上海是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)中心、金融中心、貿(mào)易中心、航運(yùn)中心和科技創(chuàng)新中心，在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展各方面都具備十分重要的意義?！拔鍌€(gè)中心”是以習(xí)近平同志為核心的黨中央對(duì)上海城市的總體定位、賦予上海的重要使命。上海在長(zhǎng)久的發(fā)展中積累了豐富的檔案資源，大多數(shù)都為紙質(zhì)檔案。

　　然而，在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中,紙質(zhì)檔案雖然具有一定的優(yōu)勢(shì),但隨著時(shí)間的推移和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以紙質(zhì)為載體的檔案顯露出了一些缺點(diǎn)。

　　其一,紙質(zhì)檔案的收集、保存需要大量的人力和物力,成本高、浪費(fèi)大。紙質(zhì)檔案的記錄、整理、歸檔和保存,不但需要大量的人力、物力,還需要很長(zhǎng)的時(shí)間,這造成了成本高、浪費(fèi)大的不良現(xiàn)象。

　　其二,紙質(zhì)檔案檢索量大,利用效率低下,容易造成資源浪費(fèi)。一是紙質(zhì)檔案具有獨(dú)占性,只能一人閱讀,難以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享；二是紙質(zhì)檔案檢索起來(lái)工作量很大,檢索所需要的信息比較困難,造成效率不高；三是由于紙質(zhì)檔案使用不便,很多深層次的檔案信息難以開發(fā)和利用。

　　其三,紙質(zhì)檔案的收集、整理、儲(chǔ)存和管理非常不便,難以滿足社會(huì)需求。紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔比較原始,整理需要大量的人力，儲(chǔ)存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無(wú)法滿足社會(huì)快速發(fā)展的要求。

　　與紙質(zhì)檔案相比，依托先進(jìn)技術(shù)將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化而成的電子檔案則具備許多優(yōu)勢(shì)。

　　第一，電子檔案最顯著的特點(diǎn)就是保存便捷。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案用紙質(zhì)憑證存儲(chǔ)，對(duì)存儲(chǔ)的空間有諸多要求，例如對(duì)空間的大小、干燥度、安全度等。而電子檔案以光盤、硬盤等磁介質(zhì)存儲(chǔ)，保存便捷。

　　第二，節(jié)省時(shí)間，提升效率。檔案電子化后，檔案信息可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或磁介質(zhì)傳輸，支持遠(yuǎn)程查詢、檢索，可以做到隨用隨調(diào)，相比起傳統(tǒng)方式需要調(diào)閱、查找，大大提升了工作效率。

　　第三，傳統(tǒng)檔案需要做好歸檔類別，將原始單據(jù)根據(jù)不同類別進(jìn)行分類編號(hào)。在這過(guò)程中主要靠人力手動(dòng)分類，工作效率低下且易出錯(cuò)。而在電子檔案中可以直接根據(jù)憑證類別對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，自動(dòng)歸檔，使工作效率大大提升。在檔案形式上，電子檔案還支持用直觀的數(shù)據(jù)、豐富的圖片對(duì)信息進(jìn)行美化，呈現(xiàn)效果更好。

　　上海紙質(zhì)檔案掃描的注意事項(xiàng)：

　　1.檔案保護(hù)

　　進(jìn)行檔案數(shù)字化之后，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代的價(jià)值，因此要好好保存。

　　在掃描前，檢查紙質(zhì)檔案是否有損壞或潮濕，必要時(shí)進(jìn)行修復(fù)或干燥處理。在掃描時(shí)，使用合適的工具（如無(wú)酸手套）來(lái)處理檔案，避免直接用手接觸，減少對(duì)檔案的損害。與此同時(shí)，要注意室內(nèi)控制室內(nèi)溫度和濕度，確保在一個(gè)適宜的范圍內(nèi)，利于紙質(zhì)檔案的存放。

　　2.掃描質(zhì)量

　　掃描時(shí)要注意選擇合適的分辨率，確保掃描結(jié)果清晰可讀。

　　并根據(jù)檔案的顏色和質(zhì)量選擇合適的掃描模式（彩色、灰度或黑白）。

　　3.文件命名和組織

　　檔案掃描后，對(duì)于文件的命名要規(guī)范，最好包含檔案的編號(hào)、日期等關(guān)鍵信息，方便后續(xù)的檔案檢索、利用和管理工作。

　　掃描后的文件應(yīng)按照一定的邏輯進(jìn)行組織，如按時(shí)間順序、類別或不同項(xiàng)目等。

　　4.版權(quán)和隱私

　　在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要確保掃描的檔案不侵犯版權(quán)或隱私權(quán)。同時(shí)，對(duì)于含有敏感信息的檔案，掃描后要進(jìn)行適當(dāng)?shù)募用芴幚怼?/p>

　　現(xiàn)如今，上海紙質(zhì)檔案掃描公司眾多，越來(lái)越多企事業(yè)單位和社會(huì)組織選擇與相關(guān)公司合作，對(duì)本單位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，提升本單位信息化水平。