檔案移交進(jìn)館時，應(yīng)當(dāng)做好三個“一并”，將檔案原件與相應(yīng)復(fù)制件、檔案檢索工具、編研成果一并移交。按要求設(shè)立全宗卷的機關(guān)，應(yīng)將管理進(jìn)館檔案的全宗卷一并移交進(jìn)館。
《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求：“機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)同時移交檢索工具、編研成果。”
2.傳統(tǒng)載體檔案與相應(yīng)的數(shù)字復(fù)制件一并移交
隨著機關(guān)信息化工作的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)字化在機關(guān)越來越普遍，針對紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案等形成了大量的數(shù)字復(fù)制件，成為檔案資源的重要補充。為加強國家檔案資源體系建設(shè)，避免重復(fù)數(shù)字化，《機關(guān)檔案管理規(guī)定》提出機關(guān)檔案移交進(jìn)館時應(yīng)將“傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件與檔案原件一并移交”。當(dāng)然，如果機關(guān)沒有開展檔案數(shù)字化工作，同級檔案行政管理部門對機關(guān)檔案數(shù)字化也未作要求的，機關(guān)可以只移交傳統(tǒng)載體檔案。
3.電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片一并移交
按照《電子文件管理暫行辦法》(廳字[2019]39號)要求，具有永久保存價值或其他重要價值的電文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷的，應(yīng)將電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片一并移交。
