最近幾年，隨著我國科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位在日常辦公中和檔案管理工作中，可以積極主動(dòng)的利用信息技術(shù)， 慢慢形成了智能化的辦公系統(tǒng)和檔案管理體系。但是，目前部分事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)還存在一定的問題，因此需要利用合理 有效的手段，來不斷優(yōu)化辦公系統(tǒng)。下文針對事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理進(jìn)行深入分析，進(jìn)而有效提升智能檔案管理質(zhì)量和 辦公效率。

1 引言 在事業(yè)單位管理工作中，檔案可以對工作與活動(dòng)的軌跡進(jìn)行準(zhǔn) 確記錄，把事業(yè)單位的發(fā)展充分展現(xiàn)出來，并且也是事業(yè)單位進(jìn)行 工作決策的重要依據(jù)。檔案管理工作的質(zhì)量和水平對事業(yè)單位的整 體管理質(zhì)量和效率有著直接的影響，并且還會(huì)對事業(yè)單位長期穩(wěn)定 發(fā)展有著直接的影響。因此，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位需要加強(qiáng) 檔案管理工作，通過多種形式的手段，對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理 進(jìn)行充分運(yùn)用，進(jìn)而有效提升檔案管理效率和辦公質(zhì)量，使管理變 得更加科學(xué)化。

2 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理運(yùn)行現(xiàn)狀 首先，信息化管理貫徹落實(shí)不徹底，檔案信息存在錯(cuò)誤。事業(yè) 單位和企業(yè)不同，規(guī)模相對較大，需要處理的檔案信息量較多，并 且處理工作的難度也非常大。部分單位的辦公系統(tǒng)和智能檔案管理 的應(yīng)用還正處于探索的階段，以至于部分智能檔案管理工作貫徹落 實(shí)不夠徹底。在這樣的情況下，各種類型的信息無法及時(shí)反饋回來， 這嚴(yán)重影響到事業(yè)單位的資源配置。其次，智能檔案管理無法實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)籌管理和一體化管理。目前各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行智能檔案管理 時(shí)，由于沒有科學(xué)的智能管理積水，以至于還無法實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)籌 的一體化管理，以至于在管理時(shí)和采集信息時(shí)還存在一定的問題。

3 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的策略

3.1提升相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平

在事業(yè)單位辦公系統(tǒng)中和智能檔案管理中，涉及到不同程度的 信息技術(shù)，若相關(guān)工作人員無法熟練操作信息技術(shù)，在實(shí)際工作中 就會(huì)存在較大的阻力。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員需要具備較強(qiáng) 的專業(yè)技能，需要積極主動(dòng)的對智能檔案管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌 握。因此，需要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其可以熟練的掌 握檔案管理技術(shù)，對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，來進(jìn)行檔案管 理工作。并且，還需要檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)道德水平 和責(zé)任感，對先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理理念進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)。此外，事 業(yè)單位可以對先進(jìn)的智能檔案管理技術(shù)和設(shè)施進(jìn)行引進(jìn)，做好硬件 設(shè)施基礎(chǔ)工作。在該過程中，需要注意的是，需要結(jié)合事業(yè)單位的 工作形式和特點(diǎn)以及實(shí)際工作需求，對智能檔案管理設(shè)備進(jìn)行合理 科學(xué)的選擇，進(jìn)而使事業(yè)單位的智能檔案管理工作需求得到滿足， 提升事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化和智能化。

