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信息時(shí)代的到來(lái),目前,檔案管理工作也不斷應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù),大大降低了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率,實(shí)現(xiàn)了很多傳統(tǒng)管理無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn),本文就這些優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)分析,同時(shí)對(duì)其存在的問(wèn)題也進(jìn)行了深入地分析,同時(shí)提出了有針時(shí)的建議和措施,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。
1、引言
現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展,不斷推動(dòng)著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性很強(qiáng)的任務(wù),需要大量的人力資源消耗。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)不斷應(yīng)用到這個(gè)領(lǐng)域之中,檔案管理工作不斷降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化、集約化的方式。但是這種數(shù)字化的檔案管理模式還是存在一定的問(wèn)題,下面就針對(duì)其主要優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題進(jìn)一步討論分析。
2、優(yōu)勢(shì)
(一)立卷方式更加到位
單位的主要業(yè)務(wù)科室在檔案立卷問(wèn)題上在過(guò)去的條件下一直存在很多問(wèn)題,例如立卷不及時(shí)、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng),不夠完整,但是隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案的建設(shè),各個(gè)業(yè)務(wù)科室可以將有關(guān)的材料進(jìn)行分類處理之后進(jìn)一步通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給檔案管理人員,檔案管理人員在根據(jù)提交方的初步分類,整理材料,實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案立卷的有效性,在檔案材料的完整性、系統(tǒng)性方面有了更加堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。
(二) 工作效率更加提高
在以前的檔案管理中,業(yè)務(wù)科室提交檔案需要在上班時(shí)間去檔案宣提交。很多時(shí)候多個(gè)部門都去檔案室,但是檔案室的管理人員人數(shù)畢竟還是有限的,不能同時(shí)接受多個(gè)部門的檔案提交工作,因此,需要一個(gè)一個(gè)來(lái),整體的檔案提交的工作效率大大降低,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,檔案資料的提交只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可以完成,大大提高了檔案提交的工作效率。
各個(gè)業(yè)務(wù)科室在提交材料的時(shí)間上也沒(méi)有了具體的限制,隨時(shí)隨地便可以提交材料,方便了相應(yīng)的工作需要。同時(shí)這種網(wǎng)絡(luò)提交的檔案管理系統(tǒng)將進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)科室對(duì)材料的初步處理,這種初步處理將大大提高檔案室工作人員的工作效率,他們?cè)诤笃诘恼砉ぷ髦袑⒄_、及時(shí)地處理這些材料信息。
(三) 查閱檢索根據(jù)方便
隨著這種數(shù)字信息化的檔案管理工作,檔案材料進(jìn)入電腦之中,實(shí)現(xiàn)的電子化、無(wú)紙化的管理方式,這些也進(jìn)一步降低了檔案查閱工作的方便程度,在查閱相應(yīng)檔案的時(shí)候只要有查閱權(quán)限,在自己的權(quán)限范圍下,進(jìn)行有效檢索,只要輕松敲擊鼠標(biāo)便可以實(shí)現(xiàn),大大降低了傳統(tǒng)查閱檔案的繁瑣,降低的檔案室管理人員的工作強(qiáng)度,他們只有對(duì)整個(gè)檢索系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)便可以輕松實(shí)現(xiàn)查閱管理工作。
3、存在的問(wèn)題
