隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是2006年以來，加快電子檔案建設(shè)，完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、電子化。檔案數(shù)字化必將成為今后檔案的主要存在形式，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也必將成為“數(shù)字檔案”的主要管理和利用平臺(tái)。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)各類型載體檔案全生命周期管理，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。對(duì)標(biāo)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于網(wǎng)信軟硬件環(huán)境研發(fā)，實(shí)現(xiàn)了檔案接收、整理、保存、利用、統(tǒng)計(jì)、安全管理等全流程管理，幫助用戶提高檔案管理能力和效率。

依托于信息化，將現(xiàn)有的各類檔案包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以及工程圖紙檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，并將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的檔案信息與其他的管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，幫助使用部門、有檔案查看需求的員工快速查找到電子檔案，從而推動(dòng)整體工作效率的提升。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性

1.提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，使檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從紙質(zhì)檔案實(shí)體的保管變成了提供利用方便的電子檔案數(shù)據(jù)控制中心。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

2.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。特別是對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，經(jīng)過數(shù)字化處理后，大大減少原件的查找使用頻次，從減少對(duì)檔案原件的損耗，提高對(duì)檔案原件的保護(hù)。

3.提高經(jīng)濟(jì)效益。通過OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的全文檢索，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，能夠快速檢索查找所需要查看到電子檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠幫助用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等檔案管理的日常工作，轉(zhuǎn)為系統(tǒng)化、數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱。