前言：電子文件是信息時代政府管理、經(jīng)濟運行、社會運轉(zhuǎn)和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的核心戰(zhàn)略資源。為科學規(guī)范做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局聯(lián)合中國國家標準化管理委員會于2016年發(fā)布最新版《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）。

一 2016版《規(guī)范》的整體結(jié)構(gòu)特點

與2002年版相比，2016年《規(guī)范》的整體結(jié)構(gòu)具有如下特點：

1、新增了“業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)”這一章，從前端著手，對電子文件產(chǎn)生的業(yè)務系統(tǒng)的歸檔功能進行了較為全面的規(guī)定；

2、改節(jié)為章，擴充細化。例如，“電子文件的歸檔范圍”從原來第六章“電子文件的收集與積累”下的一個小節(jié)擴充為單獨的一章；

3、跨章合并，聚合內(nèi)容。在原第九章增加了“電子檔案備份”“電子檔案元數(shù)據(jù)的維護”這兩個小節(jié)，強調(diào)了備份及元數(shù)據(jù)維護對于電子檔案安全管理的重要性，并將電子檔案的存儲、備份、利用、統(tǒng)計、元數(shù)據(jù)維護這幾個部分統(tǒng)一歸并為“電子檔案的管理”，層次分明。

二 2016版《規(guī)范》的內(nèi)容特點與變化

2016年《規(guī)范》在總則部分明確規(guī)定，電子文件歸檔與電子檔案管理應納入單位的信息化建設規(guī)劃，并從全程管理理念和前端控制原則出發(fā)，規(guī)定了電子文件形成或辦理部門、檔案部門、保部門、信息化部門等與電子文件形成、歸檔及管理和維護相關(guān)的各個部門的職責；將適用范圍從2002年《規(guī)范》的“黨政機關(guān)”擴大至“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織”。除此之外，2016年《規(guī)范》的內(nèi)容更為充實，對指導我國現(xiàn)階段電子文件歸檔及電子檔案管理具有較強的指導作用。具體如下：

1 全面修訂了術(shù)語及定義

2016年《規(guī)范》對術(shù)語進行了全面修訂，主要體現(xiàn)為：

1.1 新增了9個術(shù)語。分別是“電子檔案”“組件”“可靠性”“業(yè)務系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“移交”“歸檔”“登記”“轉(zhuǎn)換”，澄清了相關(guān)概念。其中：

（1）“電子檔案”是“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”，明確了電子文件與電子檔案之間的聯(lián)系與區(qū)別。

（2）“業(yè)務系統(tǒng)”是“形成或管理機構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)”。該定義準確闡述了業(yè)務系統(tǒng)的性質(zhì)和特點，體現(xiàn)了前端控制的管理理念及對電子文件形成環(huán)境的重視。

（3）“電子檔案管理系統(tǒng)”的定義為“對電子檔案（3.2）進行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)”。

（4）“組件”是“構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨立存在的一個比特流。示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等”。該定義明確了電子文件的結(jié)構(gòu)，對其完整收集和歸檔具有重要指導作用。

（5）“可靠性”是“電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達其所反映的事物、活動或事實的性質(zhì)”。

（6）“移交”是“按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國家檔案館的過程”。

（7）“歸檔”是“將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門提交的過程”。該定義明確了歸檔的對象、范圍、性質(zhì)和要求。

（8）“登記”是“電子檔案進入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時賦予電子檔案唯一標識符的行為”?！暗怯洝笔请娮游募跉w檔過程中成為電子檔案必須履行的一項法定程序，新增這個術(shù)語十分必要。 

1.2  修訂了8個基本術(shù)語與定義。如：將“元數(shù)據(jù)”的定義修改為“描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)”，修改后的術(shù)語定義與國家標準《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1：2010）和國際標準《信息與文件文件管理第一部分：通則》（ISO15489-1：2001）保持了一致。

1.3  刪除了“背景信息”“邏輯歸檔”“物理歸檔”這3個術(shù)語，將“背景信息”歸入“元數(shù)據(jù)”范疇。2016年《規(guī)范》刪除或者說回避了對“邏輯歸檔”“物理歸檔”這兩種歸檔方式的區(qū)分，它所規(guī)定的電子文件歸檔方式到底是怎樣的？8.2.2作了如下規(guī)定：“應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔”。

2 對業(yè)務系統(tǒng)提出了檔案化管理的功能要求

2016年《規(guī)范》的5.1專門對業(yè)務系統(tǒng)提出了歸檔管理的功能要求：業(yè)務系統(tǒng)應該具備形成、收集、整理、歸檔電子文件的功能，以及保存修改信息，生成歸檔數(shù)據(jù)包，跟蹤、審計電子文件的功能。另外，要求業(yè)務系統(tǒng)在電子文件流轉(zhuǎn)期間能夠?qū)崿F(xiàn)對其元數(shù)據(jù)的收集，并且保持元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關(guān)聯(lián)。這項規(guī)定有助于從前端著手對形成流轉(zhuǎn)階段的電子文件進行控制，以確保對后端歸檔保存的電子檔案進行管理和四性的維護，充分體現(xiàn)了電子文件管理的前端控制思想。

3 重視元數(shù)據(jù)的歸檔及維護

元數(shù)據(jù)與電子文件不可分割，它對于電子文件的四性確認和維護，以及電子檔案的發(fā)現(xiàn)、組織與檢索及提供利用都具有重要的作用。2016年《規(guī)范》較為詳細地規(guī)定了元數(shù)據(jù)歸檔的相關(guān)內(nèi)容，并對元數(shù)據(jù)維護提出了相關(guān)要求：

