現(xiàn)階段，基建檔案的信息化水平相對(duì)滯后于整個(gè)社會(huì)的信息化水平。要提升基建檔案信息化水平，首先要將基建檔案數(shù)字化加工，而外包服務(wù)不失為一種好方式。那么，基建檔案數(shù)字化外包服務(wù)的重要性以及面臨的風(fēng)險(xiǎn)有哪些？有關(guān)單位應(yīng)該如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制呢？

　　基建檔案記載了工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的全部信息，涵蓋咨詢(xún)、建議書(shū)、可行性報(bào)告、規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、環(huán)境評(píng)價(jià)、職業(yè)病防護(hù)、施工圖、竣工圖等多種文字和圖紙資料，對(duì)提升工程項(xiàng)目全過(guò)程管理水平至關(guān)重要。

　　基建檔案數(shù)字化加工外包服務(wù)的重要性

　　一、基建檔案保護(hù)的需要。

　　基建檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可降低基建檔案紙質(zhì)原件的使用率，從而避免人為原因或其他不確定因素對(duì)檔案原件的損壞，有效保護(hù)基建檔案原件。另外，基建檔案數(shù)字化后的電子文件就是其紙質(zhì)原件的電子備份，如需要可通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)手段進(jìn)行還原處理。

　　二、環(huán)保的需要。

　　基建檔案數(shù)字化后，可減少硫酸打印紙、硒鼓、碳粉等耗材的使用量，為節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境盡一份力。

　　三、檔案信息化建設(shè)大背景的要求。

　　對(duì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化外包服務(wù)，可以加速基建檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高工程項(xiàng)目電子檔案的管理水平，有助于檔案資源大數(shù)據(jù)建設(shè)。

　　四、檔案知識(shí)管理轉(zhuǎn)型的需要。

　　基建檔案的數(shù)字化可促進(jìn)檔案管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)型，可以將更有價(jià)值的信息提供給有關(guān)部門(mén)和決策者，不僅增強(qiáng)企業(yè)的穩(wěn)定性和競(jìng)爭(zhēng)力，還能有益于社會(huì)。例如，2003年抗擊“非典”建造的北京小湯山醫(yī)院圖紙為武漢火神山醫(yī)院的設(shè)計(jì)和建設(shè)贏得了寶貴時(shí)間，充分彰顯了“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”時(shí)代下基建檔案的獨(dú)特價(jià)值。

　　基建檔案數(shù)字化外包服務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

　　基建檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司種類(lèi)繁多、良莠不齊，且以營(yíng)利為目的，如果過(guò)多追求利益，會(huì)給基建檔案數(shù)字化工作帶來(lái)潛在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前市場(chǎng)上，企業(yè)規(guī)模較小的，欠缺較明確的檔案數(shù)字化項(xiàng)目工作制度、資質(zhì)等；企業(yè)規(guī)模較大的，則委托第三方公司提供數(shù)字化外包服務(wù)，而第三方公司數(shù)字化人員存在檔案意識(shí)較低、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不高等問(wèn)題。

　　檔案數(shù)字化工作屬于勞動(dòng)密集型，從業(yè)人員存在年齡低、學(xué)歷低、檔案意識(shí)低、保密意識(shí)低、業(yè)務(wù)水平低、工資低的“六低”情況，加大了基建檔案數(shù)字化外包中基建檔案泄密和實(shí)體損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

　　在基建檔案數(shù)字化過(guò)程中，可能會(huì)因加工人員檔案保密意識(shí)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟練、工作不仔細(xì)等問(wèn)題造成檔號(hào)、卷冊(cè)號(hào)、案卷號(hào)、附圖號(hào)等著錄信息錯(cuò)誤，導(dǎo)致存儲(chǔ)位置錯(cuò)誤、電子檔案信息檢索不準(zhǔn)確等問(wèn)題，致使機(jī)密檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)加大。

　　此外，基建檔案存在較大幅面的附圖或者文字，需要采取局部掃描拼圖、裁剪后掃描等多種方式進(jìn)行數(shù)字化。如果從業(yè)人員業(yè)務(wù)不嫻熟、工作不細(xì)心，可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案卡在掃描儀中、拼圖邊界遮蓋內(nèi)容、邊緣不清晰、裁剪后部分內(nèi)容丟失無(wú)法復(fù)原等問(wèn)題。特別是一些年代久遠(yuǎn)的基建檔案，由于紙張陳舊、破損程度過(guò)高，可能會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成毀滅性破壞。

　　基建檔案數(shù)字化外包服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制措施

　?。ㄒ唬┘哟罂疾斐邪侥芰Φ牧Χ劝l(fā)包方應(yīng)按照有關(guān)要求對(duì)承包方進(jìn)行篩選，掌握其公司背景、股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份、資質(zhì)證書(shū)、信用、不良記錄、財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件、管理制度、工期控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、售后服務(wù)等信息。

