促進(jìn)檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設(shè)的根本目的所在。因此亟待加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。文章從權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度兩個(gè)方面進(jìn)行闡述怎么建設(shè)數(shù)字化檔案的措施。

　　數(shù)字化檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。筆者認(rèn)為，要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作，主要應(yīng)把握好以下幾個(gè)方面：

　　怎么建設(shè)數(shù)字化檔案

　　一、權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現(xiàn)有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此首先要考慮對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對(duì)全部館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)轲^藏檔案中真正具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。因此，檔案部門要組織力量加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對(duì)館藏檔案中保管期限為長(zhǎng)期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而對(duì)那些利用價(jià)值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時(shí)不予考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

　　其次，要權(quán)衡數(shù)字化處理費(fèi)用與開發(fā)利用價(jià)值，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。通過對(duì)現(xiàn)有館藏檔案開展鑒定工作，明確要進(jìn)行數(shù)字化處理與不進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應(yīng)分清輕重緩急，根據(jù)本部門的實(shí)際和檔案利用需要的實(shí)際，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：

　　1在對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上

　　可以分兩步走，第一步先實(shí)現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化，編制電子目錄檢索工具，實(shí)現(xiàn)目錄級(jí)數(shù)字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實(shí)現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。要根據(jù)館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的方案。在對(duì)電子文件的歸檔上，要規(guī)范電子文件制度與范圍，根據(jù)自身的條件有計(jì)劃地接收具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)館，改善館藏結(jié)構(gòu)。

　　2要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數(shù)字化檔案的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這可根據(jù)定期或不定期的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來挑選，把那些利用率較高的且利用后能產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

　　3要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進(jìn)行數(shù)字化。從某種意義上說，有特色就有優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。因?yàn)檫@些特色館藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，是檔案館在合作與競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時(shí)也節(jié)約了資金，避免重復(fù)建設(shè)。如反映某一地區(qū)特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應(yīng)該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數(shù)字化。

　　4要考慮用戶的需求

　　針對(duì)用戶的需求進(jìn)行數(shù)字化，在實(shí)際工作中，某些專業(yè)利用者不再滿足于一般性的服務(wù)，而要求檔案館提供綜合性強(qiáng)、全方位的信息服務(wù)，因此在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數(shù)字化。

　　5對(duì)電子文件的接收也要權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對(duì)于紙質(zhì)文件來說，空間的問題最為突出，對(duì)于電子文件來說，保存空間不是很重要的一個(gè)問題，但是，管理電子文件的費(fèi)用大量轉(zhuǎn)移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中。所以必須考慮檔案保管機(jī)構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子文件的技術(shù)要求，尤其是那些對(duì)特定的復(fù)雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無關(guān)的格式統(tǒng)一保管的話，檔案保管機(jī)構(gòu)還需要設(shè)法獲得該文件的運(yùn)行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無償移交。在這種情況下，檔案機(jī)構(gòu)需要根據(jù)電子文件的價(jià)值和自身的實(shí)力做出決斷：或者購置相應(yīng)軟件甚至全套系統(tǒng)以保障文件的維護(hù)和使用，或者與文件形成機(jī)關(guān)達(dá)成協(xié)議，由他們按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定實(shí)施管理。

　　檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究數(shù)字化工作的效益，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等；筆者認(rèn)為，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過對(duì)數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡，避免不必要的浪費(fèi)、減少日后的管理成本，如果不進(jìn)行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義，甚至是一種浪費(fèi)。

　　因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)，包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。

　　首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案信息利用的基礎(chǔ)條件。檔案信息數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。

　　建設(shè)具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是開發(fā)利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數(shù)字化的基本原則做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作；另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子文件的接收與管理。檔案館應(yīng)該對(duì)移交單位產(chǎn)生的電子文件有目的、有重點(diǎn)地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)。通過這兩個(gè)途徑，積極推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質(zhì)量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

　　電子文檔管理系統(tǒng)是管理數(shù)字文件和數(shù)字化檔案的核心。電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征，對(duì)以數(shù)字化形式存在的各種類型電子文檔進(jìn)行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應(yīng)用系統(tǒng)；該系統(tǒng)不僅能夠通過掃描、數(shù)碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)π律傻臄?shù)字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行有效管理，并對(duì)這些文檔的實(shí)際管理與利用狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。