3.1 指明了歸檔元數(shù)據(jù)的類型及范圍。規(guī)定文書類、科技類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔范圍參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）執(zhí)行。另外，針對聲像類電子文件具體列出了應歸檔元數(shù)據(jù)的類型。

3.2 規(guī)定了元數(shù)據(jù)鑒定工作細則。要求在元數(shù)據(jù)鑒定過程中，負責人要確保元數(shù)據(jù)的數(shù)量準確、齊全、完整，保證電子文件及其元數(shù)據(jù)之間的一一對應，確保元數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 規(guī)定了不同種類的元數(shù)據(jù)的歸檔格式，與不同歸檔接口相對應的歸檔格式，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、應用軟件形成的電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。

3.4 規(guī)定了電子檔案元數(shù)據(jù)維護的相關(guān)內(nèi)容，包括：維護范圍、維護措施、維護目標等。

4 明確規(guī)范了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，重視電子檔案安全保障

2016年《規(guī)范》詳細規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的管理配置、電子檔案管理、安全管理、系統(tǒng)管理及紙質(zhì)檔案管理這5個方面的基本功能，并從制度建設、基礎(chǔ)設施和日常管理3個方面對電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理進行了規(guī)范，強調(diào)了安全保障工作的重要性。

5 詳細規(guī)定了電子文件的歸檔流程與時間、歸檔方式和歸檔文件格式

2016年《規(guī)范》詳細闡述了電子文件歸檔與編目的要求：

5.1 規(guī)定了電子文件的歸檔流程。8.1.1規(guī)定，“電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件的歸檔登記表等主要歸檔程序”。

5.2 規(guī)定了電子文件鑒定工作的內(nèi)容及要求。負責人不僅要對電子文件及元數(shù)據(jù)本身鑒定，也需要對電子文件的網(wǎng)絡環(huán)境、存儲介質(zhì)等進行鑒定。實際上包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面的要求。

5.3 指明了電子文件的歸檔時間和歸檔方式。8.2.1規(guī)定，“電子文件形成或者辦理部門應定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間不得遲于電子文件形成后的第2年6月”。8.2.2規(guī)定，“應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或者專用離線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或者離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及元數(shù)據(jù)的歸檔”。8.2.3對歸檔接口做了較為具體的規(guī)定。

5.4  詳細規(guī)定了不同種類的電子文件的歸檔格式。8.3規(guī)定了文本及位圖文件類、版式文件類、數(shù)據(jù)庫類、計算機輔助設計與制造類、照片類、公務電子郵件類以及各種專業(yè)軟件生成的電子文件的歸檔格式，操作性較強。8.4還專門規(guī)定了電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。　

5.5 規(guī)定了電子檔案編目流程及檔號的編制規(guī)范，要求“檔號應能唯一標識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案”。

6 詳細規(guī)定了電子文件收集與整理的內(nèi)容及要求　　

6.1 明確了電子文件及其元數(shù)據(jù)收集與整理的時間及責任部門。7.1.1規(guī)定，電子文件的收集“應在業(yè)務系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成”，收集部門為“電子文件形成部門”，這與4.3部門職責與分工前后呼應?！　?/p>

6.2 細化了電子文件完整性的要求。7.1.2要求“同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整”，并詳細列舉了聲像類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的完整性要求?！　?/p>

6.3 明確規(guī)定了電子文件的保管期限及分類方案，規(guī)范了電子文件紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)建設，電子文件的排序、命名與關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)等具體要求。

7 詳細規(guī)定了電子檔案存儲、備份、統(tǒng)計和利用等基本工作內(nèi)容　　

7.1 細化了電子檔案存儲方面的要求，存儲對象包括電子檔案、元數(shù)據(jù)及電子檔案管理系統(tǒng)。如9.1.3規(guī)定“在線存儲系統(tǒng)應實施容錯技術(shù)方案”。

7.2 增加了電子檔案備份的規(guī)定，包括：備份方案和備份策略、備份管理，離線備份與災難備份。如9.2.2提出了電子檔案近線備份與災難備份的基本要求，包括備份的方式、備份的范圍、相關(guān)的標準規(guī)范等?！　?/p>

7.3 增加了電子檔案利用、統(tǒng)計方面的要求。如9.3.1提出“電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關(guān)保規(guī)定”。

可見，2016年《規(guī)范》高度重視電子檔案備份和元數(shù)據(jù)維護工作，加強了對電子檔案安全保障方面的規(guī)范性要求。

8 規(guī)定了電子檔案處置的相關(guān)要求

8.1 細化了電子檔案的鑒定與審查方面的規(guī)范。如10.1.5“到期電子檔案移交進館前，應進行解審查”部分屬于新增內(nèi)容，該部分與《中華人民共和國保法》（2010）保持一致，實現(xiàn)了標準與法律法規(guī)的銜接。

8.2 增加了電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方面的規(guī)范，包含電子檔案與元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移的情境、轉(zhuǎn)換與遷移的流程與要求。如10.2.6規(guī)定，電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移之后需要重新對電子檔案及元數(shù)據(jù)進行備份。　　

8.3 細化了電子檔案的移交與銷毀規(guī)范，包括移交流程、移交單位、移交方式，銷毀流程等。如10.3細化了電子文件的銷毀流程，并規(guī)定“將被銷毀的電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫”。

來源：CHN檔案管理培訓

編輯：SAN

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