檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現(xiàn)在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個，后續(xù)我會將他為什么那么突出？慢慢看。

　?。ㄒ唬n案整理可以保持檔案之間的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案價值

　　不管是現(xiàn)在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時地、系統(tǒng)地為社會各項事業(yè)提供有價值的信息，大到國家，小到企業(yè)，都離不開堅實的數(shù)據(jù)累計。

　　所以為了達到這一目的，提供的檔案就需要經(jīng)過科學的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點以及價值，如果失去了科學的整理，那么下一步的研究也會充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　　（二）檔案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在整個檔案管理的工作流程中，收集是起點，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進檔案收集工作，讓收集工作的質(zhì)量進一步提升。

　?。ㄈn案整理是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現(xiàn)代化、智能化，而對于檔案工作來說，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化就需要使用“檔案管理系統(tǒng)”，在使用這些系統(tǒng)之前，還需要對檔案進行數(shù)字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機聯(lián)系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現(xiàn)代化，需要以檔案整理為基礎(chǔ)。

　　剛剛說到了“檔案管理系統(tǒng)”，這也是我想分享的現(xiàn)時代下，檔案管理的新型方法，作為一款可以使檔案管理工作過程信息化的工具，它在實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理中，起到不可忽視的作用。

　　如何整理和保管照片檔案？

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　　（2）照片的分類

　　應在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)枴⑷谔枴９芷谙薮a——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應按照片號排序，見下表。

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位，應建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不應大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀；缺點是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標準，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對于大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放和保管。

　　檔案整理的成本

　　檔案整理的成本主要包括以下幾個方面：

　　一、人力成本

　　1.檔案整理需要專門的人員進行分類、編目、索引等工作，這些工作需要耗費大量的時間和精力。

　　2.如果檔案數(shù)量較大，可能需要雇傭多名工作人員，這將增加人力成本。

　　二、設(shè)備成本

　　1.為了提高檔案整理的效率和準確性，可能需要購買一些專門的設(shè)備，例如檔案柜、掃描儀、打印機等。

　　2.這些設(shè)備的購買和維護都需要一定的成本。

　　三、時間成本

　　1.檔案整理是一個耗時的過程，需要投入大量的時間和精力。

　　2.如果時間緊迫，可能需要加班或者增加工作人員，這將增加時間成本。

　　四、管理成本

　　1.為了確保檔案整理的質(zhì)量和安全性，需要建立相應的管理制度和流程。

　　2.這包括對工作人員的培訓、監(jiān)督和考核，以及對設(shè)備和檔案的管理和維護。

　　五、風險成本

　　1.在檔案整理過程中，可能會出現(xiàn)檔案丟失、損壞或者泄露等風險。

　　2.為了降低這些風險，需要采取相應的安全措施，例如備份檔案、限制訪問權(quán)限等，這也將增加成本。

　　總之，檔案整理的成本包括人力成本、設(shè)備成本、時間成本、管理成本和風險成本等方面。為了降低成本，可以采取一些措施，例如優(yōu)化工作流程、提高工作效率、減少錯誤率等。同時，也需要注意檔案整理的質(zhì)量和安全性，確保檔案的完整性和可用性。

　　檔案整理外包服務(wù)應該選擇怎樣的供應商？

　　檔案整理工作作為檔案工作的重要組成部分，在檔案建設(shè)的實施過程中發(fā)揮了重要的作用。而作為一名檔案管理員，獨立完成公司全部的檔案整理工作，是一項工作量巨大的任務(wù)。因此，絕大部分公司會選擇檔案整理外包服務(wù)，下面我們就來具體了解一下應該如何選擇合適的服務(wù)供應商。

　　一家優(yōu)秀的檔案整理外包服務(wù)供應商，最重要的是要擁有完善的資質(zhì)證書。在檔案整理工作上應該擁有成熟的工作體系、專業(yè)的團隊成員，完善的檔案整理規(guī)章制度。其次，要熟悉各個種類檔案的政策法律法規(guī)，擁有齊全的工作設(shè)備以便于工作的開展。

　　以上便是檔案整理外包服務(wù)供應商應該具備的條件，我們要先確定這些條件，再去根據(jù)自己的需求選擇一家適合自己公司的檔案整理外包服務(wù)供應商。