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文書與檔案管理工作主要是制定符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理制度,做好具體的檔案分類(檔案分類不一定越細(xì)越好,應(yīng)該化繁為簡),并采用信息化系統(tǒng),按照檔案管理相關(guān)規(guī)范,將檔案管理工作落到實(shí)處。同樣,文書檔案也是其中的一種。
文書與檔案管理
01、總則
為加強(qiáng)文書檔案的統(tǒng)一管理,確保公司黨政活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成文件材料的完整和提供利用,更好地為公司各部門服務(wù),結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
本規(guī)定適用于公司檔案部門和文書歸檔部門,同時(shí)也適用于應(yīng)用檔案管理軟件(網(wǎng)絡(luò)版)進(jìn)行全文管理的部門。
02、引用標(biāo)準(zhǔn)
DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》
DA/T 1-2000《檔案工作基本術(shù)語》
《中華人民共和國電子簽名法》
《電子公文歸檔整理暫行辦法》
10號(hào)令《企業(yè)管理類檔案保管期限表》
電辦〔2005〕14號(hào)《國華電力企業(yè)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》
03、術(shù)語和定義
3.1文書檔案
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的,并經(jīng)整理、歸檔,作為真實(shí)歷史記錄集中保管起來的文件材料(含電子文件)。
3.2歸檔文件
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、作為文書檔案保存的紙介質(zhì)的文件材料和電子文件。
3.3件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。
3.4歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過程。
04、職責(zé)
4.1文書歸檔部門職責(zé)
4.1.1負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和積累。
4.1.2負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、裝訂等整理。
4.2檔案部門職責(zé)
4.2.1負(fù)責(zé)對(duì)文書歸檔部門歸檔文件的整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.2.2負(fù)責(zé)文書檔案的接收、編目和裝盒等整理。
4.2.3負(fù)責(zé)文書檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)。
4.2.4負(fù)責(zé)文書檔案的鑒定和銷毀。
05、歸檔文件的收集范圍
凡是立檔單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、管理活動(dòng)中形成的、已辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值的收文、內(nèi)外發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度、重大活動(dòng)記錄、立檔單位編印出版物以及編制的圖表、簿冊(cè)等紙介質(zhì)的文件材料,均應(yīng)收集齊全,定期向檔案室歸檔。文件材料歸檔范圍見《國華火電企業(yè)檔案分類表》和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)。
06、歸檔原則
6.1以本單位形成的,以及針對(duì)本單位的文件為歸檔主體。
6.2對(duì)于外來普發(fā)性文件。凡是屬于上級(jí)主管單位的普發(fā)文件,則酌情歸檔,期限從短;而對(duì)經(jīng)過層層轉(zhuǎn)發(fā)的普發(fā)性文件一般只作暫存?zhèn)洳槲募4妗?/p>
6.3對(duì)于歸檔文件電子簽名的確認(rèn)。凡是在文件處理系統(tǒng)中設(shè)置有電子簽署功能的單位,文件簽發(fā)人和領(lǐng)導(dǎo)批示必須用電子手簽筆(簽名章)簽署,不允許采用鍵盤敲入的方法,否則必須補(bǔ)簽。
07、歸檔方法
7.1歸檔文件一般按“件”整理歸檔。對(duì)于請(qǐng)示與批復(fù)時(shí)間跨度較長的文件,半年之內(nèi)給予復(fù)文的,整合為一件歸檔;超過半年及以上時(shí)間的,則各為一件歸檔(如項(xiàng)目上報(bào)審批文件等)。
7.2對(duì)于文件附件裝訂成冊(cè)件數(shù)較多,且一盒裝不下的,允許把裝訂成冊(cè)的附件分成幾件歸檔。但在錄入數(shù)據(jù)時(shí),必須在文號(hào)中注明。如項(xiàng)目上報(bào)文件欄內(nèi)應(yīng)填寫“國華電項(xiàng)目[2003]15號(hào)附件”以標(biāo)識(shí)。
7.3對(duì)于多頭上報(bào)內(nèi)容一樣的文件,只要求歸檔給上級(jí)主管單位的文件,報(bào)給其他單位的文件作為備查保存。但在錄入數(shù)據(jù)時(shí),應(yīng)在主送欄目填寫包括上級(jí)主管單位在內(nèi)的其他主送單位,以及在備注中注明與某某號(hào)文件內(nèi)容相同,以提示。
7.4歸檔文件一般應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔保存。如果是通過系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)纳闲姓?qǐng)示文件,保管期限為永久、長期的,在確認(rèn)請(qǐng)示與批復(fù)都有電子文件歸檔的情況下,允許只把批復(fù)制成正式(紙質(zhì))文件歸檔,請(qǐng)示以電子文件形式歸檔,但必須在備注中說明。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。
7.5如果是通過系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)纳霞?jí)主管單位發(fā)的下行文件,保管期限為永久、長期的,應(yīng)由發(fā)文單位制作正式(紙質(zhì))文件與電子文件一同歸檔。
7.6如果是通過系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)模9芷谙逓槎唐诘奈募?,允許用電子文件形式歸檔保存,對(duì)紙質(zhì)文件不做要求。
