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我們國家的檔案界使用“利用原基礎(chǔ)”進行檔案整理及數(shù)字化加工,這是多年來實踐證明比較貼近實際的一種方法,它具體包含兩方面的內(nèi)容:
充分地重視和利用先前的整理及數(shù)字化基礎(chǔ),以確定檔案整理及數(shù)字化的任務(wù)和要求。凡是已經(jīng)進行過整理及數(shù)字化的檔案,只要有規(guī)可循,有目可查,就應(yīng)該盡量保持原有的管理體系,切忌輕易打亂重整。原來不夠合理的部分,可適當調(diào)整或通過編制檢索工具等一系列的措施進行補救。
要充分研究和利用原先的整理及數(shù)字化成果,不要輕易改變原來整理和保存的歷史面貌。檔案原有的整理及數(shù)字化狀況反映著一定時期檔案的整理水平與特點,應(yīng)該注意分析和研究。對于它合理的部分應(yīng)該適當?shù)奈蘸捅A?,即使原來整理錯誤的地方,也要經(jīng)過認真研究后,再給予糾正。
檔案整理及數(shù)字化加工流程
檔案出庫:檔案調(diào)取、清點、登記,提交檔案出庫申請,履行出庫交接手續(xù)。
預(yù)整理(檔案梳理):甄別材料完整性,并登記存在的問題,形成干檔案查缺單。
檔案鑒別:鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢,是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。
分類:根據(jù)其內(nèi)容特征分類:
排序與編號:將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并編寫類號、順序號,以及頁碼。
檔案鑒別(專家):主要把握姓名、重份檔案、不屬于歸檔范圍的檔案材料。
編目(目錄數(shù)據(jù)庫建立):每卷檔案應(yīng)當編制詳細的檔案目錄,并與檔案材料一一對應(yīng)。逐份錄入,不多錄、少錄;錄入目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致,不錯錄
數(shù)字化前處理:拆除裝訂物、紙面處理等
檔案掃描:根據(jù)檔案原件實際情況選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備,確保掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
圖像處理:對掃描效果欠佳的圖像進行旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理
數(shù)據(jù)掛接:借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接;逐條對掛接結(jié)果進行檢查
裝訂還原:按裝訂要求進行裝訂還原,盡可能與原件保持一致。
數(shù)字化成果驗收與移交:確定驗收方式,對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、人事檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等進行逐項驗收。
入庫(排序上架):按照順序把檔案實體排序上架。
整體預(yù)驗收與移交:預(yù)驗收對完成的檔案整理及數(shù)字化加工進行抽查;做好驗收與移交的相關(guān)準備。