為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應對檔案資料繁多、檔案保管場地不足、專崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進行的培訓學習不夠充分等等問題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務公司來協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當下企業(yè)開展檔案管理工作的新趨勢之一。

　　那么如何選擇更適合的檔案外包服務公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點之一在于檔案保管庫房的建設，因為檔案管理的基礎工作之一就是完成對于各類檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務公司就需要注重其檔案庫房建設是否齊全、存放場地設備建設能否可以保障檔案材料的存儲與保密安全。其次，檔案管理工作除了基礎的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案的整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專項審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務范圍更全面的檔案外包服務公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　如何做好西藏基建檔案整理

　　在建設工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　基建檔案整理如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應用。

　　01基建檔案整理管理包括哪些內(nèi)容？

　　基建檔案整理又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　基建檔案整理形成的過程貫穿可研-立項-初設-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　　（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03基建檔案整理都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理基建檔案整理？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：基建檔案整理不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。

　　2）能夠?qū)n案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：基建檔案整理的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效。

　　基建檔案整理的質(zhì)量

　　基建檔案整理的質(zhì)量是基建檔案管理工作的重要組成部分，直接關(guān)系到基建檔案的利用價值和歷史價值。以下是影響基建檔案整理質(zhì)量的幾個關(guān)鍵因素：

　　一、完整性

　　1.基建檔案的完整性是指檔案中應該包含所有與基建項目相關(guān)的文件和資料。

　　2.這包括項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等各個階段的文件，以及與項目相關(guān)的合同、協(xié)議、報告、圖紙等資料。

　　3.只有保證檔案的完整性，才能為后續(xù)的查詢和利用提供可靠的依據(jù)。

　　二、準確性

　　1.基建檔案的準確性是指檔案中的文件和資料應該準確無誤，能夠真實反映基建項目的實際情況。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要對文件和資料進行仔細核對和審查，確保其內(nèi)容的真實性和準確性。

　　3.同時，還要對文件和資料進行分類、編目和索引，以便于查詢和使用。

　　三、系統(tǒng)性

　　1.基建檔案的系統(tǒng)性是指檔案中的文件和資料應該按照一定的邏輯和規(guī)則進行整理和存儲。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要建立科學的檔案管理制度和流程，明確檔案的分類、編目、存儲等規(guī)則。

　　3.同時，還要對檔案進行定期的維護和更新，確保檔案的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

　　四、安全性

　　1.基建檔案的安全性是指檔案中的文件和資料應該得到妥善的保管和保護，防止其丟失、損壞或泄露。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要采取必要的安全措施，例如設置檔案保管室、限制訪問權(quán)限、備份檔案等。

　　3.同時，還要加強對檔案管理人員的培訓和管理，確保其具備足夠的安全意識和保密意識。

　　總之，基建檔案整理的質(zhì)量直接影響到基建檔案的利用價值和歷史價值。為了保證基建檔案整理的質(zhì)量，需要注重完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性等方面，建立科學的檔案管理制度和流程，加強對檔案管理人員的培訓和管理。只有這樣，才能為基建項目的管理和決策提供有力的支持。

　　基建檔案的整理

　　基本基建檔案整理資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　五步理清基建檔案整理資料

　　同步收集

　　工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項內(nèi)容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實時收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　完整、準確、真實

　　工程檔案專業(yè)性強，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進行檔案審核方面的專門培訓。結(jié)合實際對關(guān)鍵審核要點再次作了提煉：

　　完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，重點審核工程量、設計變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

　　真實性：重點根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場記錄及簽證手續(xù)完備。

　　學習與合作

　　學習先進歸檔經(jīng)驗，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數(shù)量龐大，臨時保管也是重要課題。經(jīng)過學習，工程建設部對收集的資料進行分類、編號，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學習平臺檢索及實地考察，思考并形成對歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

　　編寫“檔案目錄”

　　工程建設平均每年專項達到20個以上，單項建設量更是高達上萬個。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應在各單項工程生命周期中，以單項任務號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

　　斷舍離

　　隨著工程建設工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應定期對老資料進行全面清查，逐個核實，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。