴隨著科技生產(chǎn)活動有規(guī)律形成的，科技檔案的整理、立卷是檔案管理過程中的一個承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它連接著科技生產(chǎn)活動和檔案管理的活動?？萍紮n案的管理人員要熟悉科技檔案的形成過程，掌握其形成規(guī)律，在規(guī)律的指導(dǎo)下開展檔案的整理、立卷工作。

　　1.2.1立卷工作要遵循幾個要求：

　?。?）案卷內(nèi)的科技文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況；

　?。?）案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整；

　?。?）案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫材料要符合耐久性要求。

　　1.2.2科技文件管理人員組卷時應(yīng)本著這樣幾個原則：

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件，按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組卷；

　?。?）基建工程的文件，按其反映的不同專業(yè)，分別組織案卷；

　　（3）科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段分別組卷；

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。

　　1.3建立科學(xué)的歸檔流程

　　各個企業(yè)由于其科技生產(chǎn)的內(nèi)容和規(guī)律不盡相同，形成的科技檔案管理流程也各有不同。一般工期較短的項目可以待項目完工后，由項目部的文件管理人員按照企業(yè)的檔案管理相關(guān)規(guī)定整理、立卷，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門審核后，一次性完成歸檔移交工作；如遇工期較長的項目，檔案管理部門可與項目執(zhí)行部門協(xié)商，按照工程的進(jìn)度情況，按階段歸檔，即一個階段完成后，項目部的文件管理人員按照檔案制度管理規(guī)定整理、立卷，經(jīng)檔案管理部門審核后，移交歸檔，完成階段性歸檔工作。

　　企業(yè)科技檔案的相關(guān)管理人員要積極主動的采取行動，了解掌握本企業(yè)的科技生產(chǎn)活動特點(diǎn)，結(jié)合實際情況，經(jīng)常督促有關(guān)人員及時將科技生產(chǎn)中形成的相關(guān)資料收集、整理、立卷，按照企業(yè)檔案有關(guān)要求歸檔；協(xié)助科研生產(chǎn)部門制定文件材料的歸檔范圍，重點(diǎn)關(guān)注驗收、鑒定等相關(guān)資料收集的工作環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對檔案形成過程的控制，把握好歸檔流程的各個節(jié)點(diǎn)，根據(jù)本企業(yè)的實際情況，按照檔案管理的科學(xué)規(guī)律制定合理的管理流程，保障資料齊全、完整，不斷豐富、完善檔案館藏。

　　2、企業(yè)科技檔案的利用

　　2.1、科技檔案的利用對企業(yè)發(fā)展的重要性

　　進(jìn)入信息社會以來，信息尤其是科技信息的生產(chǎn)、收集、整理、利用、開發(fā)能力，已成為一個經(jīng)濟(jì)實體、一個國家強(qiáng)盛的標(biāo)志。企業(yè)科技檔案是企業(yè)信息力的重要組成部分。我們對企業(yè)科技檔案的利用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）有效利用企業(yè)科技檔案，可節(jié)省人力成本，促進(jìn)全社會生產(chǎn)力的提高。科技檔案作為一種潛在的生產(chǎn)力，只能通過利用才可發(fā)揮作用。（2）從戰(zhàn)術(shù)的角度利用企業(yè)科技檔案，可增加科技檔案存量，形成科技檔案價值的開發(fā)利用的良性循環(huán)。科技檔案的價值可以通過對其開發(fā)利用對其進(jìn)行保值、增值，一方面提高全社會的生產(chǎn)力和勞動效率，另一方面，也體現(xiàn)在為新的科技檔案的產(chǎn)生和科技檔案存量的總體增長，因此開發(fā)利用科技檔案價值的過程也就是一個使科技檔案存量增長的過程。

　　2.2、開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的

　　科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項基礎(chǔ)管理的同時，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

　　2.2.1.積極主動參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究等活動中實現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　2.2.2.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計算機(jī)，利用計算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

　　2.2.3開展科技檔案信息的編研。隨著計算機(jī)在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會專題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。

　　3、科技檔案開發(fā)利用的新觀念

　　隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對信息的依賴和需求也越來越大，因而技術(shù)市場應(yīng)運(yùn)而生。在這種形勢下，積極開發(fā)科技檔案信息，既能促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制的改革，又能適應(yīng)把企業(yè)推向市場的需要，使企業(yè)成為社會主義商品生產(chǎn)者和經(jīng)營者。

　　3.1轉(zhuǎn)變舊觀念科技檔案部門收集、保管、開發(fā)利用科技檔案的目的，是為科技、生產(chǎn)及其管理活動提供條件和依據(jù)，也只有在被利用的過程中，才能體現(xiàn)科技檔案工作的價值。

