編者薦語：

　　新版《檔案法》是近期熱點話題，檔案館利用是個持久熱門話題。檔案館利用有一定的規(guī)律這個大家認同，可新《檔案法》與《檔案館利用五定律》（2）：

　　檔案與圖書、情報的區(qū)別及對利用的影響

　　劉東斌

　　對于檔案利用，新《檔案法》專門有一章規(guī)定檔案的利用和公布，共有8條，其中涉及限制性內(nèi)容的條款有5條，占了62.5%。即第二十七條規(guī)定“滿二十五年向社會開放”，“涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放。”第二十八條規(guī)定“利用檔案涉及知識產(chǎn)權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規(guī)的規(guī)定。”第三十條規(guī)定“館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。”第三十一條規(guī)定“向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優(yōu)先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當予以支持，提供便利?！钡谌l規(guī)定“屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經(jīng)檔案館或者有關機關同意，任何單位和個人無權公布。”

　　《圖書館法》沒有關于利用的專門章節(jié)，利用的內(nèi)容列在“服務”章節(jié)里，其中涉及限制性利用內(nèi)容的條款只有1條，即第三十七條規(guī)定“公共圖書館向社會公眾提供文獻信息，應當遵守有關法律、行政法規(guī)的規(guī)定，不得向未成年人提供內(nèi)容不適宜的文獻信息?！?/p>

　　對比新《檔案法》與《圖書館法》有關利用的條款，就可以宏觀地看出，檔案利用與圖書利用有著明顯的區(qū)別，在法律層面最大的區(qū)別就在檔案是限制性利用的信息，而圖書是開放性信息。

　　下面就具體地分析一下檔案與圖書、情報的區(qū)別及對利用的影響（節(jié)選《檔案館利用五定律》第一章第二節(jié)）。

　　檔案與圖書、情報是不同的事物，是有區(qū)別的，這應該是檔案與圖書、情報界的共識，尤其是檔案界的共識。然而，到了信息時代似乎人們對這三者的不同關注的不那么熱心了，而對它們的共性關注的熱情在不斷的高漲。1981年11月召開的全國第一次檔案學術討論會上，張幗英提出了“機關企業(yè)的檔案、圖書、資料、情報一體化的意見”，[1]并得到了吳寶康先生的認可。隨后，很快就引起全國檔案界以及圖書、情報界的廣泛關注和強烈的反應。雖然，時間過去了三四十年，“圖書、情報、檔案一體化”推進的并不太理想，但是，卻給檔案界留下了很深的影響，當然，這種影響并不都是正面的，也有一些負面的影響。其負面的影響：其一，對于“圖書、情報、檔案一體化”的研究，過度集中在從信息角度對圖書、情報、檔案共性的探討上，以及如何實施上。而對于信息時代它們的區(qū)別研究不足，尤其是這些區(qū)別對檔案、檔案工作的影響研究不足。甚至出現(xiàn)在信息共性的認識上取消檔案學的趨勢。其二，過度研究解讀圖書、情報、檔案共性對利用的影響，更確切地說是抹殺檔案個性對檔案利用的影響。在檔案利用量上，向圖書利用靠攏?！皺n案利用率這一概念是從圖書利用率移植過來的”[2]，檔案價值擴展律的認識就深受其影響，因為，“由于檔案價值與作用對象的擴大或利用單位數(shù)量的擴大，使得檔案價值與作用的范圍擴大了?！盵3]在圖書利用的影響下產(chǎn)生的這些認識就成了指導檔案利用的理論，檔案界這些年也一直在以圖書利用為標準，用利用率來評估檔案的利用情況，認為檔案利用也應該達到圖書利用是水平。因此，檔案館就采取了種種措施向著這一目標努力。然而，幾十年下來，并沒有多大的起色，離圖書利用的標準相差甚遠。從1998-2017年的全國綜合檔案館與全國公共圖書館利用量比較看，20年來圖書館利用總量平均是檔案館利用總量的24.18倍，圖書館利用率平均是檔案館利用率的10.70倍。而在檔案開放利用上，則向情報利用靠攏。對情報來說利用的越及時越好，才能體現(xiàn)其迅速傳遞信息的作用。受情報利用特點的影響，不僅《檔案法》做出了“經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年”的規(guī)定（新《檔案法》縮短為25年），而且要求：“檔案部門對于一般性的檔案，也要及時做好開放利用的各項準備工作，一俟到期，即行向社會開放，不要人為地拖延開放期限?！盵4]但是，檔案部門也做了很大的努力，在檔案開放上有了明顯的成果。不過它對于擴大檔案的利用，提高檔案利用率的效果并沒有明顯。顯然，在檔案利用方面，過度研究解讀圖書、情報、檔案共性對利用的影響，使我們有些迷失了方向，影響了我們認識檔案的個性對檔案利用的影響。對于檔案的信息個性研究，尤其是有關檔案個性對檔案利用影響的研究，幾乎沒有人關注。

