當前，我們正處在信息大爆炸時代，以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能化、云計算等為標志的網(wǎng)絡充斥到社會生活、生產(chǎn)的各個角落。在我國，檔案館產(chǎn)生與發(fā)展經(jīng)歷了一個由低級到高級、由簡單到復雜的發(fā)展歷程，與時代發(fā)展同步，現(xiàn)代化檔案館建設也給未來檔案館建設提出了明確要求，那就是要向更高級的綠色、智能、智慧檔案數(shù)據(jù)建設邁進。

　　智慧檔案數(shù)據(jù)建設

　　智慧檔案館的發(fā)展理念

　　作為傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館建設的更高層次和階段，智慧檔案館的理念確立以及實際建設迫在眉睫。智慧檔案館有狹義和廣義兩個概念，狹義智慧檔案館是指包含多元化檔案資源中傳統(tǒng)檔案和新型檔案內(nèi)容信息和載體信息的檔案館建設等方方面面的內(nèi)容。廣義的智慧檔案館是指涉及全部信息的檔案館，凡是數(shù)字化、智能化等信息化管理下的檔案館都一律統(tǒng)稱為廣義智慧檔案館。

　　智慧檔案館是以多元化的檔案資源為管理對象。智慧檔案館建設是“智慧城市、智慧中國、智慧地球"建設與發(fā)展的重要組成部分，社會大發(fā)展也迫切要求檔案館建設主動融入和跟進這一發(fā)展大趨勢。因此，這就更加需要將檔案管理信息建設推向一個更新階段，并且要我們主動瞄準智慧檔案館的新目標而積極發(fā)力。在未來，所有事物的流程、運行方式等管理都要實現(xiàn)智能化，智能技術與智能管理已經(jīng)成為未來社會發(fā)展大趨勢。未來檔案館建設應該積極跟進技術發(fā)展的新趨勢，為未來檔案館建設與發(fā)展鋪平道路，為可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

　　當今信息時代，信息技術呈現(xiàn)出許多新特點。比如，物聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展實現(xiàn)了物體的智能化管理；4G移動通信的發(fā)展，使服務范圍更大、更多的移動經(jīng)濟接入移動通信網(wǎng)絡，支持的業(yè)務范圍更加廣泛。再比如，云計算技術廣泛應用，將對檔案信息資源管理產(chǎn)生深刻而直接到影響。在認識方面，多數(shù)人認為數(shù)字檔案館建設就是智慧檔案館，把二者概念混淆。事實上，二者有著很大的區(qū)別。僅僅使用了物聯(lián)網(wǎng)、云計算等還不能叫做真正的檔案館。智慧檔案館是一個綜合管理和控制體系，這里面運用了云計算、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、自動控制等技術，目的是提高檔案管理與檔案館運行效率和服務水平。真正的智慧檔案館是有足夠的能力對檔案資源管理與發(fā)展、各類信息的感知與挖掘，通過各種現(xiàn)代科技手段研究與分析并提取形成智慧信息，并將其應用與管理、決策和服務?！爸恰焙汀盎邸笨衫斫鉃椤爸悄艿母兄?/p>

　　數(shù)字檔案管理的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了革命性的變革與發(fā)展。但是，從嚴格意義上說，或者是從未來發(fā)展戰(zhàn)略來看，還會有存在一定的制約因素或局限性，比如理念、技術和資源等。數(shù)字檔案館建立和發(fā)展實際上不是檔案管理的改革，而是檔案信息管理變革。數(shù)字檔案館建立沒有在檔案管理實體方向實現(xiàn)突破，表現(xiàn)為檔案信息與檔案實體信息沒有很好結合。數(shù)字檔案館不具備開展業(yè)務工作及輔助檔案信息用戶思維的功能。數(shù)字檔案館資源結構難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性，因為它受制于傳統(tǒng)檔案資源的嚴格限制。另外，數(shù)字檔案館技術、信息管理、服務、安全等方面仍有一定程度的薄弱環(huán)節(jié)。相比之下，智慧檔案館將實現(xiàn)檔案信息感知與服務的廣泛化，再通過“三網(wǎng)融合"，加快實現(xiàn)城鄉(xiāng)間檔案信息服務全覆蓋。

