歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料，對人們的生活至關重要。但是大部分人都對歸檔文件如何裝訂缺乏了解？今天小編為大家分享的內容就是能夠讓大家了解歸檔文件裝訂的方法。

一、歸檔文件裝訂

裝訂這步程序可以在平時整理這一“件”歸檔文件時或數(shù)字化掃描完這一“件”時立即進行，也可全部整理完畢或數(shù)字化完畢集中裝訂。歸檔文件應按“件”為單位進行裝訂，根據(jù)前述界定好的“件”，以及編制的件號進行“一件號”一裝訂。

1、歸檔文件的件內順序排列要求

正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

2、裝訂的原則

歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

3、裝訂材料的選擇

用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照直角裝訂、三孔一線裝訂執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照執(zhí)行直角裝訂、三孔一線裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

4、裝訂的部位與對齊方式及注意事項

歸檔文件的裝訂要力求整齊、結實、美觀。一般來說采用左側裝訂的，裝訂時應以左、下邊對齊；采用左上角裝訂的，應以左、上邊對齊。裝訂時去掉金屬物，多使用縫紉機、線繩、固體膠等方式扎邊、粘貼或三孔一線法進行裝訂。

5、裝訂的一般要求

（1）歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25—2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

（2）裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。

（3）用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其他材料及環(huán)境之間的接觸反應，均不能包含或產生任何可能損害歸檔文件的物質。

線裝法中的直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）均應采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質量、檢測應按GB/T 398—2008的規(guī)定進行。

6、三孔一線裝訂標準

（1）三孔一線裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側打孔后再穿線、打結的裝訂方式。

（2）三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。三孔之間的距離，豎版文件以8 cm~10cm為宜，橫版文件以6 cm~8cm為宜。三孔與左側距離不低于1.5 cm。

（3）穿線時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中間孔處打結。

（4）三孔一線裝訂在打結后應保留1.5 cm左右的繩頭，并在打結處用力壓實。

以上就是小編今天給大家?guī)淼年P于歸檔文件裝訂的內容，從多方面介紹了歸檔文件裝訂的注意事項，希望能幫助到大家。