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檔案怎么整理分類

時(shí)間:2022-05-30 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  為提高檔案管理水平,促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化,更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》,《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實(shí)際,對(duì)本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,檔案怎么整理分類并按照其內(nèi)容和載體的不同,制定分類方案如下:

檔案怎么整理分類

  檔案怎么整理分類

  一、分類原則

  以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象,依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn),進(jìn)行科學(xué)分類,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的科學(xué)管理和利用。

  二、全宗內(nèi)檔案門類

  本單位所有門類、載體檔案,共有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

  三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號(hào)

 ?。ㄒ唬┪臅鴻n案

  1.1949~2001年,按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分類組卷,每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫大流水號(hào)。

  保管期限為:永久(目錄號(hào)1)、長(zhǎng)期(目錄號(hào)2)、短期(目錄號(hào)3)。

  機(jī)構(gòu)分類類目為:辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注:機(jī)構(gòu)分類或問題分類選其一,不同時(shí)存在。

  文書檔案檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

  例:

  案卷標(biāo)簽采用以下式樣:

  ——紅色為永久保管期限、綠色為長(zhǎng)期保管期限、藍(lán)色為短期保管期,字體是仿宋4號(hào)。

  背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  2.2002-2006年,采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分類法,按歸檔文件整理規(guī)則,以件為單位整理。保管期限為:永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開始,保管期限為:永久、30年、10年。

  機(jī)構(gòu)分類類目為:辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。

  文件件號(hào)編制為:按照保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分別編制流水號(hào)。

  3.歸檔章的使用:

  在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章,文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

  歸檔章的項(xiàng)目為:全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)(見圖)。

 ?、偃谔?hào):C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào),沒有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。(以下各門類的全宗號(hào)填寫都按此規(guī)定)

 ?、谀甓龋阂裕次话⒗?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002",不能簡(jiǎn)化為"02"。

 ?、凼揖幖?hào):檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目(即機(jī)構(gòu)或問題)內(nèi),按文件的排列順序從"1"開始逐件編號(hào),不同類目不能混合編號(hào)。

  ④保管期限:歸檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長(zhǎng)期(30年)"、"短期(10年)"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長(zhǎng)期、短期;2007年開始根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令保管期限是永久、30年、10年。

 ?、輽C(jī)構(gòu)或問題:按機(jī)構(gòu)分類的,用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱;例:辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問題分類的,用中文填寫類目名稱,例:黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號(hào)。

 ?、摒^編件號(hào):到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。

 ?、呖傢?yè)數(shù):每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì),批文單與文件一同歸檔的,應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)??傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

  4.檔案盒盒脊:

  在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有:全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)。

  全宗號(hào)用紅色耐久材料蓋章,其余用黑色耐久材料蓋章,其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào),即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。

  盒號(hào),即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫,平時(shí)用鉛筆填寫,脊背上的字體是仿宋4號(hào)

  例:(下圖)

  6.卷盒排列方法:

  以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)順序排列。

 ?。ǘ?huì)計(jì)檔案

  按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定,以卷為保管單位。

  采用核算單位——年度——形式(名稱)分類。核算單位按順序從1開始編制流水號(hào),每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。

  如:核算單位有3個(gè),核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)(目錄號(hào)4),核算單位代號(hào)2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號(hào)5),核算單位代號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號(hào)6)。(注:這里的樣本目錄號(hào)是臨時(shí)的,各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào),核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào))

  案卷號(hào)編制方法:

  同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。

  會(huì)計(jì)憑證裝盒,財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類用硬卷皮裝訂,會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具,加貼規(guī)定的封面。

  會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法:

  全宗號(hào)—目錄號(hào)—年度—案卷號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽式樣如下:

  藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限,紅色標(biāo)簽代表永久保管期限,全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡,其余用黑色耐久字跡。

  背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊2公分處粘貼。

  (三)照片檔案(目錄號(hào)7)

  按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷,以張為單位,按拍攝時(shí)間先后順序排列,編寫卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為一個(gè)案卷號(hào),混年度編寫案卷大流水號(hào),并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容,背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

  保管期限:永久。

  照片檔案檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽:式樣如下

  ——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

  背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  照片的整理:

  題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

 ?。ㄋ模┕獗P檔案(目錄號(hào)8)

  光盤類檔案以張為保管單位,每一張為一卷,按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。

  保管期限:永久。

  檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽:有二種式樣如下。多可以用。

  背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  ——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

  背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

 ?。ㄎ澹?shí)物檔案(目錄號(hào)9)

  實(shí)物類檔案以件為保管單位,每一件為一卷,按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。

  保管期限:永久

  檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽:式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

  (六)專門(業(yè)務(wù))檔案

  業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

  專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—分類號(hào)—年度—案卷號(hào)。

  分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)KG表示,二級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表,類目之間用間隔符號(hào)“.”分開,分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

  案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽:式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

  專門(業(yè)務(wù))檔案分類號(hào)附注表

  分類號(hào)

  檔案內(nèi)容

  KG·1

  公交行政許可檔案

  KG·2

  出租車行政許可檔案

  KG·3

  出租車行政處罰檔案

  KG·4

  三輪車從業(yè)人員管理檔案

  (七)設(shè)備檔案

  設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類組卷。

  檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—分類號(hào)(設(shè)備代號(hào)民)—案卷號(hào)。

  分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)S(設(shè)備)表示,二級(jí)類目為設(shè)備代號(hào),采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表,類目之間用間隔符號(hào)“?”分開,分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

  案卷號(hào)在最低一級(jí)類目下編流水號(hào)。

  例:

  標(biāo)簽:在科技檔案盒檔號(hào)位置粘貼。在檔號(hào)上面蓋期限圖章。

  式樣一如下。

  式樣二如下。

 ?。ò耍┗n案:

  基建檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目分類組卷。

  檔號(hào)編制方法:全宗號(hào)—分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào))—案卷號(hào)。

  分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)J(基建)表示,二級(jí)類目為建設(shè)項(xiàng)目順序號(hào),采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表,類目之間用間隔符號(hào)“?”分開,分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

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