7.7對(duì)于沒有電子文件的歸檔文件
7.7.1一般都應(yīng)該在歸檔時(shí),掃描成電子文件與紙質(zhì)文件一起歸檔。
7.7.2對(duì)于內(nèi)容龐大無法掃描且裝訂成冊(cè)的文件或附件,允許不掃描制成電子文件,但應(yīng)在備注中注明此文件或附件無電子文件。
08、歸檔文件的整理
8.1整理原則
遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
8.2質(zhì)量要求
8.2.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。即正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、外文與譯文等必須完整無缺。對(duì)有破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予修復(fù)和復(fù)制,復(fù)印后附在原件后面一并歸檔;去掉文件上易銹蝕的金屬物;對(duì)過小的文件應(yīng)予托表,對(duì)過大的文件進(jìn)行適當(dāng)裁切或折疊。
8.2.2歸檔文件所使用的書寫材料應(yīng)采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍(lán)黑墨水,也可用打印機(jī)打印,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久、易磨損的材料書寫。
8.2.3對(duì)于無批復(fù)和復(fù)函的文件,應(yīng)進(jìn)行閉環(huán)后歸檔。即由經(jīng)辦人在文件第一頁的空白處注明該文件最終處理結(jié)果的意見。
8.2.4歸檔文件的制成材料、裝具和裝訂應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定,符合檔案保護(hù)的要求。紙張幅面應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
8.3整理方法
8.3.1裝訂
8.3.1.1歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。裝訂時(shí),發(fā)文文件在前,處理單在后,收文處理單在前,文件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件,復(fù)文在前,來文在后。
8.3.1.2裝訂以不影響閱讀和復(fù)印,不破壞原件,且方式簡便為原則。永久、長期保存的文件,一般用不銹鋼釘或不銹鋼夾裝訂,如頁數(shù)多較厚的用三針一線裝訂;短期文件可以不拆釘。
8.3.2分類
歸檔文件按照《國華火電企業(yè)檔案分類表》,采用年度—保管期限—問題(機(jī)構(gòu))進(jìn)行分類,年度為四位數(shù)。
8.3.3排列(架)
8.3.3.1盒內(nèi)文件在保管期限內(nèi)一般按時(shí)間兼顧問題排列。
8.3.3.2庫房文件排架,采用年度—期限排列的方式。
8.3.4編號(hào)
8.3.4.1歸檔文件應(yīng)以分類方法和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁的右上端空白位置加蓋歸檔章,歸檔章式樣見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定。
8.3.4.2歸檔章的填寫:
年度:為文件的形成的年份,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
保管期限:用漢字(永久、長期、短期)表示。
分類號(hào):用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(見7.3.2條款規(guī)定)
件號(hào):同一保管期限內(nèi)的文件排列順序號(hào),用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,從“001”開始標(biāo)注。
8.3.4.3歸檔文件的頁碼,一般連續(xù)編號(hào)。如果是文件附件(7.2條款規(guī)定)分幾件的,應(yīng)按每件編號(hào),不應(yīng)連續(xù)。頁號(hào)編在右下角,從“001”開始。
8.3.5編目
8.3.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。
8.3.5.2歸檔目錄應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定設(shè)置。
件號(hào):歸檔文件分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi),文件的排列順序號(hào)。
責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。必須填寫單位的全稱或規(guī)范的簡稱。沒有責(zé)任者的文件,應(yīng)考證后填寫。
文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)、合同編號(hào)和其他文件的編號(hào),如果文件編號(hào),文號(hào)欄空白。
題名:文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題加以補(bǔ)充,自擬標(biāo)題外加“[]”號(hào)。
日期:文件形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如20020809。
頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面均為一頁,來文與復(fù)文頁號(hào)應(yīng)連續(xù),頁數(shù)相加。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。
備注:注釋本條目文件需要說明的情況。
8.3.5.3歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。(見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定)
8.3.5.4數(shù)據(jù)庫錄入格式,應(yīng)按國華電力企業(yè)統(tǒng)一的錄入界面進(jìn)行錄入編目。
8.3.6裝盒
歸檔文件分年度、分類、保管期限按件號(hào)順序裝盒,盒與盒之間件號(hào)連續(xù),每盒都應(yīng)有該盒文件的目錄和備考表。檔案盒、備考表按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定執(zhí)行。