　　一、檔案與圖書、情報的區(qū)別

　　檔案是記憶備忘的工具，這是因為檔案最基本的作用是記憶備忘。從檔案起源的動因看，檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的。檔案起源最初的動因是為了滿足人們記憶備忘的需要，彌補人腦記憶貯存信息不能持久的缺陷，最初形成的檔案就是為了記憶備忘?！翱梢哉f人們的社會記憶的需要，發(fā)展和創(chuàng)造了檔案”。[5]記錄事實以備不測之用，就是檔案的記憶備忘作用。因而，檔案是人們在認識世界和改造世界的實踐活動創(chuàng)造出的記憶備忘的工具。

　　圖書是傳播知識的工具。從圖書起源的動因看，圖書是為了傳播經(jīng)驗、思想、知識的需要而產(chǎn)生，圖書起源的動因是為了傳播。“當人們開始有意識地將文字刻寫在各式各樣的材料上，借以記錄經(jīng)驗，闡述思想，并使之傳播久遠的時候，書籍便開始出現(xiàn)了。”[6]圖書“它是靜態(tài)的信息和知識，只有通過傳遞、交流、供人使用才能發(fā)揮作用。”[7]“傳播知識信息是圖書的基本職能，知識信息是構成圖書的基本因素。”[8]圖書最主要的作用是傳播信息、經(jīng)驗、思想和知識?！皥D書是一種用以表達思想、積累經(jīng)驗、保存知識與傳播知識的工具”。[9]

　　情報的作用就是搜集、分析與判斷處理信息，并為決策服務，以提高效率。其一，正確決策的作用。要做到正確決策自己的行動，就需要調(diào)查研究，就要充分掌握有關情況，經(jīng)過分析判斷后，才有可能做出自己的正確決策。其二，新知識的催化作用?！扒閳髞碜运?，集思才能廣益?！閳罂梢允菇袢说靡员舜藛l(fā)和借鑒，可以使后人繼承前人，使人們對自然界和社會現(xiàn)象的認識一步步深化和成熟，使新知識不斷地出現(xiàn)，從而推動社會迅速地向前發(fā)展。”其三，節(jié)約時間加快速度的作用?！坝辛饲闆r，心中有數(shù)，可以迅速做出判斷，采取正確的行動，辦事效率就會加快，從而為人們節(jié)省大量的寶貴時間?！盵10]

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　　《檔案館利用五定律》提出了“檔案利用五定律”的觀點，即用少律：檔案利用的越少越好，它限制了對檔案的利用；時效律：檔案利用具有時效的特點，它限制了檔案利用的時間范圍；地域律：檔案利用具有一定的地域性，它限制了檔案利用的空間范圍；專指律：檔案利用具有專指的特點，它限制了檔案利用的人群范圍；一次律：檔案利用具有一次性的特點，它限制了檔案利用的次數(shù)。并通過對檔案館的檔案利用情況統(tǒng)計分析、理論研究歸納與案例說明進行闡述論證。希望讀完《檔案館利用五定律》一書后，能夠?qū)ζ溆^點有全面的了鄭州大學出版社《檔案館利用五定律》介紹網(wǎng)址：

　　http://www.zzup.cn/product/1443.html解。要說檔案館利用規(guī)律與新版《檔案法》有關聯(lián),是確實如此？二、檔案的個性對檔案利用的影響

　　影響檔案利用的因素是多方面的，但就檔案本身而言，影響檔案利用的不是檔案的信息共性，而是檔案的信息個性。也就是說影響檔案利用的最主要的因素，不是檔案、圖書、情報作為信息的共性，而是檔案的個性。雖然，檔案、圖書、情報都是信息的一部分，但是，由于它們是不同的信息，有著不同的性質(zhì)，反映到被利用上，就是在利用次數(shù)、利用率以及利用的時效性等方面都是不同的。

