原標題為：抓實檔案數字化過程中的質量管控——為數字檔案館運行做好數據基礎，來源海寧檔案史志公眾號，轉載僅作學習分享之用。

檔案數字化是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。目前，海寧市檔案館進行的檔案數字化工作主要是紙質檔案的數字化。加強檔案數字化加工過程中的質量管控，最大限度地提升存量檔案數字化的質量，是數字檔案館建設的重要數據基礎。紙質檔案的數字化是指利用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。海寧市檔案館近幾年狠抓數字化工作，堅持高標準起點、高質量成果、可持續(xù)利用原則抓實數字化工作全程管理。

抓好管理流程

強化保障層面的支撐

01  建立組織      

檔案數字化是一項系統工程，涉及面廣，工作量大。首先，按照當前檔案信息化建設的要求，檔案館要針對館藏檔案數字化的具體情況，建立相應的組織協調機構，并明確其工作職責。同時，要明確檔案館各科室在數字化加工過程中的具體職責，做到責任明確，各司其職。

02  制定計劃和方案      

具體的檔案數字化項目，應當制訂相應的工作方案。工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排等一系列相關內容。在確定數字化對象時，綜合考慮館藏檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、數字化資金等情況，選取最優(yōu)方案。

03 制訂具體的操作規(guī)范和相應的管理制度

在明確計劃和方案的基礎上，應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，規(guī)范有關操作流程與標準并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果。

管好業(yè)務流程加強操作過程的監(jiān)控

01  建立項目部      

為保障館藏檔案數字化加工過程中檔案實體與檔案信息的安全，規(guī)范數字化加工流程，保證數字化成果的質量，檔案館應在外包單位中成立項目部，確定項目經理及主管，并按照規(guī)范和流程要求，將目標、要求、責任、操作細節(jié)層層分解到人。

02  落實管理制度及流程      

數字化掃描最重要的就是流程管理，這是項目實施方和檔案館方應該反復探討的事項。以紙質檔案為例，依據《紙質檔案數字化規(guī)范》的相關規(guī)定，按照崗位工作職責，完善流程設計，制訂相應的制度，實現全程管理、適時控制。檔案數字化共包括出庫、前處理、建目錄數據庫、檔案掃描、圖像處理、數據掛接和成果驗收與移交、入庫等環(huán)節(jié)。

03 強化館方監(jiān)管

在項目外包并將大量數字化工作交給實施方，檔案館還需強化檔案化的監(jiān)管。外包公司負責項目的具體實施，館方在項目人員管理、現場管理、設備管理、安全管理、數字化加工項目管理以及數字化加工質量管理等方面進行全面參與式管理。

把好驗收環(huán)節(jié)實現數據質量的提升

01  采用計算機校對      

電子檔案檢測主要是對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。每接收一批數據首先利用計算機軟件檢測數據的安全性，確保數據沒有病毒之后再檢測其他指標。完整性需利用人工與軟件結合方式開展，軟件檢測數據庫缺頁、缺項、字段長度、目錄數據庫與全文數據庫匹配等情況，可用性可借助計算機軟件批量檢測，檢測掃描件、轉換件存儲格式以及是否損壞導致無法打開瀏覽。

02  結合人工校對      

人工校對主要是針對計算機無法檢測的指標，例如目錄數據庫與全文數據庫內容一致性問題、目錄數據庫字段內容著錄完整性問題等。同時，要重點突出條目著錄的檢查，尤其是涉民檔案條目的檢查，使條目內容更好地服務檔案利用需求。

03 抓好數據驗收關

數據驗收包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的準確性，抽檢比率不得低于5%，如出現目錄數據與圖像文件掛接錯誤，抽檢標記為“不合格”；目錄數據庫、圖像文件之一出現不完成、不清晰、有錯誤等質量問題，抽檢合格率不低于95%，予以通過。

來源 ：海寧檔案史志

編輯：SAN

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