　　多年來，企業(yè)科技檔案工作基本上屬于內(nèi)部服務(wù)型、無償服務(wù)型和保管服務(wù)型。隨著社會的進(jìn)步，那些直接反映經(jīng)濟(jì)情況或經(jīng)濟(jì)建設(shè)的科技檔案的利用將越來越多、越來越迫切，檔案工作者，不但要切實樹立一種開放的、主動為企業(yè)提供服務(wù)的、注意經(jīng)濟(jì)效益的新觀念，而且要從思想上、行動上實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。

　　3.2端正服務(wù)態(tài)度科技檔案工作應(yīng)圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個主戰(zhàn)場轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，摒棄單純的“看攤守堆”和“坐等上門”的觀念，應(yīng)深入生產(chǎn)第一線，主動去了解科研、設(shè)計、生產(chǎn)、管理工作中的實際需要，開發(fā)出科技檔案的信息資源。檔案工作人員在做好日常檔案接收、管理和提供利用的同時，要及時了解決策層和科技人員對檔案資料的需求狀況，結(jié)合本單位具體情況采取定期出成果通報、專題匯編、目錄開放等方法，使檔案部門由你查我調(diào)!的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由零散提供轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供。

　　3.3服務(wù)目標(biāo)多樣化檔案信息服務(wù)的方式要多樣化，根據(jù)具體情況開展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)，送科技上門，送信息到家，盡可能滿足企業(yè)各部門對科技檔案信息利用的不同需求。

　　在知識經(jīng)濟(jì)時代，科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)容更加豐富，服務(wù)的目標(biāo)由單一型轉(zhuǎn)向多樣型；既要不斷滿足知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，又要滿足企業(yè)經(jīng)濟(jì)拓寬和發(fā)展的需要。這就要求在傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，深化科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵。應(yīng)從本單位科技檔案信息資源出發(fā)，確定企業(yè)科技檔案信息的服務(wù)方向，積極開展網(wǎng)上信息檢索與利用服務(wù)，積極開展重點(diǎn)工程館藏的數(shù)字化工作，構(gòu)建起全方位、深層次的服務(wù)格局。

　　3.4服務(wù)手段現(xiàn)代化要做好檔案工作，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)提供快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案人員還必須不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要有較強(qiáng)的信息意識，而且要有管理檔案的業(yè)務(wù)知識和一定的專業(yè)知識。因此每個檔案工作者都必須不斷更新知識，才能適應(yīng)時代的要求，才能推動檔案工作向前發(fā)展，真正做到深化了工作、服務(wù)了企業(yè)、貢獻(xiàn)于社會。

　　3.5科技檔案工作應(yīng)適應(yīng)市場的需求當(dāng)前，在大型施工單位全面走向市場經(jīng)濟(jì)，按現(xiàn)代企業(yè)制度要求進(jìn)行改制改革時，可以看到存在的一個問題：即科技檔案產(chǎn)生于本單位，使用于本單位，而缺乏社會交流。造成該問題的原因有兩個：一是科技檔案工作一直按傳的封閉意識和工作方法運(yùn)作；二是社會缺乏科技檔案的流通機(jī)制。其結(jié)果是：科技檔案的用不是服務(wù)于社會，而是僅限于本單位查閱。也就是說，科技檔案所蘊(yùn)藏的科技生產(chǎn)力沒有被釋放到社會中去，沒有進(jìn)入市場。

　　市場經(jīng)濟(jì)的建立和完善，為科技檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的環(huán)境和大好的機(jī)遇。把保管檔案的庫房變成適應(yīng)市場的信息中心，用現(xiàn)代科技信息為企業(yè)和社會服務(wù)。

　　科學(xué)技術(shù)檔案的作用

　　科技檔案作為科學(xué)技術(shù)信息的載體，可以起到促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的作用。國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，采用一定的新技術(shù)要和本國的資源情況、工業(yè)水平、原材料、社會的傳統(tǒng)和文化水平相適應(yīng)，這就需要多種門類的科技檔案共同發(fā)揮作用。一個企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策，除了要充分了解國內(nèi)外的技術(shù)水平和市場動態(tài)外，更要注意分析研究自己的技術(shù)力量和技術(shù)水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌握的多少等，這就需要充分利用本單位的各種科技檔案?？萍紮n案作用的發(fā)揮帶有全面性、綜合性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。在設(shè)計工作中提高圖紙復(fù)用率為科技檔案成批成套發(fā)揮作用開辟了新的前景。在現(xiàn)代化生產(chǎn)的科學(xué)管理、設(shè)備改造和技術(shù)市場興起后的科技交流以及科學(xué)技術(shù)史的系統(tǒng)研究中，科技檔案可以提供系統(tǒng)的科學(xué)數(shù)據(jù)和依據(jù)?？萍紮n案在政治斗爭中為增強(qiáng)國力、保證軍工生產(chǎn)和恢復(fù)被破壞的建筑物以及設(shè)備方面也具有重大作用。

　　企業(yè)檔案管理的重要性

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。

　?。?）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

　　（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

　?。?）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

　?。?）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

　　2企業(yè)檔案管理原則

　　（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。

　　（2）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

　?。?）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

　　3.1統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性

　　檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。