電子會計檔案管理是電子會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，與紙質(zhì)會計資料相比，電子會計資料的整理既有相同之處，也有其獨特之處，整理電子會計資料應(yīng)遵循以下原則。

　　電子會計檔案管理

　　01、整理原則

　　一、保持會計資料的有機(jī)聯(lián)系

　　會計資料的有機(jī)聯(lián)系，包括編號聯(lián)系和業(yè)務(wù)聯(lián)系。因此，整理會計資料時，連續(xù)編號的會計資料應(yīng)依次排列，相同類別、同一會計期間的會計資料也要保持在同一類別；同一業(yè)務(wù)不同載體的會計資料要通過登記編號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使之能互相參考。

　　二、方便管理

　　整理電子會計資料時，應(yīng)考慮到管理的需要。如輸出電子會計賬本時，盡管不受頁數(shù)的限制，但如果單個電子會計賬簿文件太大，讀取速度較慢，將給管理帶來困難。

　　三、方便利用

　　方便利用，就是會計資料歸檔整理時應(yīng)盡可能完整地著錄元數(shù)據(jù)，以方便檢索。

　　四、體現(xiàn)電子化的特點

　　如在憑證成冊時，可不受頁數(shù)的限制，將更長會計期間的憑證輸出至同一版式文件中。

　　02、憑證的整理

　　一、組件

　　在傳統(tǒng)非電子化狀態(tài)下，一件會計憑證的組成有以下幾種情況：

　　第一種：僅有記賬憑證；

　　第二種：記賬憑證、內(nèi)部形成的原始憑證；

　　第三種：記賬憑證、內(nèi)部形成的報銷憑證、外部原始憑證、其他憑證。

　　實現(xiàn)會計憑證電子化后，一件會計憑證的組成有以下幾種情況：

　　第一種：僅有電子記賬憑證；

　　第二種：電子記賬憑證、內(nèi)部形成的電子原始憑證（如報銷單、領(lǐng)料單）；

　　第三種：內(nèi)部形成的紙質(zhì)原始憑證；

　　第四種：電子記賬憑證、內(nèi)部形成的電子報銷憑證、從外部接收的其他電子憑證；

　　第五種：從外部接收的紙質(zhì)原始憑證。

　　上述五種情況應(yīng)單獨成件。

　　成件后，應(yīng)對件內(nèi)文檔進(jìn)行排序，排序方法為：

　　第一種：自然排序；

　　第二種：先電子記賬憑證，后內(nèi)部形成的電子原始憑證；

　　第三種：按編號從小到大排序；

　　第四種：先電子記賬憑證，然后內(nèi)部形成的電子報銷憑證，再就是外部接收的其他電子憑證；

　　第五種：按幅面大小，從小到大排序。

　　二、分類、排序及編號

　　與傳統(tǒng)紙質(zhì)狀態(tài)下的憑證分類方法不同，在既有電子憑證又有紙質(zhì)憑證狀態(tài)下，會計憑證的分類需要考慮載體形式。以紙質(zhì)會計憑證的“會計文件形式—會計年度—保管期限”為例，電子化管理后，考慮到還有部分紙質(zhì)憑證，分類排列方法應(yīng)為“會計文件形式—會計年度—保管期限—載體形式”，例如：

　　會計憑證

　　2021年會計憑證

　　30年會計憑證

　　（先排電子會計憑證）

　　第1冊

　　第2冊

　　第3冊

　　第4冊

　　第N冊

　?。ㄔ倥偶堎|(zhì)會計憑證）

　　第N+1冊

　　第N+2冊

　　第N+3冊

　　第N+4冊

　　第N+N冊

　　……

　　（編號方法與紙質(zhì)憑證相同。）

　　2022年會計憑證

　　30年會計憑證

　?。ㄏ扰烹娮訒嫅{證）

　　第1冊

　　第2冊

　　第3冊

　　第4冊

　　第N冊

　?。ㄔ倥偶堎|(zhì)會計憑證）

　　第N+1冊

　　第N+2冊

　　第N+3冊

　　第N+4冊

　　第N+N冊

　　……

　　（編號方法與紙質(zhì)憑證相同。）

　　三、元數(shù)據(jù)捕獲及編目

　　整理會計資料時，一項重要的工作內(nèi)容是元數(shù)據(jù)捕獲。在電子會計資料管理中，大部分元數(shù)據(jù)會從會計業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲，但仍有部分元數(shù)據(jù)需要在電子檔案管理系統(tǒng)中捕獲，這些元數(shù)據(jù)主要如下。

