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檔案數(shù)字化掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的重要過程,需要遵循嚴格的流程和規(guī)范,以確保數(shù)字化成果的質(zhì)量和準確性。以下是檔案數(shù)字化掃描的一般流程:
檔案數(shù)字化智能掃描
1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質(zhì)檔案出庫申請,經(jīng)相關(guān)責任人審批后嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
2.數(shù)字化前處理。對確定掃描頁進行頁碼編制,按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行錄入檔案目錄。
3.檔案掃描。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況進行掃描,掃描時應調(diào)整設(shè)置好相關(guān)參數(shù)以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是,數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時,應重新掃描;對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時糾正。
5.數(shù)據(jù)掛接。借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像進行掛接,實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)。
6.數(shù)字化成果驗收與移交。經(jīng)過專門的驗收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行驗收,收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果(數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等)。
7.檔案入庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后,應注意保持檔案原貌,做到安全、準確、無遺漏按照檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)檔案進行處理和清點后,辦理檔案入庫手續(xù)。
綜上所述,檔案數(shù)字化掃描流程是一個嚴謹而細致的工作過程,每個環(huán)節(jié)都需要嚴格把控,以保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性,為檔案的信息化管理和利用提供有力支持。
檔案數(shù)字化掃描內(nèi)容和要求
檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定是指對于進行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標準以及最佳實踐等制定,并用于指導數(shù)字化掃描的實施。那么,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢?
1.掃描對象:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象,如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。
2.檔案類型:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型,如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。
3.檔案來源:規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源,如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。
4.數(shù)字化要求:規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求,如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。
5.鑒定標準:規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標準,如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。
6.政府文件和指南:政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南,提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。
7.法律法規(guī):某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī),明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。
8.行業(yè)標準和最佳實踐:專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標準和最佳實踐。這些標準可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導。
9.其他限制條件:規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件,如涉及隱私保、版權(quán)要求等。
總之,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定,并提供了操作指南和準則,以確保利用中博奧檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化掃描時符合相關(guān)要求,保護檔案的完整性、可訪問性和安全性,幫助機構(gòu)和個人在數(shù)字化檔案管理中明確目標、規(guī)劃程序并進行操作。
檔案數(shù)字化掃描如何最大程度保持原貌
檔案數(shù)字化掃描是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的重要工作,在這一過程中,最大程度地保持檔案的原貌具有至關(guān)重要的意義。它不僅能夠確保檔案信息的準確性和完整性,更是對歷史文化的尊重與傳承。
1檔案掃描
檔案掃描要根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應的掃描設(shè)備,進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。
①色彩模式
掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白。
色彩模式會對圖像大小產(chǎn)生影響。在不考慮壓縮等其他影響因素的情況下,三種色彩模式掃描的圖像大小的關(guān)系可簡單表述為:24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍,黑白圖像的24倍。
色彩模式還會對圖像清晰度產(chǎn)生影響。對于影像清晰、檔案原件色彩簡單、對比強烈的原件,如白紙黑字的普通打印文件,在其他條件均調(diào)到最佳的情況下,采取三種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對于影像不夠清晰,或檔案原件色彩豐富,以及對比不夠強烈的原件,采取彩色模式掃描的圖像,在展現(xiàn)檔案原件細節(jié)、清晰程度等方面要明顯優(yōu)于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。
因此,一般要求全部采用彩色模式進行掃描。在實際的數(shù)字化過程中,各單位要根據(jù)數(shù)字化成果應用要求、實際可承受的存儲容量以及原件情況等因素,來確定色彩模式參數(shù)。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。
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分辨率是指單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),一般用每英寸點數(shù)(dpi)表示。分辨率對掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時長都有直接影響。掃描圖像分辨率越高,所占用的掃描時間越長,文件也會越大,圖像清晰程度越好。但是,分辨率在調(diào)高到一定程度時,分辨率的增加并不會明顯改善清晰程度,而其所需的存儲空間則會明顯增加。因此,實際工作中,應根據(jù)可接受的圖像大小和清晰程度的具體情況來選擇合適的分辨率。
在現(xiàn)有技術(shù)條件下,綜合考慮不同檔案部門基礎(chǔ)條件的差異,一般要求掃描分辨率個小于200dpi.如文字偏小集,清晰度較差時,建議掃描分辨率不小于300dpi.如有計算機輸出縮微攝影(COM)仿具復制、印刷出版等其他用途時,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率,需要進行COM輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300dpi;需要進行高精度仿真復制的檔案,掃描分辨率建議不小于600dp;需要進行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。
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紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像應存為TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式,壓縮率的選擇可根據(jù)實際應用的需求而定。
TIFF可以實現(xiàn)對圖像的無壓縮存儲,能保持原有圖像的顏色和層次,但占用存儲空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式,在采用較高壓縮率的同時能獲得較好的圖像質(zhì)量;JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能,允許用不同的壓縮比例對文件壓縮,方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點,其應用也非常廣泛。目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無損壓縮,也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比,而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進傳輸。
2圖像處理
圖像處理包含圖像拼接、旋轉(zhuǎn)與糾偏、裁邊、去污、圖像質(zhì)量檢查等工作。
“裝潢者,書之司命也”(明·周嘉胄《裝潢志》)正如裝裱之于書畫,好的圖像處理甚至可以彌補掃描的缺陷。需要的是耐心細致的工匠精神。
國家檔案局還頒布了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62-2017),與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》一樣在2018年1月1日開始實施。從這里我們可以看到“消滅存量”的工作正在全面加快速度。在存量檔案數(shù)字化工作中,我們應當積極采用人工處理與自動化處理相結(jié)合的方式,提高數(shù)字化工作的效率,加快檔案數(shù)字化工作的步伐,盡快實現(xiàn)“消滅存量”的目標。
總之,檔案數(shù)字化掃描中最大程度保持原貌需要從多個方面入手,從設(shè)備、參數(shù)、環(huán)境到人員,每一個環(huán)節(jié)都不容忽視。只有在各個環(huán)節(jié)都做到嚴謹、科學、規(guī)范,才能確保數(shù)字化后的檔案最大程度地還原原始檔案的風貌和內(nèi)容,為檔案的管理、利用和研究提供可靠的數(shù)字資源,使檔案能夠在新時代更好地發(fā)揮其應有的價值和作用。
檔案數(shù)字化掃描的重要性
在當今數(shù)字化快速發(fā)展的時代,檔案數(shù)字化掃描已成為檔案管理領(lǐng)域的一項關(guān)鍵工作。它對于提高檔案管理效率、保護檔案資源、拓展檔案利用方式等方面都具有不可忽視的重要意義。
檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點,就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大,但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理,這對于檔案工作者來說,不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷,而且方便管理,大大的提高了工作效率。
其次,實現(xiàn)檔案數(shù)字化,在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料,雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理,但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描,上傳至特定服務(wù)器儲存,減少原始紙質(zhì)檔案的使用,可以起到很好的保護作用。
最后,檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略,這也是大勢所趨。當前大多存檔機構(gòu)的檔案數(shù)字化率低,還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化,可以很好的解決這些問題。
總之,檔案數(shù)字化掃描是適應時代發(fā)展需求、推動檔案事業(yè)進步的重要舉措。它為檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn),通過實現(xiàn)檔案的數(shù)字化,能夠更好地發(fā)揮檔案的作用,為社會的發(fā)展和進步提供有力的支持和保障。