　　智慧檔案館能夠全面感知、分析和整合檔案資源和檔案館的運行信息，可以為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造了更美好的前景。智慧檔案館在智慧城市建設中的作用越來越大，作為智慧城市建設的重要組成部分，其價值愈加顯現(xiàn)，比如，可以為市民發(fā)揮多元化的信息資源服務作用；符合市民和社會組織需求導向；建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案信息服務體系等，讓市民和諸多社會組織感受到檔案館信息化帶來的智慧服務和個性化服務。智慧檔案館建設與發(fā)展能夠大大提高工作效率，可以更好的為黨政機關、事業(yè)單位、企業(yè)、社會組織、基層群眾等提供優(yōu)質服務，為全社會提供檔案信息共享支撐平臺。

　　智慧檔案館的體系與構成框架

　　現(xiàn)實中，我們不能忽視如何突破數(shù)字檔案館的局限性。智慧檔案館建設關鍵在于突破數(shù)字檔案館信息應用的理念、范圍和模式，“建立集全面感知，資源多元、雙模存儲、綜合處置、泛在應用”等于一體的檔案及檔案管理與運營的綜合支撐平臺。

　　多元資源

　　多元化的檔案資源是智慧檔案館建設的信息化基礎。信息資源一般是由原生電子檔案、檔案數(shù)字化成果、經(jīng)濟社會運行及管理信息回歸檔案數(shù)據(jù)庫等構成的檔案內(nèi)容信息資源，還包括檔案目錄、索引、類別等構成的檔案管理信息資源，還有基于射頻識別技術的檔案實體信息資源，由網(wǎng)絡信息、媒體信息、非物質文化信息等城鄉(xiāng)社會記憶資源；以及由用戶信息、檔案利用信息、檔案數(shù)據(jù)挖掘信息等構成的檔案應用信息資源，由供電信息、濕溫度信息、安保構成的檔案樓宇管理信息資源。

　　全面感知

　　檔案智慧管理的第一要素就是感知，也是明確要求。通過相應的技術手段和管理策略將檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息等與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容信息的感知，實現(xiàn)對檔案實體的感知，實現(xiàn)對檔案管理信息的感知，即感知信息、感知檔案、感知管理。感知需要高的技術要求，比如，要通過RFID技術實現(xiàn)對檔案實體的感知，用智能化定位、跟蹤、識別、監(jiān)控和管理實體。比如，在感知檔案內(nèi)容方面，通過智能化的數(shù)字挖掘技術的實現(xiàn)，以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息。在檔案管理狀況感知方面，主要通過樓宇智能管理技術實現(xiàn)，以智能化監(jiān)測、評價和處置檔案管理的狀態(tài)。

　　智慧檔案館的“智慧”所在就是建立了應對和處理機制，而這種機制是建立信息基礎之上的。通過對檔案信息需求特征解析平臺和檔案利用知識管理、經(jīng)驗管理等支持平臺，對檔案信息感知方面進行利用政策容許度、相關內(nèi)容、利用方式、途徑合理性等評價。全方位提高檔案信息利用的查全率、查準率、查速率，以便確保檔案信息的充分利用。另一方面，通過對檔案實體與內(nèi)容信息、檔案實體信息與樓宇管理信息的綜合分析，及時掌握檔案管理的運行情況，把握檔案工作標準，提出處置策略和考核指標，為檔案工作者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，從而提供可視化、量化的數(shù)據(jù)支撐和智慧支撐，實現(xiàn)檔案信息、實體、管理環(huán)境的一體化管理，切實達到檔案的交互式管理。

　　雙模存儲

　　大量數(shù)據(jù)的存儲和運算是智慧檔案館建設有一大特征。實踐證明，云計算不是解決海量數(shù)據(jù)矛盾和問題的唯一途徑。比如，有一些檔案具有安全和保密性的特征和特點，這就要求智慧檔案館具有獨立產(chǎn)權、獨立數(shù)據(jù)計算和相應的存儲能力，這里先進設備、設施特別重要。同時，智慧檔案館建設還離不開云計算和云儲存技術，這是因為海量數(shù)據(jù)處理和存儲壓力大，而潛在用戶利用需求也需要這一技術支持。為此，智慧檔案館就一定要采取“自有”和“云”雙模模式?？梢灶A見，未來的智慧檔案館一定會運行于“檔案云”范圍之中。

