隨著檔案數(shù)字化需求的不斷增長，許多企業(yè)和機構選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的公司來完成。然而，市場上的檔案數(shù)字化外包公司眾多，服務質(zhì)量和專業(yè)水平參差不齊，那么，我們該如何選擇一家適合的檔案數(shù)字化外包公司呢？

　　山東檔案數(shù)字化外包公司

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務機構的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務機構是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進行檔案數(shù)字化外包服務的工作團隊，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實施行動都需要做好精細化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進行檔案數(shù)字化外包服務時做好監(jiān)督管理工作。

　　最后，檔案數(shù)字化服務離不開設備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進行檔案掃描工作的各類型號的掃描設備，進行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務時需要關注的地方。

　　綜上所述，選擇檔案數(shù)字化外包公司需要綜合考慮多方面的因素。通過對公司資質(zhì)、技術實力、經(jīng)驗案例、數(shù)據(jù)安全保障、服務質(zhì)量和價格等進行全面的評估和比較，我們才能夠選出一家能夠滿足需求、保證質(zhì)量、確保安全且價格合理的檔案數(shù)字化外包公司，為檔案數(shù)字化工作的順利開展和成功實施提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化方案

　　隨著信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，檔案數(shù)字化已成為當今檔案管理的必然趨勢。檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，通過計算機技術、網(wǎng)絡技術等進行存儲、管理和利用，以提高檔案管理效率、保護檔案原件、拓展檔案利用范圍和提高檔案服務質(zhì)量。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務量，那總體的任務就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復核檢查，這是因為每個人做事的細節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統(tǒng)一的培訓也會存在，不可避免。同時復核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復核可以通過人工和系統(tǒng)來進行，避免出錯。

　　當然，如果您的公司因為配備專業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進行檔案數(shù)字化，那也可以將此項工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　總之，通過以上檔案數(shù)字化方案的實施，將全面提升[您的單位名稱]的檔案管理水平和服務能力，實現(xiàn)檔案資源的高效利用和長期保存。同時，在實施過程中，我們將不斷總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化流程，加強管理，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全。

　　檔案數(shù)字化流程

　　檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像、音頻、視頻等各類檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，以便于存儲、管理、檢索和利用的過程?？茖W合理的檔案數(shù)字化流程是確保數(shù)字化工作質(zhì)量和效率的關鍵，對于實現(xiàn)檔案資源的信息化管理和高效利用具有重要意義。

　　1、數(shù)字化前期準備

　　前期準備包括選定數(shù)字化處理場所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應確保空間布局合理，掃描設備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。

　　認真填寫相關表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　?。?）糾偏：對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

　　（3）去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　?。?）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　?。?）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　　（3）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實現(xiàn)準確關聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗收

　　項目驗收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過各種不同的存儲技術來實現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　總之，以上檔案數(shù)字化流程覆蓋了從檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入到質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)存儲與備份等各個環(huán)節(jié)，能夠確保檔案數(shù)字化工作的順利開展和高質(zhì)量完成。

　　檔案數(shù)字化外包的好處

　　在當今數(shù)字化時代，檔案數(shù)字化已成為檔案管理發(fā)展的重要趨勢。對于許多企業(yè)和機構而言，選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的服務提供商具有諸多顯著的好處。以下將為您詳細說明檔案數(shù)字化外包的好處。

　　1.專業(yè)技術與經(jīng)驗優(yōu)勢

　　專業(yè)的檔案數(shù)字化外包服務提供商擁有豐富的經(jīng)驗和專業(yè)的技術團隊。他們熟悉各種檔案類型的數(shù)字化處理流程，掌握先進的掃描設備、圖像處理軟件和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。能夠確保數(shù)字化工作的高質(zhì)量、高效率完成，相比內(nèi)部團隊臨時組建進行數(shù)字化工作，外包能夠減少因技術不足和經(jīng)驗缺乏導致的問題。

　　2.節(jié)省成本與資源

　　自行開展檔案數(shù)字化工作需要投入大量的資金用于購買掃描設備、軟件、存儲設備等硬件設施，以及招聘、培訓專業(yè)人員。而將檔案數(shù)字化外包，企業(yè)或機構只需支付服務費用，無需承擔長期的設備維護、人員管理等成本。此外，外包還可以避免因數(shù)字化項目而占用內(nèi)部的人力、空間等資源，使企業(yè)能夠?qū)⒂邢薜馁Y源集中投入到核心業(yè)務中。

　　3.提高工作效率與速度

　　專業(yè)的外包團隊具備成熟的工作流程和高效的項目管理能力，能夠快速組建團隊，制定合理的工作計劃，并迅速展開數(shù)字化工作。他們可以在短時間內(nèi)完成大量檔案的數(shù)字化處理，大大縮短項目周期，使數(shù)字化后的檔案能夠更快地投入使用，提高檔案的利用價值。

　　4.確保數(shù)據(jù)安全與保密性

　　正規(guī)的檔案數(shù)字化外包公司通常有嚴格的數(shù)據(jù)安全管理體系和保密措施，能夠?qū)n案在數(shù)字化過程中的安全和保密性提供保障。他們會采取物理隔離、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等多種手段，防止檔案信息的泄露和濫用。并且會與委托方簽訂保密協(xié)議，明確雙方在數(shù)據(jù)安全和保密方面的責任和義務。

　　5.符合行業(yè)標準與規(guī)范

　　專業(yè)的外包服務提供商了解并遵循相關的行業(yè)標準和規(guī)范，如檔案數(shù)字化的分辨率、格式、著錄標準等。他們能夠確保數(shù)字化后的檔案符合國家和行業(yè)的要求，有利于檔案的長期保存和跨系統(tǒng)、跨平臺的利用與共享。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化外包具有專業(yè)技術、成本效益、工作效率、數(shù)據(jù)安全以及符合標準規(guī)范等多方面的好處。對于那些希望快速、高效、安全地實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)和機構來說，選擇專業(yè)的外包服務是一種明智的決策，能夠為檔案管理工作帶來新的活力和價值，推動檔案事業(yè)更好地適應數(shù)字化時代的發(fā)展需求。