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排他性
國企、事業(yè)單位檔案分類時,同位類目必須互相排斥而不能重合。這就要求同位類目的內(nèi)涵清楚,類目外延界限分明,如果類目外延重合、跨越了兩個類目,這就很難保證歸類的一致性。
同一性
即保證類目排它性規(guī)則的貫徹。它要求針對同一上位類的劃分必須使用同一個分類標準。因為類目的形成是運用分類標準去衡量某一個對象的結(jié)果。在每一層次的分類中,只有運用同一個標準去衡量或劃分分類對象,形成的類目才能互相排斥;反之,用不同標準劃分同一個上位類,必然造成類目之間的交叉或重合。
效用性
要求國企、事業(yè)單位檔案分類要適應(yīng)企業(yè)檔案及其管理特點,追求分類的整體適用效果。
靈活性
國企、事業(yè)單位檔案分類同一般的邏輯分類不完全相同,邏輯分類要求遵循“相應(yīng)相稱”規(guī)則和“不越級”規(guī)則;企業(yè)檔案分類則必須考慮分類對象的數(shù)量,無法徹底實現(xiàn)“相稱”和“不越級”劃分的原則。相反,從便于管理的需要出發(fā), 企業(yè)檔案的分類層次并不是越多越細越好。層次越多,類目就越多,反而因增加了頭緒而使管理變得復(fù)雜化。
因此,對國企、事業(yè)單位檔案分類的層次與類目設(shè)置可以靈活處理,不強求一致。企業(yè)檔案分類的靈活性,在不影響分類科學(xué)的前提下,增加了分類的實用性,滿足了企業(yè)檔案科學(xué)管理的需要。
設(shè)置合理的檔案類別,用以規(guī)范本企業(yè)檔案的整理,達到對企業(yè)檔案的科學(xué)管理和有效利用。
除以上四點分類原則以外,還需要把握以下幾點情況:
(1)熟悉企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì),了解企業(yè)的管理模式,生產(chǎn)情況、營銷方式以及內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置情況。
(2)掌握本企業(yè)文件材料形成的來源和渠道,熟悉文書工作和檔案工作的一般規(guī)律。
由于文件材料是檔案的前身,檔案是文件材料辦理完畢后的歸宿,運用企業(yè)檔案分類的原則和方法整理檔案,是文件履行完現(xiàn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用后成其為檔案的一個重要環(huán)節(jié),也是日后有效利用檔案前提和基礎(chǔ)。
(3)要具備檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)技能,將檔案管理的原理與本企業(yè)綜合檔案實際相結(jié)合,從全局上去把握企業(yè)檔案分類工作,制定出符合客觀的企業(yè)檔案類別設(shè)置合理的檔案類別,用以規(guī)范本企業(yè)檔案的整理,達到對企業(yè)檔案的科學(xué)管理和有效利用。