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如何做檔案歸檔整理

時(shí)間:2022-05-30 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  如何做檔案歸檔整理?立檔單位在其他職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料,包括紙質(zhì)和電子文件材料。

如何做檔案歸檔整理

  歸檔文件整理

  將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等),使之有序化的過(guò)程。

  整理原則

  1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;

  2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用;

  3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理;

  4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

  一、組件

  歸檔文件一般以每份文件為一件,其中:

  正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件,會(huì)議記錄一年一本的,一本為一件;來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件,也可為一件。

  有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時(shí)應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

  二、分類

  立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類,同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

  1、按年度分類

  將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)??缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí),年度為其歸檔年度,并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

  2、按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類

  將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類。機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法應(yīng)擇一適用,不能同時(shí)采用。

  采用機(jī)構(gòu)分類的,應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類,涉及多個(gè)部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。

  采用問(wèn)題分類的,應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

  3、保管期限分類

  將文件按劃定的保管期限分類。

  三、排列

  1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列;

  2、同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列;

  3、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

  四、編號(hào)

  歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

  檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為:全宗號(hào)-檔案門類代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼-件號(hào),上、下位代碼之間用“-”連接,同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

  歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

  歸檔章的組成:全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng),機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)作為選擇項(xiàng)。

  五、編目

  歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。

  歸檔文件應(yīng)逐件編目,設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、提名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

  歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面,頁(yè)面宜橫向設(shè)置。

  歸檔文件目錄除保存電子版外,還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)。

  紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、、裝盒和排架

  一、修整

  1、歸檔文件已破損的,應(yīng)予以修復(fù):字跡模糊或易褪變的,應(yīng)予復(fù)制;

  2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

  3、幅面過(guò)大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

  二、裝訂

  1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理;

  2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

  3、永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的,使用直角裝訂。

  4、永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

  三、編頁(yè)

  1、以件為單位編制頁(yè)碼;

  2、頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

  四、裝盒

  將歸檔文件按順序裝入無(wú)酸紙制作的檔案盒,并填寫檔案盒合集及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

  五、排架

  1、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架;

  2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限分類的,庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)序列依次上架,便于實(shí)體管理;

  3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的,庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進(jìn)館。

  歸檔電子文件整理要求

  1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式,掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi,建議以PDF格式存儲(chǔ);

  2、掃描形成文件保存為多頁(yè)pdf格式,文件命名為檔號(hào)。

  3、掃描完成后,把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒,完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。

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