　　1.電子檔案實體元數(shù)據(jù)

　　這些元數(shù)據(jù)包括檔案館名稱、檔案館代碼、全宗名稱、立檔單位名稱、全宗號、目錄號、年度、保管期限、室編案卷號、館編案卷號、室編件號、館編件號、文檔序號、頁號、摘要、當(dāng)前位置、脫機(jī)載體編號、脫機(jī)載體存址、縮微號。

　　2.可能要在歸檔時捕獲的元數(shù)據(jù)

　　這些元數(shù)據(jù)包括主題詞、關(guān)鍵詞、人名、機(jī)構(gòu)或問題、類別號、分類號，知識產(chǎn)權(quán)說明、授權(quán)對象、授權(quán)行為、控制標(biāo)識。

　　3.可在業(yè)務(wù)系統(tǒng)捕獲，但在電子檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)捕獲的元數(shù)據(jù)

　　這些元數(shù)據(jù)有：機(jī)構(gòu)和人員元數(shù)據(jù)（包括機(jī)構(gòu)人員類型、機(jī)構(gòu)人員名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼、個人職位）、業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)（包括業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時間、行為依據(jù)、行為描述）、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)（包括實體標(biāo)識符、關(guān)系類型、關(guān)系、關(guān)系描述）。

　　03

　　賬簿、報表的整理

　　一、賬簿的整理

　　與憑證整理相比，賬簿的整理相對比較簡單。紙質(zhì)賬簿以本、冊為單位進(jìn)行整理，不存在組件。而電子賬簿的整理也不需要組件，因為不存在不同載體的賬簿，全部為電子載體。

　　這里主要敘述賬簿的分類、排列。其他工作環(huán)節(jié)與憑證工作基本相同。由于賬簿保管期限已改為30年，分類排列方法不宜再采用“會計文件形式—會計年度—保管期限”，而是直接采用“會計文件形式—會計年度—賬簿類型”，以此為例，整理方法如下：

　　會計賬簿

　　2021年

　　1.銀行存款賬

　　2.現(xiàn)金出納賬

　　3.總賬

　　4.明細(xì)分類賬

　　5.固定資產(chǎn)卡片

　　6.輔助賬簿

　　2022年

　　1.銀行存款賬

　　2.現(xiàn)金出納賬

　　3.總賬

　　4.明細(xì)分類賬

　　5.固定資產(chǎn)卡片

　　6.輔助賬簿

　　賬簿類型，可根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)量的多少來細(xì)分，如果某一類型賬簿數(shù)據(jù)較多，則可按月、季、半年等會計期間進(jìn)行細(xì)分，例如：

　　會計賬簿

　　2021年

　　1.銀行存款賬

　　一季度銀行存款賬

　　二季度銀行存款賬

　　三季度銀行存款賬

　　四季度銀行存款賬

　　2.現(xiàn)金出納賬

　　1月份現(xiàn)金出納賬

　　2月份現(xiàn)金出納賬

　　3月份現(xiàn)金出納賬

　　……

　　12月份現(xiàn)金出納賬

　　3.總賬

　　4.明細(xì)分類賬

　　5.固定資產(chǎn)卡片

　　6.輔助賬簿

　　2022年

　　1.銀行存款賬

　　2.現(xiàn)金出納賬

　　3.總賬

　　4.明細(xì)分類賬

　　5.固定資產(chǎn)卡片

　　6.輔助賬簿

　　二、報表的整理

　　報表（報告）有紙質(zhì)和電子載體兩種，因此，整理方法與憑證相似。

　?。ㄒ唬┙M件

　　報表也需要組件，一般是一個會計期間、一類報表為一件，如某年資產(chǎn)負(fù)債表、某年預(yù)算報表各為一件。不同載體的同一年度同一類報表應(yīng)分別組件。

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　　以比較通用的“會計文件形式—會計年度—保管期限”分類排列法舉例如下：

　　財務(wù)報表

　　2021年

　　永久

　　年度財務(wù)報表（預(yù)算）

　　年度財務(wù)報表（決算）

　　10年

　　月財務(wù)報表

　　季度財務(wù)報表

　　半年財務(wù)報表

　　2022年

　　永久

　　年度財務(wù)報表（預(yù)算）

　　年度財務(wù)報表（決算）

　　10年

　　月財務(wù)報表

　　季度財務(wù)報表

　　半年財務(wù)報表