1.什么是檔案數(shù)字化

　　數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的過程。

　　即采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　2.數(shù)字化的優(yōu)點

　　1.穩(wěn)定性、可靠性高

　　2.易于被計算機對其進行處理，還適用于數(shù)字特技和圖像處理

　　3.數(shù)字信號處理電路簡單，節(jié)省技術人員日常工作時間，從而節(jié)約員工成本，提高工作效率

　　4.數(shù)字信號易于進行壓縮

　　3.檔案數(shù)字化的作用

　　增強檔案原件的保護

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　提高經濟效益

　　數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費

　　4.檔案數(shù)字化服務趨勢

　　電子檔案在“智慧城市”的趨勢前提下勢在必行。其服務標準及完全數(shù)字化后的管理保存仍在多方權威合作下商討、制定。

　　檔案數(shù)字化的流程

　　數(shù)字檔案是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將紙質檔案轉化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數(shù)據總審入庫。對電子檔數(shù)據進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據內容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數(shù)據庫移交。

　　檔案數(shù)字化的操作重點

　　檔案數(shù)字化操作是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子形式的過程，以提高檔案管理效率和便捷性。本文將分點論述檔案數(shù)字化操作的重點。

　　1.檔案篩選與分類：在數(shù)字化操作之前，需要對檔案進行篩選和分類。篩選出有價值或有必要保留的檔案，并按照一定的分類標準進行分類，以便后續(xù)的數(shù)字化處理。

　　2.掃描與圖像處理：掃描是將紙質檔案轉換為數(shù)字形式的關鍵步驟。通過專業(yè)的掃描設備，將紙質檔案逐頁掃描成電子文件。同時，還需要進行圖像處理，包括裁剪、調整亮度和對比度等，以確保數(shù)字檔案的清晰度和可讀性。

　　3.文字識別與索引標引：數(shù)字化檔案中的文字信息需要進行文字識別，將圖片中的文字轉換為可編輯的文本。通過文字識別技術，使得數(shù)字化檔案可以進行全文檢索和關鍵詞搜索，提高檔案檢索的效率和準確性。

　　4.元數(shù)據管理與標簽化：在數(shù)字化操作中，需要對數(shù)字檔案進行元數(shù)據管理和標簽化。元數(shù)據包括檔案的基本信息、文件屬性和關聯(lián)關系等，用于描述和管理數(shù)字檔案。通過標簽化，可以為數(shù)字檔案添加標簽和分類，便于后續(xù)的組織和檢索。

　　總之，檔案數(shù)字化操作的重點包括檔案篩選與分類、掃描與圖像處理、文字識別與索引標引以及元數(shù)據管理與標簽化。通過這些重點操作，可以有效地將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子形式，提高檔案管理的效率和便捷性。同時，數(shù)字化檔案還具有全文檢索和關鍵詞搜索等功能，為檔案的利用和管理提供了更多可能性。

　　檔案數(shù)字化需要的技術

　　檔案數(shù)字化是利用先進的技術手段將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子形式的過程。本文將分點論述檔案數(shù)字化所需的關鍵技術。

　　1.掃描技術：掃描技術是將紙質檔案轉換為數(shù)字形式的核心技術。高速、高分辨率的掃描設備能夠快速準確地將紙質檔案進行掃描，并生成對應的數(shù)字圖像文件?，F(xiàn)代的掃描技術還包括自動文檔進給、雙面掃描等功能，提高了掃描效率和便捷性。

　　2.文字識別（OCR）技術：文字識別技術是將掃描得到的圖像中的文字轉換為可編輯的文本的關鍵技術。借助OCR技術，可以自動識別圖像中的文字，并將其轉化為電子文本。這樣一來，數(shù)字化檔案就具備了文本的可編輯性和全文檢索的能力。

　　3.數(shù)據壓縮與存儲技術：數(shù)字化檔案產生的數(shù)據量通常較大，因此需要采用數(shù)據壓縮技術來降低存儲空間的占用。常用的數(shù)據壓縮技術包括無損壓縮和有損壓縮，根據不同的需求選擇合適的壓縮算法。此外，合理的存儲方案也是關鍵，包括云存儲、網絡存儲等。

　　4.數(shù)據安全與保護技術：檔案數(shù)字化涉及大量的敏感信息，對數(shù)據的安全和保護至關重要。加密技術、權限控制、備份與恢復等技術可以確保數(shù)字化檔案的安全性和可靠性。此外，定期的數(shù)據備份和災難恢復計劃也是必要的，以應對意外情況。

　　總之，檔案數(shù)字化所需的關鍵技術包括掃描技術、文字識別技術、數(shù)據壓縮與存儲技術以及數(shù)據安全與保護技術。通過這些技術手段，可以高效地將紙質檔案轉化為電子形式，并保證數(shù)字化檔案的可讀性、可編輯性和安全性。檔案數(shù)字化的實施需要充分考慮技術的成熟度和合理性，以及對數(shù)據安全的重視。