備考表中的日期,整理人應(yīng)填寫文件整理完畢裝盒的日期;檢查人應(yīng)填寫對(duì)本盒文件檢查完畢的日期。
09
文書檔案的接收
9.1接收要求
9.1.1檔案管理人員接收移交歸檔文件時(shí)應(yīng)逐件認(rèn)真檢查。
文書檔案的接收按照《國華火電企業(yè)檔案分類表》和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)中“歸檔的文件材料的范圍和保管期限表”的規(guī)定范圍進(jìn)行,其中收發(fā)文的歸檔應(yīng)以每年文書業(yè)務(wù)處理部門與文書歸檔部門核對(duì)過的收發(fā)文清單為依據(jù)。歸檔內(nèi)容應(yīng)完整齊全,保管期限應(yīng)劃分正確。
9.1.2文件材料的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目應(yīng)正確,符合質(zhì)量要求。
9.2歸檔時(shí)間
9.2.1歸檔文件一般應(yīng)由文書歸檔部門在次年6月底前向檔案室歸檔。
9.2.2對(duì)由文書部門歸檔的文件,在實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前提下,實(shí)行電子文件即時(shí)歸檔與紙質(zhì)文件定期歸檔相結(jié)合的方法。
9.2.3對(duì)各部門在各項(xiàng)工作中形成的其他文件,或按年度歸檔,或定期歸檔。
9.3移交方法
檔案移交時(shí),由文書歸檔部門編制歸檔(移交)文件目錄一式兩份,經(jīng)檔案人員檢查核對(duì)無誤后,雙方辦理簽字手續(xù),各自保存一份以備查考。歸檔文件目錄格式見《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)中附錄A的圖A2、A3所示。
10、文書檔案的保管
10.1文書檔案按年度+保管期限(按永久、長期、短期順序)依次排序。后補(bǔ)文件分別排在相應(yīng)保管期限的最后。
10.2檔案庫房門、窗和架柜必須牢固。應(yīng)有防光、防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。每天測(cè)量記錄溫濕度一次。
10.3庫房架柜排列合理、標(biāo)志醒目、整齊清潔。
11、文書檔案的利用
11.1檔案管理人員應(yīng)熟悉庫存檔案情況,主動(dòng)了解有關(guān)部門利用檔案的需要,做好提供利用。
11.2根據(jù)立檔單位工作需要,有計(jì)劃地開展編研工作,開發(fā)檔案信息資源。編制文件匯集、基本情況匯集、專題材料、經(jīng)驗(yàn)選編等。配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織結(jié)構(gòu)沿革、大事記等。
11.3利用者應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)。查閱時(shí),填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)單》(見附錄1)。查閱后,及時(shí)填寫《文書檔案查閱登記表》(見附錄3)。
11.4查閱文書檔案,應(yīng)經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),重要的還應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱黨委會(huì)議記錄、總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、董事會(huì)、監(jiān)事后會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、帳簿,經(jīng)營管理文件等涉及本單位商業(yè)秘密的文書檔案,除本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外,還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
11.5文書檔案原則上不外借,必須借出時(shí),須經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)并經(jīng)承辦部門經(jīng)理同意后(填寫《文書檔案借閱申請(qǐng)單》見附錄2),辦理借閱手續(xù),并在一周內(nèi)歸還。借出的檔案未經(jīng)許可,不得復(fù)印,未經(jīng)許可,不得復(fù)印,不得轉(zhuǎn)借,嚴(yán)禁攜帶回家,不準(zhǔn)拆件、涂改、勾劃、批注、抽頁,確保檔案完整無損。
11.6對(duì)所借閱檔案必須妥善保管,嚴(yán)防丟失和泄密。如有遺失,應(yīng)出書面報(bào)告,由檔案室會(huì)同有關(guān)部門或公司保密委員會(huì)根據(jù)情節(jié)進(jìn)行處理。
11.7檔案管理人員向利用者提供查閱檔案的同時(shí),應(yīng)主動(dòng)收集利用效果。
12、文書檔案的鑒定和銷毀
12.1根據(jù)文書檔案保管期限,定期對(duì)到期的文書檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作在公司主管檔案工作負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案室會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門組成鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組,按鑒定程序進(jìn)行。
12.2銷毀失去保存價(jià)值的文書檔案,必須由鑒定小組提出意見,由檔案室、業(yè)務(wù)承辦部門領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。
12.3銷毀文書檔案時(shí),必須有二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽字。
13、暑期培訓(xùn)注意事項(xiàng)
文書檔案管理人員每年度應(yīng)進(jìn)行文書檔案歸檔率統(tǒng)計(jì),檔案利用情況統(tǒng)計(jì),檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì),檔案庫存量統(tǒng)計(jì)等。
14、其它
14.1本規(guī)定未予說明部分,按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
14.2本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。
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