　　檔案是記憶備忘的工具，檔案最基本的作用是記憶備忘，記憶備忘就是檔案在信息中的個性之一。反映到被利用上，檔案主要發(fā)揮的是記憶備忘功能，發(fā)揮的是維護社會記憶的真實性和“備用查考”的作用。“檔案的形成從一開始就有著明確的目的性——備用查考。離開了這個目的，就沒有檔案的產(chǎn)生，也就沒有檔案的存在。”[11]因而保存檔案的目的雖然是為了利用，但是，這種利用是——備用查考，為了“備日后之用”。當然，這“備日后之用”的涵義是有深意的，關鍵是“備”。它說明保存檔案的目的并非立刻就用，而是“備日后之用”?！皺n案屬于備用品的范疇”，“檔案作為一種備用品，發(fā)揮的主要是備用功能，具體表現(xiàn)為保障功能：1.發(fā)揮‘以備查考’作用，保障社會各項活動的正常進行。2.維護社會記憶的真實性。檔案作為原始的歷史記錄，只有檔案的完整與安全，才能維護國家歷史面貌和社會秩序的穩(wěn)定。”[12]保存檔案的目的就是為了“備用”，“備用”就是偶爾用，“備用”體現(xiàn)在利用上，就是利用的人次少，檔案被利用的次數(shù)也少，利用率也低，這是由檔案的記憶備忘工具性質(zhì)所決定的，不是人們可以任意改變的。

　　而對于圖書來說，保存圖書的目的并不是為了記憶備忘，也就是說不是為了“備用”，而是為了用，是“使用”，而不是“備用”。保存圖書的目的是為了“使用”圖書最大限度地傳播經(jīng)驗、思想和知識。圖書館保存圖書的目的和圖書館的基本職能是“使用”圖書，傳播經(jīng)驗、思想和知識?！皥D書館藏書是通過長年累月把零散的書收集起來，經(jīng)過科學地加工整理，形成完整的、系統(tǒng)的、有序的科學體系；它的藏書是供社會廣大讀者長期、反復使用的”。[13]也就是說檔案館的保存檔案是為了“備用”，而圖書館的保存圖書是為了“使用”，并且這種“使用”是“反復使用”。“備用”和“使用”尤其是“反復使用”是有區(qū)別的，“備用”是偶爾用，“使用”尤其是“反復使用”則是經(jīng)常用。“檔案屬于‘備查’之物，而非常用之物”，“檔案是人們在社會活動中形成的原始記錄，通過檔案，人們可以較好地了解一個機構或一個國家過去發(fā)生的各項活動，但人們并不是要頻繁地去查閱檔案，而只是在需要辨清某個歷史事實的時候，才去查考檔案。在檔案館中，有很多檔案默默地保存在庫房中，平時較少被利用，有些檔案幾十年未曾被調(diào)過一次檔，但它己經(jīng)發(fā)揮了保障作用”，這就是檔案的記憶備忘的作用。而“圖書屬于使用品，發(fā)揮的是使用功能，具體來說，圖書作為一種傳媒，發(fā)揮的是知識傳播的功能，利用人次越多，知識傳播范圍越廣，發(fā)揮的作用就越大，由此可見，圖書的主要功能在于‘用’”。[14]也就是說檔案利用的少與圖書利用的多，都是由它們的信息個性所決定的，在被利用方面它們都有各自的特點并沒有可比性或可借鑒的。

　　參考文獻：

　　[1]吳寶康.從一個側(cè)面看我國檔案學研究的現(xiàn)狀和動向——全國第一次檔案學術討論會論文專題評述[J].檔案學通訊，1982（Z1）：10-38.

　　[2]劉旭光，劉蔚.檔案利用率質(zhì)疑[J].檔案學通訊，2011（03）：99-101.

　　[3]朱玉媛編著.檔案學基礎[M].武漢：武漢大學出版社，2008：60.

　　[4]陳永生.論檔案工作效益的滯后性特點[J].湖北檔案，1993（02）：21-24.

　　[5]習之.關于“記憶工具”[N].中國檔案報，1999-8-5（3）

　　[6]鄭洵.中國原始圖書起源淺議[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2008（01）：51-54.

　　[7]黃宗忠.圖書館學導論[M].武漢：武漢大學出版社，1988：13-15.

　　[8]肖東發(fā).中國圖書[M].北京：中國書籍出版社，2014：5-6.

　　[9]謝俊貴編著.圖書學基礎[M].長沙：湖南大學出版社，1989：34.

　　[10]桑健編.科技情報學概論[M].沈陽：遼寧人民出版社，1987：16-17.

　　[11]昌晶,張瓅丹.對“備以查考性”的認識[J].四川檔案，2010（03）：54-55.

　　[12]楊立人.從備用品看檔案的備用價值——兼與圖書價值特點進行比較[J].檔案學通訊，2012（06）：29-32.

　　[13]黃宗忠編著.圖書館學導論[M].武漢：武漢大學出版社，2013：20.

　　[14]楊立人.從備用品看檔案的備用價值——兼與圖書價值特點進行比較[J].檔案學通訊，2012（06）:29-32.

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