為提高檔案管理信息化水平，按照四川省檔案工作規(guī)范化管理要求，結(jié)合公司實(shí)際情況。近日，達(dá)陜公司數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)內(nèi)測成功，并對公司員工全面開放。這是集團(tuán)內(nèi)率先實(shí)現(xiàn)該功能的檔案管理項(xiàng)目。該系統(tǒng)完成了由人工管理向智能管理的轉(zhuǎn)變，標(biāo)志著達(dá)陜公司的檔案工作在信息化建設(shè)中，邁出了堅(jiān)實(shí)的步伐，實(shí)現(xiàn)了檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)效的新突破。

　　系統(tǒng)操作界面圖

　　新的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)

　　相對于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式具有哪些優(yōu)勢呢？

　　一起往下看

　　信息的全面性

　　傳統(tǒng)檔案管理

　　均為紙質(zhì)目錄或者單機(jī)版系統(tǒng)，借閱人員需到檔案部門進(jìn)行人工查找、借閱；檔案數(shù)量大，人工查找的工作量繁重，查找時(shí)間較長。

　　數(shù)字檔案館

　　囊括了達(dá)陜公司從成立到至今的所有門類檔案的卷目，共計(jì)1626595條。人員可在系統(tǒng)中多方式搜索所需檔案的目錄，不再需要人工翻查；并對營運(yùn)期全部檔案及建設(shè)期的重點(diǎn)利用部分檔案（歷年來借閱利用較多的檔案，例如科技檔案1、7小類）進(jìn)行了數(shù)字化，數(shù)字化后的檔案可在系統(tǒng)中直接查閱電子文件，無需到檔案部門借閱紙質(zhì)檔案。

　　公司成立至今的所有檔案門類

　　重點(diǎn)利用部分檔案數(shù)字化掃描件

　　檢索的精準(zhǔn)性

　　傳統(tǒng)檔案管理

　　需從檔案部門借出相應(yīng)檔案后，逐一篩選查找所需信息。

　　數(shù)字檔案館

　　新增全文檢索功能應(yīng)用，可在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中利用關(guān)鍵詞搜索，對于關(guān)鍵詞模糊的檢索，同時(shí)可根據(jù)需求進(jìn)行二次及三次篩選（例如文件形成時(shí)間、保存期限或者文件內(nèi)涉及的其他關(guān)鍵字詞），縮小檢索范圍，準(zhǔn)確定位所需查閱檔案。

　　普通檢索

　　二次檢索

　　高級檢索

　　借閱的快捷性

　　傳統(tǒng)檔案管理

　　查閱人員需等待層層審簽方可查閱。

　　數(shù)字檔案館

　　查閱人員在線可查閱所有檔案目錄，對于權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案文件可直接點(diǎn)擊瀏覽，對于權(quán)限外的檔案需要進(jìn)行審批。審簽人可在線直接審批。這項(xiàng)功能規(guī)范了檔案查詢利用流程的同時(shí)，也減少了線下審批的時(shí)間成本。大大便捷了檔案借閱人員對于檔案的利用。

　　權(quán)限范圍內(nèi)檔案查閱

　　權(quán)限外的借閱審批流程

　　功能的多樣性

　　傳統(tǒng)檔案管理

　　不同人員在檔案著錄過程中，會(huì)因習(xí)慣不同，造成檔案著錄有所差異。

　　數(shù)字檔案館

　　在線著錄檔案功能，使立卷歸檔的著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化，程序化，簡潔化。系統(tǒng)還包含了統(tǒng)計(jì)、分析等功能，除了紙質(zhì)檔案的立卷歸檔及庫房管理工作外，其他基礎(chǔ)檔案工作均可在系統(tǒng)中完成。在統(tǒng)計(jì)、分析等工作中節(jié)約了大量的人力。

　　系統(tǒng)功能展示

　　檔案在線標(biāo)準(zhǔn)化著錄

　　統(tǒng)計(jì)分析及其他基礎(chǔ)功能

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　　用戶工作空間

　　六大功能模塊

　　存儲(chǔ)的安全性

　　傳統(tǒng)檔案管理

　　傳統(tǒng)的檔案查閱，紙質(zhì)檔案被頻繁借閱，容易造成污損甚至遺失。

　　數(shù)字檔案館

　　新系統(tǒng)的使用，減少了紙質(zhì)檔案的反復(fù)出入庫，保障了紙質(zhì)檔案長久保存的安全性。系統(tǒng)配置多層架構(gòu)及備份機(jī)制，以保障數(shù)據(jù)庫安全。

　　系統(tǒng)自動(dòng)備份安全保障

　　數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)大幅度減少了檔案人員的工作量，從人工管理開始轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芄芾恚?a href="http://www.cytv37.com/" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案管理工作更科學(xué)、高效、規(guī)范，讓檔案更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于公司。同時(shí)線上借閱實(shí)現(xiàn)了檔案利用的無紙化辦公，節(jié)約了大量紙張的使用，更加節(jié)能環(huán)保。

　　數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的推行使用，是檔案工作數(shù)據(jù)化和信息化的必要條件之一。下一步，達(dá)陜公司將立足公司實(shí)際，圍繞發(fā)展目標(biāo)，聚焦用戶需求，運(yùn)用信息化、數(shù)字化、智能化手段，推動(dòng)檔案管理工作體制、機(jī)制、模式不斷創(chuàng)新，為完成智慧檔案的建設(shè)目標(biāo)持續(xù)賦能。