一、 檔案數(shù)字化的含義和內(nèi)容

1．檔案數(shù)字化的涵義。檔案數(shù)字化，是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為由0和 1兩位數(shù)字編碼來表達(dá)一種綜合性技術(shù) ，即變成數(shù)字信號(hào)，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的全過程。

 2．檔案數(shù)字化的內(nèi)容。檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為兩方面 ：一 方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，關(guān)鍵是規(guī)范檔案的著錄標(biāo)引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) ；另一方面，檔案全文的數(shù)字化，可以采用掃描錄入方式，將檔案全文按原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引 ，或是經(jīng) OCR(光學(xué)字符技術(shù) )識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容 ，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。

二 、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

 1．檔案數(shù)字化具有較強(qiáng)時(shí)效性優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的辦公用具消失了，取而代之的是以單位內(nèi)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電腦工作臺(tái)為主的辦公工具。大量的電子文件可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只需通過授權(quán)審批獲得相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息，大大提高了檔案的管理效率。

 2．檔案數(shù)字化完整性與便捷性的優(yōu)勢(shì)。檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理后，各業(yè)務(wù)部門工作人員只要在平時(shí)將文件材料輸入網(wǎng)絡(luò) (OA系統(tǒng))系統(tǒng)，由檔案管理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)立卷編碼保存。年終，檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接自動(dòng)立卷、編目，并打印出移交目錄、卷 內(nèi)目錄、全引目錄等，整個(gè)操作過程簡(jiǎn)單便捷，并確保了檔案的完整性。

3．檔案數(shù)字化可操作性和利用性的優(yōu)勢(shì)。檔案數(shù)字化將各類檔案的電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤上。立卷后，利用者通過檢索工具，檢索到同一事件 (問題)的若干有關(guān)歷史性聯(lián)系的電子文件。而且數(shù)字化檔案的利用過程可不經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)，通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行。在檔案數(shù)字化模式下，用戶之間可以十分便利的溝通，甚至在一定的條件下角色可以相互轉(zhuǎn)換。

三 、檔案數(shù)字化過程中易出現(xiàn)的問題

1．檔案數(shù)字化存儲(chǔ)形式的選擇問題。檔案數(shù)字化后可以保存為JPEG、PDF等格式進(jìn)行存儲(chǔ)。一般我們選擇通用性較強(qiáng)的JPEG存儲(chǔ)格式。它可以減輕數(shù)據(jù)終端服務(wù)器的壓力，而且可以支持多頁文件數(shù)字化存儲(chǔ)，為紙質(zhì)文書類檔案數(shù)字后化數(shù)據(jù)的掛接提供極大的方便。

 2．檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)掛接問題。在 日常工作中，一條目錄上不止掛接了一個(gè)原文，有的同時(shí)掛接兩個(gè)甚至更多個(gè)原文 ，有的目錄沒有相對(duì)應(yīng)的原文進(jìn)行掛接。主要原因是取名規(guī)則不清 。描件的取名原則以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù) ，檔案目錄中的每一件檔案，都有一個(gè)唯一的電子檔號(hào)，要以此命名。一 件檔案為多頁時(shí)，可根據(jù)頁碼順序?qū)D像文件命名。

 3．檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全問題。為了避免數(shù)據(jù)丟失問題，對(duì)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全妥善保管，將對(duì)電子檔案目錄信息與電子檔案進(jìn)行封裝，生成電子檔案報(bào)送數(shù)據(jù)包進(jìn)行移交和接收。確保了電子檔案的“三性”，即真實(shí)性、完整性、有效性，滿足電子檔案實(shí)現(xiàn)文件交換、長(zhǎng)期保存和利用的相關(guān)要求。

四、檔案數(shù)字化存在問題的解決方法

 1．?dāng)?shù)字化檔案的掃描。軟件公司提供現(xiàn)在科技比較先進(jìn)的柯達(dá) 2000的高掃設(shè)備，按照國(guó)家要求掃描分辨率應(yīng)達(dá)到 300dpi，柯達(dá) 2000掃描儀的分辯率已達(dá)到600dpi。存儲(chǔ)格式上我們采用 3PEG格式，這種格式可以用最少的磁盤空間得到較好 的圖像 質(zhì)量。允許用不同的壓縮比例對(duì)文件進(jìn)行壓縮 ，支持多種壓縮級(jí)別 ，適合網(wǎng)絡(luò)傳輸，為下一步檔案數(shù)字化掛接提供方便 。

 2．?dāng)?shù)字化檔案的掛接。將掃描件后的文件取名要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，要求每一件檔案的名稱是軟件自動(dòng)升成，檔案目錄中的每一件檔案都要以電子檔號(hào)命名。檔案掃描后的圖像文件名也是以檔案的電子檔號(hào)命名的。如果遇到一 件檔案為多頁時(shí)，可根據(jù)該件檔案的電子檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。這種命名方式，能夠確保各單位檔案目錄中的每一件檔案在任何情況下都不會(huì)發(fā)生文件名重復(fù)的現(xiàn)象。

 3．?dāng)?shù)字化檔案的存儲(chǔ)。檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)，采取光盤、移動(dòng)硬盤進(jìn)行脫機(jī)備份，檔案數(shù)據(jù)備份三套。一套封裝待移交和接收，一套提供利用，一套異地保存。異地保存是檔案工作必須注意的，更加要注意密級(jí)檔案不上互聯(lián)網(wǎng)。現(xiàn)在正在建立完善的內(nèi)網(wǎng) (OA系統(tǒng))，檔案的安全問題上也應(yīng)引起重視。要力爭(zhēng)將檔案權(quán)限最小化、檔案歸檔整理程序化，檔案安全制度化。