　　泛在應用

　　隨著現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展，智慧檔案館的服務領域也即將隨之擴大，服務范圍將會更廣泛。比如，跟進移動服務技術，建立移動數(shù)據(jù)信息查閱服務中心；再如，利用手機無線網(wǎng)等終端設備，實現(xiàn)檔案信息服務的移動化。同時，我們應將檔案信息服務納人“三網(wǎng)"融合的新的終端設備。

　　智慧檔案館建設的總體構想

　　一般來說，目前所說的智慧檔案館建設大都是指狹義的概念，各地各級檔案館建設都是以狹義的智慧檔案館建設為目標，在不同層面或與不同形式著手智慧檔案管理項目研究和建設。比如，智慧檔案館建設的總體方案研究與確定，智慧檔案館建設的框架搭建、智慧檔案館建設可行性的研究等。調(diào)查顯示，各級檔案館本著構建一個初級的智慧檔案館，之后再建立全面的智慧檔案館。

　　智慧檔案館建設應有以下內(nèi)容和流程：

　　一是電子文檔一體化與業(yè)務數(shù)據(jù)倉儲管理

　　二是物聯(lián)網(wǎng)技術與檔案智能管理

　　三是記憶理念與數(shù)字文獻資源管理

　　四是智慧泛在理念與檔案信息服務

　　五是智能技術與檔案管理工作科學化

　　六是真實可信，長期使用與安全存儲

　　七是網(wǎng)格化管理與檔案業(yè)務監(jiān)督指導等

　　這些將是智慧檔案建設的主要流程。從目標來看，通過構建檔案智慧管理、收集、服務、保護、監(jiān)督等平臺，實現(xiàn)檔案價值的深層次開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的高度智能化管理。

　　管理平臺

　　目標確立后管理狀況為關鍵環(huán)節(jié)。在檔案智慧管理后面，要重點推進物聯(lián)網(wǎng)，即射頻技術在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控、管理等方面的應用，從而更快實現(xiàn)檔案實體信息與內(nèi)容信息一體化、交互化管理。實踐中，這種管理有一定難度，需要先進設備和人才支撐。

　　收集平臺

　　收集平臺尤為重要。一是、加強電子檔案的接收與管理；二是、集中管理各單位有長久保存價值的業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫；三是、實現(xiàn)檔案館對網(wǎng)站、廣播、電視等媒體信息的智能采集和自動歸檔；四是、有計劃大規(guī)模積累城市歷史文化資源，通過專用網(wǎng)站提供權威的城市歷史文化資源。

　　服務平臺

　　在傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的信息服務體系建設，建立移動數(shù)字檔案館信息查閱中心，拓展檔案服務領域，合理構建“市民參與、以人為本、社會協(xié)同"的檔案服務機制。

　　保護平臺

　　各地各級檔案館建設一定要根據(jù)自身特點和當?shù)貙嶋H，建立安全存儲備份平臺和遷移仿真平臺，使電子檔案智能備份遷移技術、電子的檔案封裝技術各級各類數(shù)據(jù)資源的分層存儲技術得到充分展示和利用。加強檔案管理的智能跟蹤與記錄，確保軟、硬件系統(tǒng)的正常使用。

　　監(jiān)督平臺

　　為推動部門間的信息共享和業(yè)務協(xié)同，就要建立業(yè)務管理系統(tǒng)，通過智慧技術實現(xiàn)檔案流、工作流的全程管理。積極建立網(wǎng)絡化管理的檔案業(yè)務監(jiān)督指導體系，實現(xiàn)智能化監(jiān)控，完成檔案業(yè)務知識支持服務和檔案管理模型的智能化構建，完善業(yè)務指導模式，提升監(jiān)管效能。