這種數(shù)字信息化的檔案管理方式有著十分便利、快捷的優(yōu)勢(shì),在工作效率、時(shí)間安排方面存在很多方便之處,但是由于這種管理方式還處在發(fā)展階段,很多技術(shù)也是不夠穩(wěn)定,很多的管理還存在問(wèn)題,影響其發(fā)展的進(jìn)度。
(一)檔案材料網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)牟话踩?/p>
現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)時(shí)候,存在很多的電腦高手,他們經(jīng)常性地對(duì)自己感興趣的資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊,獲取其中有價(jià)值的信息,各個(gè)單位的檔案一旦通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞之后,就給這些電腦黑客帶來(lái)很多機(jī)會(huì),造成單位的業(yè)務(wù)材料的流失,這種材料流失將直接影響企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益。目前,數(shù)字信息化的檔案系統(tǒng)在信息保密工作中還是存在很多漏洞,信息傳送的安全性不能得到保障。
(三) 存儲(chǔ)空間有限將直接影響檔案管理的有序性
傳統(tǒng)的檔案管理需要有房間存儲(chǔ)那些紙質(zhì)的檔案材料,數(shù)字信息。化的檔案管理需要的電腦內(nèi)存和空間,但是畢竟我們?cè)陔娮訖n案的管理中,檔案資料是逐年增多的,存儲(chǔ)空間畢竟也存在有限性,這也是影響檔案管理的有序開(kāi)展,目前出現(xiàn)了基于網(wǎng)絡(luò)空間的云空間技術(shù),但是對(duì)于一些單位的核心檔案、機(jī)密檔案在云空間的儲(chǔ)存還是存在很多風(fēng)險(xiǎn)的。存儲(chǔ)電腦一旦出現(xiàn)問(wèn)題,與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同的,也是致命的就是當(dāng)存儲(chǔ)電腦出現(xiàn)問(wèn)題,不能打開(kāi)之后,造成一些數(shù)據(jù)信息的丟失,這樣將降低這種數(shù)字信息檔案的可靠性。
(四) 電子化、紙質(zhì)化的兩重保障,將進(jìn)一步降低工作效率
基于數(shù)字信息管理存在一定問(wèn)不可靠性,很多單位在進(jìn)行電子化檔案管理的同時(shí),還在同步實(shí)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理工作,這種兩重管理一方面保證了檔案信息的安全可靠管理,另一方面大大降低了檔案管理的工作效率,管理人員的工作量不但沒(méi)有降低,反而增加了。
4、改進(jìn)建議
在數(shù)字信息化的檔案管理工作中,需要從軟硬兩個(gè)方面進(jìn)行有效管理,下面提出一系列的有針對(duì)性的建議:
(一) 硬件方面
首先在存在空間方面需要有針對(duì)性的加強(qiáng),不斷擴(kuò)展單位的電子化的存儲(chǔ)空間,增加儲(chǔ)存空間的可靠性和安全性,不斷加強(qiáng)安全密鑰的管理,實(shí)現(xiàn)定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查毒,及時(shí)補(bǔ)上電腦中的安全漏洞等。對(duì)檔案室的建設(shè)不斷投入資金,在各種硬件方面不斷加大投資力度,增強(qiáng)硬件設(shè)施的可靠性,這樣才能進(jìn)一步避免整個(gè)電腦儲(chǔ)存空間存在一定的問(wèn)題。
(二) 軟件方面
數(shù)字信息化檔案管理工作的軟件就是人員的管理。加強(qiáng)人員的技術(shù)培訓(xùn)需要進(jìn)一步加強(qiáng),這是此項(xiàng)工作的主要軟件建設(shè),檔案室的工作人員存在人員老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,缺乏信息數(shù)字化的技術(shù)培訓(xùn),因此,開(kāi)展有針對(duì)技術(shù)培訓(xùn)工作是提升該項(xiàng)工作的主要方式之一。在培訓(xùn)內(nèi)容不僅需要有專業(yè)的技術(shù)方面,還要有相應(yīng)保密意識(shí)的教育,同時(shí),也要對(duì)檔案管理的責(zé)任心、仔細(xì)程度進(jìn)行有效管理。同時(shí),不斷提高管理人員的工作積極性,在物質(zhì)和精神兩個(gè)層面進(jìn)行有效管理,不斷鼓勵(lì)管理人員的工作熱情,這種工作態(tài)度將直接影響他們從事工作的效率。
5、結(jié)語(yǔ)
隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理工作之中,在工作的便利程度等方存在很多優(yōu)勢(shì),同時(shí)還有一定的問(wèn)題,這種問(wèn)題的解決需要在軟硬件上不斷加強(qiáng)管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化的檔案管理工作的有效開(kāi)展。
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