干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全民地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

　　近年來，中央領(lǐng)導(dǎo)高度重視干部人事檔案工作，多次作出重要批示和指示。要求切實加強(qiáng)干部人事檔案制度機(jī)制建設(shè)，完善干部檔案任前審核制度，推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化，健全干部人事檔案管理體制。中組部把干部人事檔案作為衡量干部德特別是對黨忠誠與否的重要方面。

　　1、人事檔案數(shù)字化管理的必要性

　　1.1人事檔案數(shù)字化是現(xiàn)代組織人事工作的必然要求

　　隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理已不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，需要用新型的數(shù)字化手段來做好新時期的組織人事工作。而作為人事管理中一項非常重要的內(nèi)容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，成為提高工作效率、保護(hù)紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全準(zhǔn)確，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案工作的必然選擇。

　　1.2人事檔案數(shù)字化是干部信息規(guī)范化的必然要求

　　在日常的干部人事管理工作中，傳統(tǒng)的模式行成了大量的干部人事信息，造成了信息的分散、信息形成流程的不科學(xué)，信息內(nèi)容的不全面，不能滿足單位、部門對個體宏觀管理的需要。

　　1.3人事檔案數(shù)字化是新時期組織人事工作的必然要求

　　對于提高干部隊伍素質(zhì)，增強(qiáng)組織人事部門創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于人事工作具有積極的促進(jìn)作用。

　　1）有利于人事數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。當(dāng)前的干部人事檔案管理主要是收集、整理、歸檔、利用，工作周期長，檢索查詢慢，缺乏對整體檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。人事檔案數(shù)字化管理后，可以處理大量數(shù)據(jù)信息，更好地提供干部人事管理過程中全方位的信息。對于組織人事部門改進(jìn)工作方式，提高工作水平、整合人才資源有著重要意義。

　　2）有利于檔案資源的利用率。檔案傳統(tǒng)的管理方式都是以館藏的形式存在的，在查閱利用時，需要找柜子，翻盒子，不僅效率低，而且會造成原始檔案資料的折舊、破損、涂改，甚至丟失。檔案數(shù)字化管理可以實現(xiàn)即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中會出現(xiàn)的一系列問題。把原先復(fù)雜的工作簡單化。數(shù)字化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，還具有便捷靈活性，既可以有效提高檔案資源的利用率，還可以提高工作效率。

　　3）有利于人事檔案的持久保護(hù)。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，是原始的證據(jù)材料。干部人事檔案所記載的內(nèi)容是和干部個人成長發(fā)展息息相關(guān)的各種信息，在職稱評審、選拔任用、工資晉升、公正等方面都有著重要的憑證作用。如果頻繁翻閱，則會增加對檔案的損害率，數(shù)字化管理可以使紙質(zhì)檔案保存得更為完整，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)共享性、重復(fù)利用性、查找便利性等特點(diǎn)，從而減少紙質(zhì)檔案材料的翻閱次數(shù)，節(jié)省查找時間，消除檔案篡改等情況，利于人事檔案的長久保存和利用。

　　2、人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題

　　2.1干部人事檔案的利用度不夠

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時，管理員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務(wù)。雖然數(shù)字化管理能夠快速、精確的找出所需要的人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。因此在保證信息的安全的前提下，需要加強(qiáng)對干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到最大限度。

　　2.2檔案管理有待科學(xué)化、規(guī)范化、信息化

　　傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多還是局限于手工操作為主，隨著形勢的發(fā)展和人事工作對干部檔案管理工作要求的變化，顯現(xiàn)出它的局限性。因此，必須緊跟人事工作的需求，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而降低了人事檔案管理數(shù)字化的使用效率，難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要，以致于檔案管理數(shù)字化程度較低。

　　2.3缺乏復(fù)合型檔案管理人員

　　實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，必須擁有一支掌握數(shù)字化知識的高素質(zhì)檔案人才隊伍?？紤]到人事檔案對保密性要求比較高，如今，既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又精通計算機(jī)管理，還要政治素養(yǎng)高的復(fù)合型檔案管理人員比較稀缺，成為人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的一大瓶頸因素。由于種種原因，當(dāng)前干部人事檔案管理部門大多是兼職人員，缺乏檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案的利用率。

　　3、推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理的主要措施

　　3.1加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展

　　把加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為組織人事部門的重要任務(wù)，添置必要的信息技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)干部檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，同時著眼于云計算、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)的使用，為人事檔案管理工作提供技術(shù)支持。

　　3.2健全檔案管理長效機(jī)制，提高檔案管理質(zhì)量

　　各單位組織人事部門應(yīng)創(chuàng)建一套符合實際需要的檔案管理長效機(jī)制，使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運(yùn)行軌道。結(jié)合人事檔案工作的安全性、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，制定符合各單位實際的人事紙質(zhì)檔案收集整理、數(shù)字檔案掃描、利用、管理等相關(guān)規(guī)章制度，確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案準(zhǔn)確完整規(guī)范、信息更新同步。建立文件檢索、檔案查、借閱審批制度，明確職責(zé)權(quán)限，明確專人負(fù)責(zé)對報送的材料精心審核掃描，通過建章立制加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，保證檔案信息安全性、穩(wěn)定性，提高檔案管理質(zhì)量，為數(shù)字檔案的使用提供制度保障。

　　3.3加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提供堅強(qiáng)人才支撐

　　檔案管理隊伍建設(shè)是當(dāng)前干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。組織人事部門要嚴(yán)把入口，配齊配強(qiáng)管檔人員并加強(qiáng)黨性教育、紀(jì)律約束和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如計算機(jī)技術(shù)、信息安全技術(shù)、檔案收集整理等業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使管檔人員可以專心做好檔案管理工作。培養(yǎng)出一支嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密、堅持原則、精通業(yè)務(wù)的高素質(zhì)人員隊伍，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的人才支撐。

　　3.4加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)，提高檔案信息利用率

　　干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。在保障信息安全的前提下，可以更大范圍地提供所需的檔案信息，深化檔案信息的開發(fā)利用?？梢詫θ藛T信息進(jìn)行動態(tài)統(tǒng)計和分析，保證各部門可以隨時查閱所需檔案資料，滿足日常的信息查詢服務(wù)，切實提高干部人事檔案的利用率。

　　提高對人事檔案數(shù)字化管理的重視，加快設(shè)備與技術(shù)更新，注重人才培養(yǎng)，從而使檔案數(shù)字化管理切實發(fā)揮作用，更好的做好新時期的組織人事工作。