怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案？檔案是單位、企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證型信息，是核心信息資源及重要資產(chǎn)。各省、市、集團(tuán)及企業(yè)隨著機(jī)構(gòu)的擴(kuò)大，下屬單位較多且層次復(fù)雜、分散等特點(diǎn)，所產(chǎn)生的各類型檔案更是數(shù)不勝數(shù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案數(shù)量逐年遞增，在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案中想要準(zhǔn)確而迅速地找到自己需要的檔案簡直像大海撈針，而在這科技日新月異的年代，檔案數(shù)字化的建設(shè)也變得尤為重要。

　　怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案

　　傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而數(shù)字化檔案則是在對原檔案文檔進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，利用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便安全，還能借助網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)更為便利的為全區(qū)域所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的時(shí)代，檔案工作將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢所趨。

　　檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　然而，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力以及財(cái)力的投入，建立一套標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化流程，有組織的實(shí)施、監(jiān)控和管理。

　　1.建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)流程

　　建立一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)流程，從接收案卷到最后入庫上架，每個(gè)步驟經(jīng)過具體操作規(guī)范，嚴(yán)格根據(jù)各行業(yè)領(lǐng)域不同種類的案卷類型制定各類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。

　　檔案整理及數(shù)字化是對單位實(shí)體檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)整理后進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，通過對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工處理，在加強(qiáng)檔案源文件保管質(zhì)量的同時(shí)，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

　　2.數(shù)字化實(shí)施技術(shù)途徑

　　檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等各種介質(zhì)的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數(shù)碼照相等手段，錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)中可以存儲的電子檔案。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新形態(tài)管理電子檔案的數(shù)字化服務(wù)。

　　要注意一點(diǎn)的是，源文件一般都是紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄的方式也有手寫以及打印。要有效完成檔案數(shù)字化工作，除了具備相關(guān)掃描設(shè)備和圖像處理技術(shù)外，同時(shí)必須具體分析檔案特性。根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和流程，對數(shù)字化過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)管。

　　3.數(shù)字化加工現(xiàn)場環(huán)境搭建

　　數(shù)字化加工現(xiàn)場組建在局域網(wǎng)中，便于加工人員集中作業(yè)，相互協(xié)調(diào)配合，高效管理檔案掃描、圖像處理、文件收發(fā)等工作。檔案數(shù)字化加工人員必須經(jīng)過嚴(yán)格的面試、考試及格后才能錄用，同時(shí)提供個(gè)人簡歷及相關(guān)證件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司進(jìn)行統(tǒng)一上崗培訓(xùn)，具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識。

　　檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多，工作量大。往往需要大量人員配合完成工作，這種情況尤其需要明確工作內(nèi)容與職責(zé)。

　　4.現(xiàn)場設(shè)備管理

　　檔案數(shù)字化加工過程中現(xiàn)場必須配備使用掃描儀設(shè)備、服務(wù)器、存儲介質(zhì)等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用，不適用無保密保障的設(shè)備。

　　5.實(shí)時(shí)監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現(xiàn)場實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握現(xiàn)場加工狀態(tài)，保證現(xiàn)場加工信息安全。