一、 什么是“無頭檔案”？
無頭檔案，顧名思義，就是沒有歸屬的檔案，一般都是出現(xiàn)在人事檔案部門。這些檔案通常都是因?yàn)閱T工的離職、升職、調(diào)動(dòng)等等變動(dòng)，而沒有及時(shí)通知檔案部門造成的，定制化服務(wù)。

檔案部門因沒有及時(shí)接到通知，所以等檔案部門管理檔案時(shí)，找不到對(duì)應(yīng)的人員，既不能將檔案轉(zhuǎn)遞到對(duì)應(yīng)部門，又不能進(jìn)行銷毀。
于是檔案就被長期積壓在檔案部門，不能發(fā)揮自己本身的作用，還需要人員進(jìn)行管理，這就給檔案管理的效率以及工作量帶來了巨大的麻煩。

這種無意義的管理，就是對(duì)檔案部門的一種浪費(fèi)，不僅檔案沒有發(fā)揮作用，管理人員也會(huì)身心疲憊，而對(duì)員工的晉升、培養(yǎng)一樣增加了難度。

所以，要提高人事檔案管理部門的工作效率，首先要排除這一大隱患，對(duì)“無頭檔案”要及時(shí)的處理，以及杜絕“無頭檔案”的產(chǎn)生。
二、 “無頭檔案”形成的原因
形成原因主要是因?yàn)槿藛T不穩(wěn)定，檔案管理的制度不是很健全，人員變動(dòng)時(shí)，檔案的轉(zhuǎn)遞交接不及時(shí)，沒有做到檔案隨著人走，久而久之，人員與檔案就脫節(jié)了。

這種情況是出現(xiàn)在員工的個(gè)人身上，而還會(huì)有另外一種情況就是檔案工作的問題。

在檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)，對(duì)接收單位名稱不清楚或書寫不準(zhǔn)確，接收單位收到后又未仔細(xì)查對(duì)，誤收誤存，久而久之，人檔脫節(jié)，找不到檔案當(dāng)事人下落。
人事檔案材料的收集、歸檔不及時(shí)，或?qū)κ占瘉淼牧闵⒉牧蠜]有及時(shí)整理，而轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)，只轉(zhuǎn)走整理好的，余下的零散材料，時(shí)間一長就轉(zhuǎn)不出去，也會(huì)形成“無頭檔案”

剩下的一種情況就是檔案工作制度的問題，因?yàn)楝F(xiàn)在檔案工作還在初期，所以對(duì)于一些工作的細(xì)致制度還不足夠完善，交接手續(xù)不全，工作不細(xì)致，都會(huì)導(dǎo)致“無頭檔案”的產(chǎn)生，在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)。

三、 處理“無頭檔案”
在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)，對(duì)這種檔案的處理方式，從一定的方面上來講就好比是倒垃圾一樣，沒有用處的就銷毀，有用的找個(gè)地方保存。

對(duì)檔案來說，首先就是要對(duì)內(nèi)容信息進(jìn)行鑒定，分清有無價(jià)值。無價(jià)值的檔案，造冊(cè)登記，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后子以銷毀。
有價(jià)值的檔案，詳細(xì)登記，積極查詢?cè)撊说闹鞴軉挝?。有可以通過合理渠道進(jìn)行查詢，證實(shí)檔案信息屬實(shí)。

在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)，但也會(huì)出現(xiàn)，信息有價(jià)值，但是沒有組織進(jìn)行證實(shí)，這種情況呢就可以將檔案轉(zhuǎn)交給當(dāng)?shù)氐臋n案館進(jìn)行統(tǒng)一保存。
四、 杜絕“無頭檔案”產(chǎn)生
(1) 人事檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度并貫徹執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)未轉(zhuǎn)遞的檔案材料及時(shí)予以處理。

(2)人事檔案部門要及時(shí)掌握人員錄用、調(diào)動(dòng)信息，人員調(diào)動(dòng)要堅(jiān)持先調(diào)檔后調(diào)人，新主管一旦發(fā)現(xiàn)人到而檔案未到時(shí)，應(yīng)主動(dòng)催要。
(3）新收集的檔案材料，及時(shí)歸檔、整理裝訂。轉(zhuǎn)遞時(shí)，堅(jiān)持個(gè)人的檔案全部轉(zhuǎn)出，不得分批轉(zhuǎn)遞。

(4)保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，以便熟悉業(yè)務(wù)，更好地開展工作。檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持“先配后調(diào)”，交接清楚后再調(diào)出。