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企業(yè)職工人事檔案整理文件

時間:2023-05-12 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  企業(yè)職工人事檔案整理文件

  企業(yè)職工人事檔案整理文件可以包括以下內容:

  1.擬定企業(yè)職工人事檔案整理的實施計劃

  2.制定檔案整理的標準和規(guī)范

  3.安排人員負責檔案整理工作,確定具體分工和任務

  4.對已有的人事檔案進行初步分類和篩選,保留必要的檔案資料

  5.對保留下來的檔案資料進行詳細的整理和歸檔,確保檔案的完整性和準確性

  6.編制檔案目錄和檔案清單,方便管理和查詢

  7.制定檔案借閱和使用的規(guī)定,保護檔案的安全性和機密性

  8.定期對檔案進行檢查和整理,更新和補充檔案資料

  9.建立檔案管理制度,明確職責和權限,確保檔案管理的規(guī)范化和科學化。

  以上是企業(yè)職工人事檔案整理文件的一些基本內容,具體可根據(jù)企業(yè)情況進行調整和完善。

企業(yè)職工人事檔案整理文件

  公司人事檔案如何整理

  建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

  (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

  (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。

  檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

  (3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:取出應轉走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

  按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。

  (4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

  庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗,鎖門。

  (5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

  擴展資料:

  1、員工基本信息登記。

  這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。

  2、員工入職相關審批文件。

  3、員工各類證件。

  這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

  包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等。

  5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

  6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

  7、員工調薪、獎懲記錄。

  8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

  人事檔案怎么整理

  人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  一、人事檔案怎么整理

  一般的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案,下面我們做簡單介紹。

  二、步驟

  1、首先,準備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個要求不同,這里就不再贅述。

  2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料

  3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。

  4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

  5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。

  6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

  7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。

  三、資料整理

  1、第一步,確定文件檔案的分類

  大面上劃分為兩塊,也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類,員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級,在實際操作中,要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于:車間人員流動大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時以群面居多,面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

  2、第二步,定出文件存放規(guī)格

 ?。?)本年度文件,以藍色文件盒進行保存;

 ?。?)往年文件,以牛皮紙袋進行保存;

  (3)文件盒或者牛皮紙袋內需分類的,則以透明文件袋進行裝側區(qū)分;

 ?。?)因無保密制度,文件不進行加密管理,之后以實際保密制度進行細分、標注。

  第三步,臺帳

  我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來越多,導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

  企業(yè)人事檔案如何管理

  人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃,也叫人力資源計劃,是組織擁有一定質量和必要數(shù)量的人力,求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配,那么,企業(yè)人事檔案如何管理呢?

  第一條管理部門

  1、客戶服務中心為檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由一人全權負責。

  2、文書結案后,原稿由檔案專管人員歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)客戶服務中心部門主管同意后妥為保存,客戶服務中心以影本歸檔,原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

  第二條文件點收

  文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:

  1、檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。

  2、文件如經(jīng)抽存者,應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

  3、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。

  4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。

  第三條文件整理

  1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

  2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

  3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

  一、檔案管理

  1、各部門將本部門資料每周五到文秘處登記、存檔。

  2、文秘收到資料記入電子目錄保存,分類裝訂成冊歸檔。

  3、人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認,但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認。

  4、使用公章,由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認;借出公章,由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認,本部門經(jīng)理攜章隨同。

  5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

  二、人事檔案管理

  1、綜合人事部在員工試用期滿,向其人事檔案關系所在單位開出"調函",交員工或其委托人,在規(guī)定時間內將檔案轉入。

  2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調入單位的調函后,綜合人事部辦理調出手續(xù)。

  三、員工檔案管理

  1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理,交由綜合人事部經(jīng)理,建立員工檔案。

  2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一并放入員工檔案。

  3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

  4、離職員工檔案,保留一年。

  勞動部、國家檔案局關于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

  第一章總則第一條為加強企業(yè)職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定,制定本規(guī)定。第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。

  是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國家檔案的組成部分。

  第三條企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

  第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。

  第二章機構和職責第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

  第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。

  第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責:

 ?。ㄒ唬┍9苈毠n案;

  (二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

 ?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù);

 ?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r;

 ?。ㄎ澹橛嘘P部門提供職工情況;

 ?。┳龊寐毠n案的安全、保密、保護工作;

 ?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室(館)移交檔案;

 ?。ò耍┺k理其它有關事項。第三章檔案的內容第九條企業(yè)職工檔案的內容和分類:

 ?。ㄒ唬┞臍v材料;

 ?。ǘ┳詡鞑牧?;

 ?。ㄈ╄b定、考核、考察材料;

  (四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

 ?。ㄎ澹┱彶牧?;

 ?。﹨⒓又袊伯a(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;

  (七)獎勵材料;

  (八)處分材料;

 ?。ň牛┱杏谩趧雍贤?,調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

 ?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。第四章檔案的收集、保管和銷毀第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應視情節(jié)輕重,嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。第五章檔案的提供利用第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:

 ?。ㄒ唬┎殚啓n案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

 ?。ǘ┎殚?、使用企業(yè)職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

 ?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并按期歸還。

 ?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

  (五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。

 ?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

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