在社會的高速發(fā)展之下，對于檔案資料的需求變的越來越大，所以，檔案館里的工作人員在面對檔案資料的時候一定要進(jìn)行細(xì)致的整理與歸納，確保檔案的準(zhǔn)確性以及精確性，這樣才可以讓有需要的時候能夠迅速的找到相對應(yīng)的資料，提高檔案的利用率。在檔案資料的歸納與利用的過程中利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新，提高檔案工作的工作效率。

( 一 ) 完善檔案資料管理的制度

在進(jìn)行檔案資料的管理過程中，制定細(xì)致的管理制度。對于工作人員的工作分工明確，對于資料的借閱，保管，保密，利用以及對與資料的檢查過程，用一個嚴(yán)密的制度去進(jìn)行規(guī)范化的管理，以此來保障資料的質(zhì)量，安全性，一層一層細(xì)致的執(zhí)行，每個對資料的利用及管理的過程都有詳細(xì)具體的制度作為保障。資料的使用的過程中產(chǎn)生的一定的虧損，在后期的收集上來后，有相對應(yīng)的方式去進(jìn)行修復(fù)完善。

在對檔案資料的歸納與利用的過程中，要加強(qiáng)對于資料的細(xì)致分布，循序漸進(jìn)，分清輕重緩急。分節(jié)進(jìn)行記錄，通過時間，事件發(fā)生的事情等等進(jìn)行記錄，把相似的資料統(tǒng)一到一起，對于重要的文件進(jìn)行細(xì)致的分布并注重保護(hù)，在進(jìn)行分類歸納以后，制定一個目錄，把檔案進(jìn)行分類，方便后續(xù)的查找。

( 二 ) 增強(qiáng)工作人員的信息技術(shù)培養(yǎng)

在如今的信息時代下，不會利用計算機(jī)的能力在工作的過程中肯定是沒有辦法完美的完成工作任務(wù)的。所以，對于檔案室的工作人員，要培養(yǎng)他們的信息技術(shù)的能力，在對檔案室引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)的同時也加強(qiáng)他們對于計算機(jī)技術(shù)的能力培養(yǎng)。在對于計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)的時候要注重對于檔案獲取權(quán)限的掌控，保障資料不會被盜取，避免出現(xiàn)資料泄露的情況出現(xiàn)。建設(shè)出一個高素質(zhì)，高能力的檔案隊伍是使得檔案資料長久發(fā)展的基礎(chǔ)，在檔案資料的歸納與利用的工作上要引進(jìn)各方面的人才，加強(qiáng)人才的專業(yè)培訓(xùn)，擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的人才隊伍。