　　根據(jù)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，發(fā)包方應(yīng)科學(xué)開(kāi)展檔案服務(wù)外包工作，監(jiān)督指導(dǎo)承包方高效開(kāi)展檔案服務(wù)管理體系建設(shè)、提升服務(wù)能力。《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》還涉及第三方和監(jiān)管方，要求發(fā)包方、承包方和地方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　?。ǘ┐_保檔案信息安全保密安全是檔案工作的生命線(xiàn)，要堅(jiān)持底線(xiàn)思維，從總體國(guó)家安全觀角度抓好安全管理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

　　一要簽訂相關(guān)協(xié)議。發(fā)包方與承包方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，數(shù)字化加工人員應(yīng)與承包方簽訂保密協(xié)議。發(fā)包方應(yīng)要求承包方填寫(xiě)員工備案表（包括離職員工），并永久保存。在新冠肺炎疫情常態(tài)化防控階段，生命安全和檔案安全都不容忽視，檔案數(shù)字化外包工作也要始終保持強(qiáng)烈的憂(yōu)患意識(shí)。發(fā)包方應(yīng)精準(zhǔn)掌握承包方入場(chǎng)人員的體溫等身體狀況，以及是否出入疫情高危區(qū)域等，在保證生命安全的同時(shí)有序開(kāi)展數(shù)字化加工工作。

　　二要采用加密軟件。一方面，可利用技術(shù)手段和物理裝置封閉計(jì)算機(jī)、掃描儀等基建檔案數(shù)字化加工設(shè)備的輸出端口。另一方面，還可在加工設(shè)備上安裝加密軟件，對(duì)輸出的電子文件進(jìn)行加密處理，做好基建檔案數(shù)字化安全管理工作。

　　三要采用新型存儲(chǔ)方式——云存儲(chǔ)。基建檔案存儲(chǔ)所占空間過(guò)大，光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備難以滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的容量需求。通過(guò)云存儲(chǔ)，不用攜帶實(shí)體存儲(chǔ)設(shè)備，有效防止數(shù)據(jù)丟失，且數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)更加便捷。云存儲(chǔ)的保密性較高，可通過(guò)設(shè)置用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)管理，防止信息泄露，且在電子檔案資源共享時(shí)，可降低網(wǎng)絡(luò)病毒傳播風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息安全。

　?。ㄈ┘哟蠡n案實(shí)體保護(hù)力度為降低基建檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)，外包公司要把從業(yè)人員培訓(xùn)作為重點(diǎn)工作之一。

　　外包公司應(yīng)配備檔案或相關(guān)專(zhuān)業(yè)的從業(yè)人員；上崗前要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)；針對(duì)檔案的復(fù)原、修裱、拼圖、切割等技術(shù)，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)；定期對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行普法教育，如檔案法、保密法等；發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)承包方從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，互相交流分享經(jīng)驗(yàn)，模擬檔案原件損壞等突發(fā)情況并進(jìn)行妥善處理；承包方應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案數(shù)字化方案，以達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。

　?。ㄋ模┘哟髷?shù)字化外包服務(wù)監(jiān)管力度要嚴(yán)控?cái)?shù)字化外包服務(wù)場(chǎng)所。

　　發(fā)包方應(yīng)在辦公區(qū)域內(nèi)選擇獨(dú)立的數(shù)字化外包服務(wù)場(chǎng)所，并配置全方位的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)控?cái)?shù)字化加工場(chǎng)所的出入口、檔案存放區(qū)、工作區(qū)、信息存儲(chǔ)區(qū)等重點(diǎn)部位。發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)視頻進(jìn)行回放檢查，且視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的保存期限不少于6個(gè)月。要嚴(yán)控?cái)?shù)字化外包服務(wù)全過(guò)程。發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的檔案數(shù)字化加工服務(wù)工作進(jìn)行全過(guò)程、全方位監(jiān)管。

　　對(duì)基建檔案的敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性進(jìn)行檢查并形成清單，根據(jù)實(shí)際情況，按計(jì)劃進(jìn)行分批出入庫(kù)工作。發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù)，交接清單應(yīng)一式兩份。此外，承包方應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案，每天入庫(kù)（柜），不得在加工區(qū)域留存過(guò)夜；如發(fā)生檔案損毀、丟失或泄密等重大事故，發(fā)包方應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施并向有關(guān)部門(mén)報(bào)備。

　　（五）加強(qiáng)溝通，助力共贏。發(fā)包方應(yīng)與承包方積極溝通，在互相融合中實(shí)現(xiàn)共贏。

　　發(fā)包方應(yīng)綜合考察承包方的能力，不能為了節(jié)約資金而大幅降低數(shù)字化成本，從而影響基建檔案數(shù)字化外包服務(wù)的質(zhì)量。承包方應(yīng)放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，不能為了眼前利益肆意壓縮基建檔案數(shù)字化加工服務(wù)的資金，例如對(duì)加工設(shè)備的投入及從業(yè)人員工資等，以免影響基建檔案數(shù)字化外包加工服務(wù)的質(zhì)量，這也不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。