企業(yè)職工人事檔案整理

　　企業(yè)職工人事檔案整理是指對企業(yè)內(nèi)部所有職工的個人信息和資料進行梳理、歸納、整理、存檔、管理和維護的過程。一份完整的職工人事檔案應包括以下內(nèi)容：

　　1.職工基本信息：包括姓名、性別、年齡、出生日期、籍貫、婚姻狀況、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2.學歷和工作經(jīng)歷：包括畢業(yè)院校、所學專業(yè)、學歷層次、入職時間、離職時間、崗位及職務、所在部門、薪酬等。

　　3.培訓記錄：包括參加培訓的時間、地點、培訓內(nèi)容、培訓形式等。

　　4.獎懲記錄：包括表揚、處罰、警告、罰款等。

　　5.醫(yī)療保健記錄：包括醫(yī)療保險、體檢情況、疾病治療、傷殘認定、組織安排的職業(yè)衛(wèi)生防護措施等。

　　6.其他相關記錄：包括社保繳費記錄、福利待遇、職業(yè)資格證書等。

　　企業(yè)需要對職工人事檔案進行規(guī)范化管理，確保職工檔案的完整、準確、安全、保密。同時，也可以通過對職工人事檔案的梳理和分析，為企業(yè)制定人力資源戰(zhàn)略、招聘計劃、薪酬福利方案等提供支持和參考。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

　　在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

　　基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

　　入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

　　入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

　　工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

　　要確?？梢哉莆諉T工從進入到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

　　二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質(zhì)資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質(zhì)資料轉換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術支持。

　　三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構成重復或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

　　人事檔案怎么整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、人事檔案怎么整理

　　一般的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

　　二、步驟

　　1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

　　7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　三、資料整理

　　1、第一步，確定文件檔案的分類

　　大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

　　2、第二步，定出文件存放規(guī)格

　　（1）本年度文件，以藍色文件盒進行保存；

　?。?）往年文件，以牛皮紙袋進行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進行裝側區(qū)分；

　　（4）因無保密制度，文件不進行加密管理，之后以實際保密制度進行細分、標注。

　　第三步，臺帳

　　我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

　　企業(yè)人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門

　　1、客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

　　2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

　　3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。

　　4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。

　　第三條文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、檔案管理

　　1、各部門將本部門資料每周五到文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認。

　　4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認;借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認，本部門經(jīng)理攜章隨同。

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉入。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一并放入員工檔案。

　　3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，保留一年。

　　人事檔案整理步驟

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　第一步：分類

　　按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

　　第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述。自傳材料的歸類，應該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。

　　第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

　　第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。這一類主要包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學生登記表歸第一類，學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

　　第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

　　第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

　　第八類：涉法違紀材料。問責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關有關行政處理決定等材料。

　　第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》應歸在第九類。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料；生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也入此類。

　　檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復雜、數(shù)量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

　　第四類材料二級分類分為：

　　1、學歷學位材料；

　　2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；

　　3、反映科研學術水平的材料；

　　4、培訓材料等。

　　第九類材料二級分類分為：

　　1、工資材料；

　　2、任免材料；

　　3、出國（境）材料；

　　4、參加會議的代表登記表等其它材料。

　　今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。

　?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類

　　1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

　　2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。

　　3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

　　4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

　　5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

　　具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

　　第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

　　其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數(shù)；復件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同：

　　一是“類號”改為“序號”；

　　二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

　　三是刪除“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求是：

　　1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2、每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。

　　3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數(shù)字。

　　4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

　　5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

　　6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

　　7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。

　　8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

　　特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

　　第四步：技術加工

　　技術加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。

　　1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

　　2、幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。

　　3、幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

　　5、檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步：裝訂

　　檔案目錄置于卷首，干部職務變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　檔案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。

　　“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓，對部門及十名兼職檔案員進行為期七天的培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，培訓內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎。

　　(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

　　這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

　　(三)檔案工作既是單位重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

　　為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

　　(四)服務創(chuàng)新

　　在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務內(nèi)容與服務方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務利用工作進行改變。首先，要對信息服務理念進行樹立，在深入廣泛應用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務工作面臨著越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對信息服務的理念進行樹立。其次，還要強調(diào)主動服務，在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務方式上進行創(chuàng)新。

　　檔案管理的方法和技巧

　　一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經(jīng)濟效益

　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

　　隨著產(chǎn)業(yè)結構逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設，轉為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設任務，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術檔案的內(nèi)涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

　　(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

　　在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設計、預算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

　　在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。

　　二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

　　現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

　　(一)機構創(chuàng)新的核心是精簡。

　　無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務和職責是負責單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網(wǎng)絡與各分、各部室實施聯(lián)網(wǎng)，從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

　　(二)機制創(chuàng)新的關鍵是高效。

　　企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經(jīng)濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。

　　(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

　　目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。