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一直以來,由于城建檔案尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,城建檔案的查詢利用面臨著實(shí)體紙質(zhì)檔案調(diào)閱次數(shù)頻繁、檔案原件重復(fù)使用頻率高損耗大、檔案利用效率低的問題。而且隨著社會(huì)對城建檔案利用需求的日益增長,也對城建檔案服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求,促使城建檔案管理部門不斷創(chuàng)新和改進(jìn)服務(wù)方式,提高社會(huì)滿意度和群眾獲得感。因此,城建檔案數(shù)字化加工是近年來城建檔案工作的重中之重。
城建檔案數(shù)字化加工
2017年,北海市城市建設(shè)檔案館順利完成城建檔案信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目的采購及建設(shè),為城建檔案數(shù)字化成果應(yīng)用提供了技術(shù)和平臺(tái)保障。從2018年開始,市城市建設(shè)檔案館每年向財(cái)政申請專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于開展城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作,經(jīng)過2018年、2019年兩期的項(xiàng)目運(yùn)作已累計(jì)完成約147萬頁檔案的數(shù)字化加工。
今年,受新冠肺炎疫情的影響,城建檔案數(shù)字化三期項(xiàng)目較往年開展得稍晚,在完成項(xiàng)目采購、合同簽訂等前期工作后,項(xiàng)目于7月29日順利進(jìn)場。時(shí)間緊任務(wù)重,為確保項(xiàng)目如期完工,市城市建設(shè)檔案館與成交供應(yīng)商多次溝通,通過調(diào)整人員配置分工、優(yōu)化整理流程等多種舉措加快項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度,預(yù)計(jì)到年底可以完成約155萬頁的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。
通過城建檔案數(shù)字化建設(shè),市城市建設(shè)檔案館加快推動(dòng)檔案數(shù)字化成果應(yīng)用,城建檔案利用服務(wù)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新升級。在查詢利用全過程中,省掉了傳統(tǒng)檔案利用中調(diào)取實(shí)體檔案等“跑腿”環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)了電子檔案的查閱、拷貝和打印利用,進(jìn)一步解放了人力,降低了耗時(shí),大大提高了檔案利用效率。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)及成果應(yīng)用,真正讓“信息多跑路、群眾少跑腿”、“最多跑一次”逐步落到實(shí)處,體現(xiàn)了方便群眾、服務(wù)群眾的宗旨,同時(shí)也對原始紙質(zhì)檔案起到一定的保護(hù)作用,增強(qiáng)了檔案的安全性。
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