3.2對事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行優(yōu)化

針對當(dāng)下檔案管理發(fā)展情況來看，事業(yè)單位智能檔案管理在未 來將會(huì)成為主要的工作模式。通過信息技術(shù)，利用電子文件的形式， 針對檔案管理內(nèi)容，進(jìn)行收發(fā)文件和存取檔案等等。這樣就可以結(jié) 合工作的需求，來實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢和管理，也不會(huì)由于環(huán)境惡劣等原 因，致使檔案被損壞。根據(jù)目前電子文檔發(fā)展的情況，已經(jīng)慢慢的 代替原有紙質(zhì)版文件檔案管理工作，在各個(gè)單位對文件進(jìn)行處理 時(shí)，通過電子文件已經(jīng)變成了主要工作形式。在事業(yè)單位檔案管理 工作中，涉及到大量的檔案，利用傳統(tǒng)人工的管理模式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作需求。傳統(tǒng)人工管理模式的工作量 較大，并且還由于人為因素致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤、檔案保管存在 問題等。此外，事業(yè)單位需要優(yōu)化建設(shè)局域網(wǎng)，使內(nèi)部保證各個(gè)工 作環(huán)境都可以實(shí)現(xiàn)信息共享，以便于相關(guān)工作人員可以通過局域網(wǎng) 對相關(guān)科室、人員的檔案信息進(jìn)行獲取。并及時(shí)修正和更新檔案管 理信息，進(jìn)而有效提升檔案管理的精準(zhǔn)化、智能化、規(guī)范化。

3.3對檔案管理制度和模式進(jìn)行創(chuàng)新

在檔案管理工作中，需要嚴(yán)格對相關(guān)制度和法律法規(guī)進(jìn)行遵 守，并結(jié)合檔案管理工作，不斷完善內(nèi)部管理制度，進(jìn)而使檔案管 理工作可以順利的進(jìn)行下去。事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作的需 求，不斷優(yōu)化內(nèi)部檔案管理制度和模式。并且，需要結(jié)合當(dāng)?shù)厥聵I(yè) 單位的特點(diǎn)，對檔案管理手段進(jìn)行合理制定。在信息時(shí)代背景下， 把信息技術(shù)作為基礎(chǔ)實(shí)施工作，進(jìn)而有效改善和改進(jìn)檔案管理措 施。并且，事業(yè)單位需要對先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行積極主動(dòng)的引 進(jìn)，進(jìn)而不斷完善檔案管理模式，最終有效促進(jìn)智能檔案管理水平 的提升，促進(jìn)事業(yè)單位智能化檔案管理發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.4注重對事業(yè)單位智能化檔案管理工作的支持

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分，事業(yè)單 位相關(guān)部門需要結(jié)合我國檔案管理相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度，進(jìn)而 有效提升檔案管理工作水平和質(zhì)量。事業(yè)單位可以從以下兩個(gè)方面 入手，第一，需要多給予智能檔案管理工作支持，提供給智能檔案 可靠的物質(zhì)條件。事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，對智能檔案 管理設(shè)備進(jìn)行采購，對局域網(wǎng)進(jìn)行完善，進(jìn)而使智能檔案管理工作 可以順利的進(jìn)行。第二，需要多給予人才儲(chǔ)備和人才培訓(xùn)工作支持。 事業(yè)單位可以定期組織相關(guān)培訓(xùn)和教育，進(jìn)而使相關(guān)工作人員可以 具備強(qiáng)烈的智能檔案管理意識(shí)，對智能檔案管理技能進(jìn)行主動(dòng)學(xué) 習(xí)，進(jìn)而有效提升智能檔案管理的精準(zhǔn)性和科學(xué)性和規(guī)范性。 4 結(jié)束語 總而言之，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位加強(qiáng)對辦公系統(tǒng)的運(yùn)用 和加強(qiáng)對檔案的智能管理是非常重要的，不僅可以有效提升辦公質(zhì) 量和檔案管理質(zhì)量，還可以促進(jìn)事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，事 業(yè)單位需要結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和辦公需求，積極主動(dòng)的探索辦公 系統(tǒng)與智能檔案管理，并利用多種形式的手段，提升辦公系統(tǒng)與只 能檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而使檔案管理的各項(xiàng)工作可以順利進(jìn) 行，最終實(shí)現(xiàn)促進(jìn)辦公質(zhì)量和管理效率提升的目的。